MeisterLabs GmbH: Digitalisierung in der Verwaltung – forsa-Umfrage zeigt: Mehr als ein Viertel der Bürgermeister:innen sind mit Grad der Digitalisierung unzufrieden – KI gewinnt an Bedeutung

MeisterTask, der Digitalisierungspartner für Unternehmen, Verbände und die öffentliche Verwaltung, hat in Zusammenarbeit mit der forsa Gesellschaft für Sozialforschung und statistische Analysen mbH unter dem Titel „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“ bereits zum zweiten Mal eine repräsentative Umfrage unter 1.296 Bürgermeister:innen in Deutschland durchgeführt. Fazit: Die Digitalisierung bleibt für Städte und Gemeinden ein zentrales Zukunftsthema, kommt in vielen Rathäusern jedoch nur langsam voran. Während der Wille zur Modernisierung hoch ist, bremsen vor allem regulatorische Vorgaben, Finanzierungsengpässe und fehlende personelle Ressourcen die Umsetzung. Gleichzeitig gewinnt Künstliche Intelligenz in der Verwaltung deutlich an Bedeutung, häufig schneller, als passende Governance-Strukturen entstehen. Im Vergleich zur ersten Befragung aus dem Jahr 2025 zeigen sich dabei trotz steigender Investitionen und neuer Digitalisierungsinitiativen kaum Fortschritte beim wahrgenommenen Digitalisierungsgrad der Verwaltungen.

Digitalisierungsgrad stagniert – Bundesregierung erhält kein gutes Zeugnis
Die Ergebnisse zeigen: Die Digitalisierung hat in deutschen Rathäusern eine hohe Relevanz, kommt aber weiterhin nur langsam voran. 97 Prozent der Befragten stufen die Digitalisierung von Arbeitsprozessen für die Zukunft ihrer Kommune als wichtig oder sehr wichtig ein. Gleichzeitig bewerten nur 15 Prozent den derzeitigen Digitalisierungsgrad ihrer Verwaltung mit gut oder sehr gut, während 27 Prozent ihn für nicht zufriedenstellend oder unzureichend halten. Nach Schulnoten betrachtet ergibt sich wie bereits bei der Umfrage im Vorjahr ein Durchschnitt von 3,7, also lediglich ein „ausreichend“.

Der aktuellen Bundesregierung aus CDU/CSU und SPD stellen die Bürgermeister:innen ein schwaches Zeugnis aus: 70 Prozent sind der Auffassung, dass sie keine geeigneten Rahmenbedingungen für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung geschaffen hat. Damit schneidet sie nur geringfügig besser ab als die Vorgängerregierung, der 2025 sogar 78 Prozent ein schlechtes Zeugnis ausgestellt hatten.

Michael Hollauf, Gründer und CPO von Meister, sagte: „Die öffentliche Verwaltung steht vor dem nächsten großen Modernisierungsschritt. Während Digitalisierung heute als unverzichtbare Grundlage gilt, entwickelt sich Künstliche Intelligenz zunehmend zum entscheidenden Hebel für mehr Effizienz, schnellere Prozesse und einen besseren Bürgerservice. Unsere Umfrage zeigt: Deutschlands Kommunen erkennen dieses Potenzial und treiben den Wandel aktiv voran. Dabei rücken zunehmend konkrete Anwendungsfelder in den Fokus – von der Automatisierung administrativer Prozesse bis hin zur intelligenten Unterstützung von Aufgaben- und Projektmanagement. Jetzt kommt es darauf an, die richtigen Rahmenbedingungen zu schaffen, damit KI und die darauf aufbauenden Tools ihre positive Wirkung in der Verwaltung voll entfalten können.“

Regulierung und Finanzierung bremsen – mit deutlichen regionalen Unterschieden
Bei der Umsetzung konkreter Digitalisierungsprojekte sehen die Bürgermeister:innen nach wie vor erhebliche Hürden. 76 Prozent nennen regulatorische Hindernisse als eine der größten Herausforderungen. Für 65 Prozent ist fehlende Finanzierung ein zentrales Problem, 49 Prozent verweisen auf den Mangel an Fachpersonal. Damit haben sich die größten Hemmnisse gegenüber dem Vorjahr kaum verändert: 2025 nannten 78 Prozent regulatorische Hürden, 66 Prozent die fehlende Finanzierung und 54 Prozent den Mangel an Fachpersonal.

Bei den Budgets zeigt sich zugleich ein gemischtes Bild: 48 Prozent der Befragten geben an, dass ihre Mittel für die Digitalisierung von Arbeits- und Entscheidungsprozessen in den vergangenen drei Jahren gestiegen sind. 12 Prozent berichten allerdings von rückläufigen Budgets. Besonders angespannt ist die Lage in Ostdeutschland, wo 19 Prozent von gesunkenen Budgets berichten und 77 Prozent fehlende Finanzierung als zentrales Hemmnis nennen.

Hinzu kommt, dass sich Budgetengpässe nicht nur auf die Geschwindigkeit der Modernisierung auswirken, sondern auch auf die IT-Sicherheit. 34 Prozent der Befragten sehen in Budgetbeschränkungen ein erhöhtes Risiko für Cyberangriffe auf ihre Stadt oder Gemeinde.

Künstliche Intelligenz auf dem Vormarsch – Governance hinkt hinterher
Ein besonders dynamisches Bild zeigt die Umfrage beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Inzwischen geben 16 Prozent der Befragten an, KI bereits produktiv einzusetzen, weitere 36 Prozent erproben entsprechende Anwendungen. Damit ist KI in mehr als jeder zweiten Verwaltung bereits im Einsatz oder in der Testphase.

Zugleich planen viele Kommunen die nächsten Schritte: 68 Prozent derjenigen Verwaltungen, die KI bislang noch nicht produktiv nutzen oder sich noch in der Erprobung befinden, wollen KI-Anwendungen in den kommenden zwei Jahren einführen oder planen dies bereits. Im Vorjahr lag dieser Anteil noch bei 46 Prozent. Gleichzeitig sank der Anteil der Kommunen, die keine KI-Einführung planen, von 39 auf 24 Prozent. Als wichtigste Einsatzfelder gelten die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Übersetzungen, die Zusammenfassung und Analyse von Akten sowie die Protokollierung von Sitzungen.

Die größten Chancen beim Einsatz von KI sehen die Bürgermeister:innen in Effizienzsteigerungen und Zeitersparnissen (76 Prozent) sowie in einer schnelleren Bearbeitung von Bürgeranliegen (65 Prozent). Fast die Hälfte der Befragten geht zudem davon aus, dass KI helfen kann, den Fachkräftemangel abzumildern.

Gleichzeitig macht die Umfrage deutlich, dass die technologische Entwicklung schneller verläuft als der Aufbau verlässlicher Leitplanken. Nur 19 Prozent der Kommunen verfügen bislang über verbindliche Richtlinien für den Umgang mit KI-Anwendungen.

Digitale Souveränität wird zum Entscheidungskriterium
Mit der wachsenden Verbreitung von KI rückt die Frage nach digitaler Souveränität in den Vordergrund. Als größte Risiken beim Einsatz von KI nennen die Befragten die Abhängigkeit von externen Anbietern (58 Prozent), den Datenschutz (57 Prozent) sowie Sicherheitsrisiken durch Cyberangriffe auf KI-Systeme (51 Prozent). Entsprechend hoch ist der Anspruch an den Standort: Für 88 Prozent der Befragten ist es wichtig oder sehr wichtig, dass Anbieter von Software-Tools und deren Server in Deutschland oder einem anderen EU-Land ansässig sind. Lediglich 9 Prozent halten diesen Faktor für weniger wichtig oder unwichtig.

Digitale Tools gelten als Effizienzhebel – Kosten und Integration als größte Hürden
Eine zentrale Rolle bei der Modernisierung der Verwaltung sehen Bürgermeister:innen in Softwarelösungen und digitalen Tools. 84 Prozent der Befragten halten ihren Einsatz für geeignet oder sehr geeignet, um die Arbeitsbelastung zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Diese Bewertung ist gegenüber der Vorjahresbefragung mit 83 Prozent nahezu unverändert geblieben. 78 Prozent der Kommunen haben in den vergangenen drei Jahren eine oder mehrere neue Softwarelösungen eingeführt, 58 Prozent sogar mehrere.

Am häufigsten werden digitale Tools für die Optimierung der Zusammenarbeit sowie für die Prozessautomatisierung eingesetzt. Gleichzeitig bleibt eine deutliche Umsetzungslücke bestehen – insbesondere in kleineren Kommunen, in denen Aufgaben- und Projektmanagement-Tools sowie automatisierte Prozesse bislang deutlich seltener genutzt werden.

Die vollständigen Umfrageergebnisse können auf der Website von Meister heruntergeladen werden:

www.meistertask.com/pages/de/digitalisierungsbericht-2026-download 

Über MeisterTask
MeisterTask ist der Digitalisierungspartner für Unternehmen, Verbände und die öffentliche Verwaltung, die ihre Produktivität steigern, Arbeitsprozesse optimieren und Kosten sparen möchten. Mit MeisterTask bündeln Teams Aufgaben, Projekte und Kommunikation an einem Ort. Ergänzt wird MeisterTask durch MindMeister, die Mindmapping-Software von Meister, mit der Teams Projekte visuell planen, Aufgaben koordinieren und Wissen strukturiert dokumentieren können. Beide Lösungen von Meister sind intuitiv und benutzerfreundlich, sodass auch Teams mit unterschiedlichem technischem Know-how ihre Zusammenarbeit stärken und Projekte effizient managen können. Meister hostet seine Software auf Servern in Deutschland und erfüllt die wichtigsten europäischen Sicherheits- und Datenschutzstandards. Sämtliche Kundendaten werden standardmäßig in Deutschland gespeichert. Weltweit nutzen mehr als 41 Millionen Nutzer:innen die Softwarelösungen von Meister, von Verwaltungen, wie die der Stadt Karlsruhe, über kleinere und mittlere Unternehmen bis hin zu Großunternehmen wie beispielsweise Allianz, Jägermeister, Ritter Sport und Zurich Airport.

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