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Symrise AG
Holzminden
Wertpapier-Kennnummer: SYM999
ISIN: DE000SYM9999
GMETSY1120260506BSDE000SYM9999
EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG
Wir laden unsere Aktionäre1 ein zur ordentlichen Hauptversammlung
am Mittwoch, den 6. Mai 2026, um 10:00 Uhr MESZ
in der Stadthalle Holzminden, Sollingstraße 101, 37603 Holzminden.
Einlass ist ab 08:30 Uhr MESZ.
1 Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und männlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für beide Geschlechter.
TAGESORDNUNG
| 1. |
VORLAGE DES FESTGESTELLTEN JAHRESABSCHLUSSES UND LAGEBERICHTS FÜR DIE SYMRISE AG SOWIE DES GEBILLIGTEN KONZERNABSCHLUSSES UND DES KONZERNLAGEBERICHTS FÜR DEN SYMRISE KONZERN SOWIE DES BERICHTS DES AUFSICHTSRATS, JEWEILS FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2025
Die vorgenannten Unterlagen werden von der Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung an über die Internetseite der Gesellschaft unter
| www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung |
zugänglich gemacht und liegen während der Hauptversammlung selbst zur Einsicht der Aktionäre aus.
Sie enthalten auch den Vergütungsbericht und den erläuternden Bericht zu den Angaben nach § 289a sowie § 315a Handelsgesetzbuch (HGB), die Erklärung zur Unternehmensführung (einschließlich der Corporate Governance-Berichterstattung) und die nichtfinanziellen Erklärungen nach §§ 315b, 315c i. V. m. §§ 289c bis 289e HGB. Obwohl die Umsetzung der Richtlinie (EU) 2022/2464 („CSRD“) in deutsches Recht nicht mehr im Jahre 2025 erfolgte, enthalten diese nichtfinanziellen Erklärungen zusätzliche Elemente in Anlehnung an die Europäischen Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung („ESRS“).
Der vom Vorstand für das Geschäftsjahr 2025 aufgestellte Jahresabschluss und Konzernabschluss ist vom Aufsichtsrat am 3. März 2026 gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) gebilligt worden. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Einer Beschlussfassung der Hauptversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses oder zur Billigung des Konzernabschlusses nach § 173 AktG bedarf es deshalb nicht.
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| 2. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER DIE VERWENDUNG DES BILANZGEWINNS FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2025
Aus dem Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2025 sollen 1,25 € je dividendenberechtigter Stückaktie ausgeschüttet werden.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2025 in Höhe von 246.709.822,24 € wie folgt zu verwenden:
| • |
Ausschüttung einer Dividende von 1,25 € je dividendenberechtigter Stückaktie: 173.894.490,00 €
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| • |
Vortrag auf neue Rechnung: 72.815.332,24 €
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Die Dividendensumme beruht auf der Anzahl der dividendenberechtigten Aktien zum Ablauf des 2. März 2026 als dem Tag vor der Feststellung des Jahresabschlusses. Die Anzahl der dividendenberechtigten Aktien wird sich aufgrund des laufenden Aktienrückkaufprogramms der Gesellschaft bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns verringern. In der Hauptversammlung wird daher ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag zur Abstimmung gestellt, der eine unveränderte Dividende von EUR 1,25 € je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht. Der verbleibende Betrag des Bilanzgewinns, der auf neue Rechnung vorgetragen wird, erhöht sich damit entsprechend.
Gemäß § 58 Absatz 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, d.h. am Montag, den 11. Mai 2026, fällig.
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| 3. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER DIE ENTLASTUNG DER MITGLIEDER DES VORSTANDS FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
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| 4. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER DIE ENTLASTUNG DER MITGLIEDER DES AUFSICHTSRATS FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2025 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für dieses Geschäftsjahr Entlastung zu erteilen.
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| 5. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER DIE BESTELLUNG DES ABSCHLUSSPRÜFERS UND KONZERNABSCHLUSSPRÜFERS FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2026, DES PRÜFERS FÜR EINE ETWAIGE PRÜFERISCHE DURCHSICHT DES HALBJAHRESFINANZBERICHTS FÜR DAS ERSTE HALBJAHR DES GESCHÄFTSJAHRES 2026 ODER SONSTIGER UNTERJÄHRIGER FINANZINFORMATIONEN SOWIE DES PRÜFERS FÜR DIE NACHHALTIGKEITSBERICHTERSTATTUNG FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2026
| 5.1 |
Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor zu beschließen, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover,
| – |
zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2026,
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| – |
zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht des im Halbjahresfinanzbericht zum 30. Juni 2026 enthaltenen verkürzten Abschlusses und Zwischenlageberichts sowie
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| – |
zum Prüfer für eine etwaige prüferische Durchsicht zusätzlicher unterjähriger Finanzinformationen des Geschäftsjahres 2026 oder 2027 im Sinne von § 115 Absatz 7 Wertpapierhandelsgesetz, sofern eine solche prüferische Durchsicht vor der nächsten ordentlichen Hauptversammlung abgeschlossen ist,
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zu wählen.
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| 5.2 |
Gestützt auf die Empfehlung seines Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor zu beschließen, die PricewaterhouseCoopers GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover, zum Prüfer für den Nachhaltigkeitsbericht für das Geschäftsjahr 2026 zu wählen.
Die Wahl zum Prüfer des Nachhaltigkeitsberichts erfolgt vor dem Hintergrund der neuen Regelungen zur Nachhaltigkeitsberichterstattung, welche die EU-Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung (Richtlinie (EU) 2022/2464; sog. Corporate Sustainability Reporting Directive) für Unternehmen wie die Symrise AG vorsieht. Mit einer baldigen Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht wird gerechnet, weshalb entsprechend den europäischen Vorgaben bereits jetzt auch eine Wahl des Nachhaltigkeitsprüfers durch die Hauptversammlung durchgeführt werden soll.
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Der Prüfungsausschuss hat in seinen Empfehlungen erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Prüfers oder einer bestimmten Prüfungsgesellschaft im Sinne des Artikel 16 Absatz 6 der EU-Abschlussprüferverordnung auferlegt wurde.
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| 6. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER DIE BILLIGUNG DES VERGÜTUNGSBERICHTS FÜR DAS GESCHÄFTSJAHR 2025
Gemäß § 162 AktG ist von Vorstand und Aufsichtsrat jährlich ein Vergütungsbericht zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a Absatz 4 AktG zur Billigung vorzulegen. Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Bericht über die im Geschäftsjahr 2025 den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung erstellt. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Absatz 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Absatz 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.
Der Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2025 ist von der Einberufung der Hauptversammlung an über unsere Internetseite unter
| www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung |
zugänglich. Ferner liegt der Vergütungsbericht auch während der Hauptversammlung zur Einsicht der Aktionäre aus.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2025 zu billigen.
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| 7. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER DIE BILLIGUNG DES VERGÜTUNGSSYSTEMS FÜR DIE VORSTANDSMITGLIEDER
Gemäß § 120a Absatz 1 Satz 1 AktG beschließt die Hauptversammlung der börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre. Da der Aufsichtsrat der Hauptversammlung der Symrise AG das geltende System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder letztmalig am 3. Mai 2022 zur Billigung vorgelegt hat, ist turnusmäßig eine erneute Beschlussfassung erforderlich.
Der Aufsichtsrat hat auf Grund des kontinuierlichen Dialogs mit Investoren und Anteilseignern mit Beschlussfassung vom 29. Juli 2025 entschieden, das von der Hauptversammlung am 3. Mai 2022 gebilligte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder beizubehalten. Der Aufsichtsrat hat jedoch die Evaluierung des Vergütungssystems dazu genutzt, das bewährte System um einen Aspekt zu ergänzen, nämlich eine Aktienhalteverpflichtung neu in das Vergütungssystem aufzunehmen. Die Aktienhalteverpflichtung sieht für den Vorstandsvorsitzenden ein Investment in Symrise Aktien und eine Aktienhalteverpflichtung für die Laufzeit des Dienstvertrages in Höhe von 150% der jährlichen Festvergütung und für die übrigen Vorstandsmitglieder in Höhe von 100% der jährlichen Festvergütung vor, wobei jeweils eine vierjährige Aufbauphase gewährt wird. Bereits im Besitz befindliche Aktien werden angerechnet.
Auch das ergänzte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder entspricht vollständig dem geltenden § 87a Absatz 1 AktG und den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des Bundesanzeigers am 27. Juni 2022 bekannt gemachten Fassung vom 28. April 2022 (DCGK).
Das Vergütungssystem 2026 in der vom Aufsichtsrat am 29. Juli 2025 beschlossenen Fassung ist über die Internetseite der Gesellschaft unter
| www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung |
abrufbar.
Gestützt auf die Empfehlung seines Personalausschusses schlägt der Aufsichtsrat der Hauptversammlung vor, das vom Aufsichtsrat am 29. Juli 2025 beschlossene Vergütungssystem 2026 für die Vorstandsmitglieder zu billigen.
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| 8. |
BESCHLUSSFASSUNG ÜBER EINE WAHL ZUM AUFSICHTSRAT
Der Aufsichtsrat der Gesellschaft hat gemäß § 8 Absatz 1 der Satzung i. V. m. § 96 Absatz 1 AktG und § 7 Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 des Mitbestimmungsgesetzes aus zwölf Mitgliedern zu bestehen. Davon werden sechs Mitglieder von der Hauptversammlung und sechs Mitglieder von den Arbeitnehmern nach den Bestimmungen des Mitbestimmungsgesetzes gewählt. Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.
§ 96 Absatz 2 Satz 1 AktG bestimmt u.a. für die dem Mitbestimmungsgesetz unterliegenden börsennotierten Gesellschaften, dass sich der Aufsichtsrat zu mindestens 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern zusammensetzen muss. Um diesem Mindestanteilsgebot zu entsprechen, müssen bei der Gesellschaft mindestens vier Aufsichtsratssitze von Frauen und mindestens vier Aufsichtsratssitze von Männern besetzt sein. Dieser Mindestanteil ist gemäß § 96 Absatz 2 Satz 2 und 3 AktG vom Aufsichtsrat insgesamt zu erfüllen (sog. Gesamterfüllung), sofern nicht die Anteilseigner oder Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat dem durch Beschluss widersprechen (sog. Getrennterfüllung). Der Gesamterfüllung wurde sowohl seitens der Vertreter der Anteilseigner als auch seitens der Vertreter der Arbeitnehmer nach § 96 Absatz 2 Satz 3 AktG widersprochen. Sowohl die Gruppe der Anteilseignervertreter als auch die Gruppe der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat müssen das Mindestanteilsgebot von 30 % jeweils getrennt für ihre Gruppe erfüllen, so dass den sechs Vertretern jeder Gruppe mindestens zwei Frauen und mindestens zwei Männer angehören. Beide Gruppen im Aufsichtsrat erfüllen derzeit diese Voraussetzung, und zwar unabhängig von der nunmehr vorzunehmenden Wahl.
Die Amtszeit des von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedes des Aufsichtsrats Herrn Bernd Hirsch endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 6. Mai 2026, so dass ein Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat von der Hauptversammlung neu gewählt werden muss.
Herr Bernd Hirsch steht für eine Wiederwahl nicht zur Verfügung.
Auf Basis des Vorschlages seines Nominierungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor,
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Frau Eva Kienle, Diplom-Betriebswirtin,
Finanzvorstand der Ramboll Group A/S (nicht börsennotiert), Kopenhagen, Dänemark,
wohnhaft in Kopenhagen, Dänemark
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zum Mitglied des Aufsichtsrats zu wählen.
Die Wahl erfolgt für die Zeit bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2028 beschließt.
Der Wahlvorschlag berücksichtigt das Kompetenzprofil für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats sowie die Empfehlungen des DCGK.
Angaben gemäß § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG
Frau Eva Kienle ist bei den nachfolgend unter a) aufgeführten anderen gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten Mitglied bzw. bei den unter b) genannten anderen vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen Mitglied:
| a) |
Schott Pharma AG & Co. KGaA (börsennotiert), Mainz, Deutschland, Vorsitzende des Prüfungsausschusses.
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| b) |
Zumtobel Group AG (börsennotiert), Dornbirn, Österreich, Vorsitzende des Prüfungsausschusses. Dieses Mandat endet im September 2026.
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Der Lebenslauf der vorgeschlagenen Kandidatin, aus dem sich die relevanten Kenntnisse, Fähigkeiten und fachliche Erfahrungen sowie Angaben zu den jeweiligen wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat ergeben, ist über die Internetseite der Gesellschaft unter
| www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung |
abrufbar.
Angaben gemäß Empfehlungen C.13 und C.14 des DCGK
Nach Kenntnis des Aufsichtsrats bestehen zwischen dem zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten und der Gesellschaft, den Organen der Gesellschaft und wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionären keine persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen, deren Offenlegung C.13 DCGK empfiehlt.
Der Aufsichtsrat hat sich vergewissert, dass der vorgeschlagene Kandidat den erwarteten Zeitaufwand für die Tätigkeit als Mitglied des Aufsichtsrats der Symrise AG aufbringen kann.
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VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPT VERSAMMLUNG UND DIE AUSÜBUNG DES STIMMRECHTS (MIT NACHWEISSTICHTAG NACH § 123 Absatz 4 Satz 2 AktG UND DESSEN BEDEUTUNG)
Aktionäre, die ihr Stimmrecht oder die weiteren ausübbaren Aktionärsrechte ausüben wollen, müssen sich vor der Versammlung anmelden. Die Aktionäre müssen außerdem ihre Berechtigung zur Ausübung des Stimmrechts und der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte nachweisen. Dazu ist ein Nachweis ihres Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär gemäß § 67c Absatz 3 AktG, der sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, also Dienstag, den 14. April 2026, 24:00 Uhr MESZ, (sog. Nachweisstichtag) bezieht, ausreichend. Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen in Textform in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft unter der nachstehend bestimmten Adresse bis spätestens Mittwoch, den 29. April 2026, 24:00 Uhr MESZ, postalisch, per E-Mail oder durch Intermediäre über SWIFT zugehen:
Hauptversammlung Symrise AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
Oder E-Mail-Adresse hv-service.symrise@adeus.de
Autorisierte SWIFT-Teilnehmer nutzen dazu bitte: BIC: ADEUDEMMXXX
Instruktionen sind nur gemäß ISO 20022 über SWIFT möglich.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Ausübung des Stimmrechts oder der weiteren ausübbaren Aktionärsrechte als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts und der weiteren ausübbaren Aktionärsrechte bemisst sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher.
Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für Bestand und Umfang der Stimmrechtsausübung und der weiteren ausübbaren Aktionärsrechte ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Stimmrechtsausübung oder der sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte.
Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht berechtigt, das Stimmrecht oder die weiteren ausübbaren Aktionärsrechte auszuüben; etwas anderes gilt dann, wenn und soweit sie sich vom Vorbesitzer, welcher die Aktien zum Nachweisstichtag noch gehalten hat, bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Nach frist- und formgerechter Anmeldung erhalten Sie am Tag der Hauptversammlung ab voraussichtlich 08:30 Uhr MESZ Zugang zum Versammlungsort (Stadthalle Holzminden, Sollingstraße 101, 37603 Holzminden). Bitte bringen Sie hierfür die Ihnen übermittelte Hauptversammlungskarte (HV-Karte) mit. Im Rahmen der Hauptversammlung können Sie mit Hilfe der HV-Karte Ihr Stimmrecht und die sonstigen ausübbaren Aktionärsrechte ausüben.
Falls Sie die HV-Karte vor der Hauptversammlung zur Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters der Gesellschaft oder eines Dritten oder zur Abgabe Ihrer Stimme im Wege der Briefwahl verwendet haben, können Sie dennoch persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen. Hierzu weisen Sie sich bitte am Tag der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung an der Eingangskontrolle durch Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments aus (für deutsche Staatsangehörige z. B. durch Vorlage ihres Personalausweises oder Reisepasses). Anschließend wird Ihnen eine neue HV-Karte ausgestellt, die Sie für die Stimmabgabe bzw. Erteilung von Vollmachten und Weisungen verwenden können. In diesem Fall gilt Ihre persönliche Teilnahme als Widerruf einer im Vorfeld der Hauptversammlung erteilten Bevollmächtigung und/oder einer Stimmabgabe im Wege der Briefwahl.
Stimmrechtsausübung
a) Verfahren bei Stimmrechtsausübung durch Briefwahl
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben und so ihre Stimme abgeben. Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt postalisch, per E-Mail oder über das HV-Portal und muss der Gesellschaft unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen aus organisatorischen Gründen unabhängig vom Übermittlungsweg bis spätestens Dienstag, den 5. Mai 2026, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) zugehen.
Aktionäre, die ihre Stimme durch Briefwahl abgeben wollen, werden gebeten, ihre Stimme über das HV-Portal auf der Internetseite der Gesellschaft bis einschließlich 5. Mai 2026, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
abzugeben. Die Zugangsdaten finden Sie auf der Vorderseite der HV-Karte.
Alternativ können Sie das Briefwahlformular verwenden, welches Sie auf der übersandten HV-Karte finden. Dieses ist ausschließlich an die nachfolgende postalische Adresse oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort aus organisatorischen Gründen bis einschließlich 5. Mai 2026, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) zugehen:
Hauptversammlung Symrise AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
Oder E-Mail Adresse hv-service.symrise@adeus.de
Der Vordruck kann auch unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Die Abgabe von Stimmen durch Briefwahl ist auf die Abstimmung über die in der Einberufung bekannt gemachten Beschlussvorschläge von Vorstand und/oder Aufsichtsrat (einschließlich einer darin angekündigten möglichen Anpassung des Beschlussvorschlags zur Gewinnverwendung an die bei Beschlussfassung aktuelle Anzahl dividendenberechtigter Aktien), etwaige nach §§ 126, 127 AktG zugänglich gemachte und zur Abstimmung kommende Gegenanträge oder Wahlvorschläge von Aktionären und auf mit einer etwaigen Ergänzung der Tagesordnung gemäß §§ 124 Absatz 1, 122 Absatz 2 Satz 2 AktG bekannt gemachte Beschlussvorschläge von Aktionären beschränkt.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe per Briefwahl zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe per Briefwahl für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Die Änderung oder der Widerruf bereits abgegebener Briefwahlstimmen ist bis zum Ablauf der vorstehend genannten Eingangsfrist auf gleichem Wege, d.h. postalisch, per E-Mail oder über das HV-Portal möglich. Am Tag der Hauptversammlung ist eine Änderung oder der Widerruf bereits abgegebener Briefwahlstimmen durch die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung möglich; diese gilt automatisch als Widerruf der zuvor übermittelten Stimmabgabe per Briefwahl.
Auch im Falle einer Briefwahl sind eine fristgemäße Anmeldung und der rechtzeitige Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Bevollmächtigte Dritte, bevollmächtigte Intermediäre (z. B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater und weitere diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen und Institutionen können sich der Briefwahl bedienen.
b) Verfahren bei Stimmrechtsausübung durch den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären zudem an, den von der Gesellschaft benannten und an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen und sich von diesem in der Hauptversammlung nach Maßgabe erteilter Weisungen vertreten zu lassen.
Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, das Stimmrecht ausschließlich gemäß den vom Aktionär bzw. seinem Bevollmächtigten erteilten Weisungen auszuüben. Wird zu einzelnen oder allen Tagesordnungspunkten keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt, wird der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei dem jeweiligen Tagesordnungspunkt das Stimmrecht nicht ausüben. Der Stimmrechtsvertreter wird ausschließlich das Stimmrecht ausüben und keine weitergehenden Rechte, wie Frage- oder Antragsrechte, wahrnehmen.
Vor der Hauptversammlung erfolgt die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter postalisch, per E-Mail oder über das HV-Portal und muss der Gesellschaft – unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung – nach den vorstehenden Bestimmungen aus organisatorischen Gründen bis spätestens Dienstag, den 5. Mai 2026, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) zugehen.
Vor der Hauptversammlung steht Ihnen zur Erteilung der Vollmachten und Weisungen neben dem HV-Portal (hierzu gleich nachfolgend) ein entsprechendes Formular auf der HV-Karte zur Verfügung, um dessen Verwendung gebeten wird. Um den rechtzeitigen Erhalt einer HV-Karte sicherzustellen, sollte die Bestellung möglichst frühzeitig bei dem depotführenden Intermediär eingehen. Wenn Sie das Vollmachts- und Weisungsformular auf der HV-Karte verwenden, ist dieses ausschließlich an die nachfolgende postalische Adresse oder E-Mail-Adresse zu übermitteln:
Hauptversammlung Symrise AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
Oder E-Mail Adresse hv-service.symrise@adeus.de
Das Vollmachts- und Weisungsformular kann auch unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Darüber hinaus können Vollmachten und Weisungen für den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter in Textform über das HV-Portal bis einschließlich Dienstag, den 5. Mai 2026, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
übermittelt werden. Die Zugangsdaten finden Sie auf der Vorderseite der HV-Karte.
Sollten Sie beabsichtigen, im Vorfeld der Hauptversammlung Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter zu erteilen, bitten wir Sie zu beachten, dass der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter Weisungen nur für die Abstimmung über solche Tagesordnungspunkte entgegennehmen kann, zu denen es mit dieser Einberufung (einschließlich einer darin angekündigten möglichen Anpassung des Beschlussvorschlags zur Gewinnverwendung an die bei Beschlussfassung aktuelle Anzahl dividendenberechtigter Aktien) oder später bekanntgemachte Vorschläge des Vorstands und/oder des Aufsichtsrats nach § 124 Absatz 3 AktG oder von Aktionären nach §§ 124 Absatz 1, 122 Absatz 2 Satz 2 AktG gibt, oder die nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich gemacht wurden.
Demgegenüber können am Tag der Hauptversammlung selbst Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter bis zum Eintritt in die Abstimmung an der Ein- und Ausgangskontrolle zur Hauptversammlung unter Verwendung eines hierfür zur Verfügung gestellten Formulars erteilt, geändert oder widerrufen werden.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Die Änderung oder der Widerruf einer bereits abgegebenen Vollmacht mit Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist bis zum Ablauf der vorstehend genannten Eingangsfrist auf gleichem Wege, d.h. postalisch, per E-Mail oder über das HV-Portal, möglich. Am Tag der Hauptversammlung ist eine Änderung oder der Widerruf einer bereits erteilten Vollmacht und der Weisungen durch die persönliche Teilnahme eines Aktionärs oder eines bevollmächtigten Dritten an der Hauptversammlung möglich; diese gilt automatisch als Widerruf der zuvor an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht und Weisungen.
Auch im Falle der Bevollmächtigung und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
c) Verfahren bei Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte
Aktionäre können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte, zum Beispiel einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erklärung der Erteilung einer Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder der Gesellschaft erfolgen.
Gemäß § 134 Absatz 3 Satz 3 AktG i. V. m. § 17 Absatz 2 der Satzung bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft der Textform.
Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den Vollmachtsvordruck auf der HV-Karte, die sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen. Ferner können Vollmachtsformulare unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Die Erklärung der Erteilung einer Vollmacht gegenüber der Gesellschaft, ihr Widerruf und die Übermittlung des Nachweises einer gegenüber einem Bevollmächtigten erklärten Vollmacht bzw. deren Widerruf erfolgt postalisch oder per-E-Mail und muss der Gesellschaft unbeschadet der rechtzeitigen Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen aus organisatorischen Gründen unabhängig vom Übermittlungsweg bis spätestens Dienstag, den 5. Mai 2026, 24:00 Uhr MESZ, (Datum des Eingangs) an
Hauptversammlung Symrise AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
Oder E-Mail Adresse hv-service.symrise@adeus.de
zugehen.
Erfolgt die Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, erübrigt sich ein gesonderter Nachweis über die Erteilung der Bevollmächtigung. Der Nachweis der Erteilung der Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten kann – ohne dass vorstehende Fristen einzuhalten sind – dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die ihm erteilte Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist.
Im Falle der Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder eines sonstigen Intermediärs i. S. v. § 135 AktG, richten sich das Verfahren, die Form und der Widerruf der Bevollmächtigung nach besonderen Regelungen. Bitte wenden Sie sich an das betreffende Kreditinstitut, die betreffende Aktionärsvereinigung oder den sonstigen Intermediär, um Näheres zu erfahren.
d) Übermittlung von Informationen durch Intermediäre über SWIFT
Neben den oben genannten Wegen der Anmeldung und Stimmabgabe kann die Anmeldung sowie Vollmachts- und Weisungserteilung sowie deren Änderung gemäß § 67c Aktiengesetz auch über Intermediäre über SWIFT erfolgen.
Autorisierte SWIFT-Teilnehmer nutzen dazu bitte
BIC: ADEUDEMMXXX
Instruktionen sind nur gemäß ISO 20022 über SWIFT möglich.
Anmeldungen über SWIFT müssen spätestens bis zum letzten Anmeldetag (SWIFT Enrolment Market Deadline), d.h. bis Mittwoch, den 29. April 2026, 24.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingegangen sein. Änderungen von Vollmachts- und Weisungserteilungen über SWIFT sind danach noch möglich und müssen bis Dienstag, den 5. Mai 2026, 12.00 Uhr (MESZ), (SWIFT Vote Market Deadline) bei der Gesellschaft eingegangen sein.
Rechte der Aktionäre nach §§ 122 Absatz 2, 126 Absatz 1, 127, 131 Absatz 1 AktG
Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000 Euro erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Ein solches Verlangen ist schriftlich unter der folgenden Adresse an die Gesellschaft zu richten:
Symrise AG
Vorstand
z. Hd. Group Legal Affairs
Mühlenfeldstraße 1
D-37603 Holzminden
Es muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung zugehen; der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit Sonntag, der 5. April 2026, 24:00 Uhr MESZ. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (vgl. § 122 Absatz 1 Satz 3, Absatz 2 Satz 1 AktG). § 121 Absatz 7 AktG ist entsprechend anzuwenden.
Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht, gemäß § 125 Absatz 1 den Aktionären und Intermediären und Vereinigungen von Aktionären, die die Mitteilung verlangt oder in der letzten Hauptversammlung Stimmrechte ausgeübt haben, mitgeteilt und solchen Medien zugeleitet, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass sie die Information in der gesamten Europäischen Union verbreiten. Sie werden außerdem unverzüglich im Internet unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Über den im Rahmen einer zulässigen Tagesordnungsergänzung bekannt gemachten Beschlussvorschlag wird während der Hauptversammlung abgestimmt werden.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge zu den Beschlussvorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu bestimmten Tagesordnungspunkten und Wahlvorschläge zu Tagesordnungspunkt 5 (Wahl des Abschluss- und Nachhaltigkeitsprüfers) und Tagesordnungspunkt 8 (Wahlen zum Aufsichtsrat) übermitteln. Zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden bei Nachweis der Aktionärseigenschaft unverzüglich im Internet einschließlich des Namens des Aktionärs, im Falle von Anträgen einer etwaigen Begründung, einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung und gegebenenfalls versehen mit den nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalten unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
veröffentlicht, wenn sie mindestens 14 Tage vor der Versammlung, das heißt spätestens bis zum Dienstag, den 21. April 2026, 24:00 Uhr MESZ, der Gesellschaft ausschließlich an die folgende Adresse übersandt wurden:
Symrise AG
Vorstand
z. Hd. Group Legal Affairs
Mühlenfeldstraße 1
D-37603 Holzminden
E-Mail: LegalAdvice@symrise.com
Anderweitig adressierte Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.
Wahlvorschläge werden zudem nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Person und bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern zusätzlich die Angaben zu Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen enthalten. Wahlvorschläge von Aktionären brauchen nach § 127 Satz 2 AktG nicht begründet zu werden.
Die Gesellschaft kann davon absehen, einen Gegenantrag und seine Begründung bzw. einen Wahlvorschlag zugänglich zu machen, wenn einer der Ausschlusstatbestände des §§ 127 Satz 1, 126 Absatz 2 AktG vorliegt. Die Ausschlusstatbestände sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
dargestellt.
Eine Abstimmung über einen Gegenantrag bzw. Gegenvorschlag zu einem Wahlvorschlag in der Hauptversammlung setzt voraus, dass der Gegenantrag bzw. Gegenvorschlag zu einem Wahlvorschlag während der Hauptversammlung mündlich gestellt wird.
Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung mündliche Gegenanträge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten bzw. Gegenvorschläge zu Wahlvorschlägen auch ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.
Auskunftsrecht nach § 131 Absatz 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär und Aktionärsvertreter vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (vgl. § 131 Absatz 1 AktG). Das Auskunftsrecht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache zu stellen.
Die Auskunft hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen. Unter den in § 131 Absatz 3 AktG genannten Voraussetzungen darf der Vorstand die Auskunft verweigern. Gemäß § 131 Absatz 2 Satz 2 AktG i. V. m. § 18 Absatz 3 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft kann der Versammlungsleiter das Frage- und Rederecht der Aktionäre zeitlich angemessen beschränken; er ist insbesondere berechtigt, zu Beginn oder während der Hauptversammlung einen zeitlich angemessenen Rahmen für den Verlauf der Hauptversammlung, für einzelne Tagesordnungspunkte und für einzelne Redner zu setzen.
Weitergehende Informationen
Weitergehende Unterlagen und Erläuterungen, einschließlich der Informationen nach § 124a AktG, finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
Die Vorstandsrede und die Vorstandspräsentation werden spätestens nach der Hauptversammlung über die vorgenannte Internetadresse zugänglich gemacht.
Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
veröffentlicht. Eine Bestätigung über die Stimmenzählung gemäß § 129 Absatz 5 Aktiengesetz kann innerhalb eines Monats nach dem Tag der Hauptversammlung unter derselben vorgenannten Internetadresse abgerufen werden.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft ist am Tag der Einberufung dieser ordentlichen Hauptversammlung eingeteilt in 139.772.054 auf den Inhaber lautende Stückaktien mit insgesamt 139.772.054 Stimmrechten. Bei den von der Gesellschaft aufgrund des laufenden Aktienrückkaufprogramms erworbenen eigenen Aktien ruht das Stimmrecht.
Hinweise zum Datenschutz
Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung finden Sie unter der Internetadresse
www.symrise.com/de/investoren/hauptversammlung
Holzminden, im März 2026
Symrise AG
– Der Vorstand –
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