WKN: 585434
Eindeutige Kennung des Ereignisses: E4C062025oHV
Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der
am Freitag, den 27. Juni 2025, um 13.00 Uhr
(Mitteleuropäische Sommerzeit - MESZ)
im Airporthotel Düsseldorf,
Am Hülserhof 57, 40472 Düsseldorf,
stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung
ein.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ecotel communication ag und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember
2024, der Lageberichte für die ecotel communication ag und den Konzern, des Berichts des Aufsichtsrats sowie des erläuternden
Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a, 315a Handelsgesetzbuch (HGB) für das Geschäftsjahr 2024
Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt ist im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen, weil
der Aufsichtsrat den Jahres- und den Konzernabschluss bereits gebilligt hat und der Jahresabschluss damit festgestellt ist.
Für die übrigen Unterlagen, die unter diesem Tagesordnungspunkt genannt werden, sieht das Gesetz generell lediglich die Information
der Aktionäre durch die Möglichkeit der Einsichtnahme und keine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung vor.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, aus dem im Jahresabschluss der ecotel communication ag zum 31. Dezember 2024 ausgewiesenen
Bilanzgewinn in Höhe von EUR 1.586.309,10
| a) |
einen Betrag von EUR 1.020.167,80 zur Zahlung einer Dividende von EUR 0,29 je dividendenberechtigter Stückaktie zu verwenden,
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| b) |
einen Betrag von EUR 500.000,00 in die Gewinnrücklagen einzustellen und
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| c) |
den verbleibenden Betrag in Höhe von EUR 66.141,30 auf neue Rechnung vorzutragen.
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Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz (AktG) ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf die Hauptversammlung folgenden
Geschäftstag, d. h. am 2. Juli 2025, fällig.
Bis zur Hauptversammlung kann sich die Anzahl der dividendenberechtigten Stückaktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung
ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden, der unverändert die Ausschüttung einer Dividende
von EUR 0,29 je dividendenberechtigter Stückaktie vorsieht.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024 Entlastung zu erteilen.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024 Entlastung zu erteilen.
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| 5. |
Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2025 sowie des Prüfers
der Nachhaltigkeitsberichterstattung 2025
Der Aufsichtsrat schlägt, gestützt auf die Empfehlung des Prüfungsausschusses, vor, zu beschließen:
| a. |
Die RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, Zweigstelle Bonn,
wird zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2025 gewählt.
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| b. |
Die RSM Ebner Stolz GmbH & Co. KG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Stuttgart, Zweigstelle Bonn,
wird mit Wirkung zum Inkrafttreten des Gesetzes zur Umsetzung der Corporate Sustainability Reporting Directive in deutsches
Recht (CSRD-Umsetzungsgesetz) als Prüfer zum Zweck der Bestätigung der Nachhaltigkeitsberichtserstattung für das Geschäftsjahr
2025 bestellt.
|
Der Aufsichtsrat wird angewiesen, den Beschluss nur zu vollziehen, wenn nach dem CSRD-Umsetzungsgesetz die für das Geschäftsjahr
2025 zu erstellende Nachhaltigkeitsberichterstattung extern durch einen von der Hauptversammlung zu bestellenden Prüfer zu
bestätigen ist und wenn das CSRD-Umsetzungsgesetz insoweit keine Regelung für das Geschäftsjahr 2025 vorsieht, welche die
Bestellung des Prüfers der Nachhaltigkeitsberichterstattung durch die Hauptversammlung, ohne ein gerichtliches Verfahren,
entbehrlich machen würde.
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| 6. |
Beschlussfassung über die Billigung des Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024
Nach § 162 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat jährlich einen klaren und verständlichen Bericht über die im letzten Geschäftsjahr
jedem einzelnen gegenwärtigen oder früheren Mitglied des Vorstands und des Aufsichtsrats von der Gesellschaft und von Unternehmen
desselben Konzerns (§ 290 HGB) gewährte und geschuldete Vergütung (Vergütungsbericht) zu erstellen. Der Vergütungsbericht
ist durch den Abschlussprüfer daraufhin zu prüfen, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht
wurden, und er hat einen Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts zu erstellen, der dem Vergütungsbericht beizufügen
ist.
Nach § 120a Abs. 4 AktG ist der nach § 162 erstellte und geprüfte Vergütungsbericht der Hauptversammlung zur Billigung vorzulegen.
Das Votum der Hauptversammlung über die Billigung des Vergütungsberichts hat empfehlenden Charakter.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht der ecotel communication
ag für das Geschäftsjahr 2024 zu billigen.
Der Vergütungsbericht mit Prüfungsvermerk ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025 abrufbar.
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| 7. |
Beschlussfassung über die Vergütung und über das Vergütungssystem für die Aufsichtsratsmitglieder sowie die entsprechende
Satzungsänderung
Gemäß § 113 Abs. 3 AktG beschließt bei börsennotierten Gesellschaften die Hauptversammlung mindestens alle vier Jahre über
die Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats.
Die derzeit geltende Regelung für die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist in § 10 der Satzung niedergelegt. Sie
wurde zuletzt von der Hauptversammlung am 8. Juli 2021 mit einer Mehrheit von 99,8 % der gültig abgegebenen Stimmen beschlossen.
Die Satzung der ecotel communication ag sowie das bislang der Vergütung zugrundeliegende Vergütungssystem für die Mitglieder
des Aufsichtsrats sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025 abrufbar.
Dieses System zur Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder soll geändert und daher von der Hauptversammlung gemäß § 113 Absatz
3 AktG beschlossen werden. Konkret schlagen Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung eine Erhöhung der Aufsichtsratsvergütung
um 10 % mit Wirkung zum 1. Januar 2026 vor. Die letzte Anpassung der Vergütung erfolgte im Jahr 2021. Seitdem ist das allgemeine
Preisniveau spürbar gestiegen, was zu einer realen Entwertung der Aufsichtsratsvergütung geführt hat. Die geplante Erhöhung
soll dem Ausgleich inflationsbedingter Kaufkraftverluste dienen.
Die vorgeschlagene Anpassung liegt im marktüblichen Rahmen und entspricht dem Anspruch, eine angemessene, transparente und
wettbewerbsfähige Vergütung sicherzustellen. Damit wollen wir auch weiterhin qualifizierte Persönlichkeiten für das Aufsichtsratsmandat
gewinnen und die Unabhängigkeit des Gremiums stärken.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:
| 1. |
Die in § 10 der Satzung festgesetzte Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wird wie folgt neu gefasst:
㤠10
Vergütung
| (1) |
Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten für jedes volle Geschäftsjahr ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat eine feste Vergütung,
die für das einzelne Mitglied 22.000,- Euro, für den stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats 33.000,- Euro und für
den Vorsitzenden des Aufsichtsrats 44.000,- Euro beträgt. Zusätzlich erhält jedes Mitglied des Aufsichtsrats für jede Teilnahme
an einer Präsenzsitzung des Aufsichtsrats ein Sitzungsgeld in Höhe von 1.100,- Euro. Dies gilt auch für die Teilnahme an einer
Präsenzsitzung per Telefon- oder Videokonferenz und bei der Teilnahme an einer Sitzung, die gänzlich in Form einer Telefon-
oder Videokonferenz abgehalten wird. Die Teilnahme an einer kurzen fernmündlichen Konsultation und Beschlussfassung zu Einzelfragen
gilt nicht als gilt nicht als Sitzungsteilnahme.
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| (2) |
Darüber hinaus erhält jedes Mitglied eines Ausschusses für jede Teilnahme an einer Ausschusssitzung ein Sitzungsgeld, das
bei einer Dauer der Ausschusssitzung von bis zu vier Zeitstunden/Tag 550,- Euro, bei über vier Zeitstunden/Tag weitere 550,-
Euro beträgt. Dies gilt unabhängig davon, ob die Mitglieder des Aufsichtsrats am Sitzungsort physisch anwesend oder lediglich
per Telefon oder auf andere Weise zugeschaltet sind oder ob die Sitzung als Telefon- oder Videokonferenz abgehalten wird.
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| (3) |
Die Gesellschaft erstattet jedem Aufsichtsratsmitglied die durch die Ausübung seines Amtes entstandenen Auslagen einschließlich
der etwaigen auf seine Bezüge entfallenden Umsatzsteuer.
|
| (4) |
Mitglieder des Aufsichtsrats, die nur während eines Teils des Geschäftsjahres dem Aufsichtsrat angehört haben, erhalten für
jeden angefangenen Monat ihrer Tätigkeit im Aufsichtsrat eine zeitanteilige Vergütung.
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| (5) |
Die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats ist mit Ablauf des Geschäftsjahres zahlbar.
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| (6) |
Die Gesellschaft stellt den Mitgliedern des Aufsichtsrats Versicherungsschutz für die Ausübung der Aufsichtsratstätigkeit
mit einem angemessenen Selbstbehalt zur Verfügung.
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| (7) |
Die vorstehenden Regelungen sind erstmals für das am 1. Januar 2026 beginnende Geschäftsjahr anwendbar und ersetzen ab diesem
Zeitpunkt die bisherige Satzungsregelung.“
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| 2. |
Der Vorstand wird angewiesen, die Satzungsänderungen unter vorstehender Ziff. 1. so zur Eintragung in das Handelsregister
anzumelden, dass die Eintragung nicht vor dem 1. Januar 2026 vorgenommen wird.
|
Die Vergütung des Aufsichtsrats ist als reine Festvergütung zuzüglich eines Sitzungsgeldes ausgestaltet. Eine variable Vergütung
wird nicht gezahlt. Der höhere zeitliche Aufwand des Vorsitzenden und seines Stellvertreters wird durch eine entsprechend
höherer Festvergütung berücksichtigt. Dabei richtet sich die Vergütung nach der am höchsten dotierten Funktion. Die Höhe der
Vergütung eines Mitglieds des Aufsichtsrats ist daher auch davon abhängig, ob und welche vergütungsrelevanten Zusatzfunktionen
das Mitglied im Aufsichtsrat wahrnimmt. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder von Ausschüssen des Aufsichtsrats für jede
Teilnahme an einer Ausschusssitzung ein Sitzungsgeld, dessen Höhe je nach zeitlichem Aufwand gestaffelt ist. Die Vergütungsregelung
entspricht den Empfehlungen und Anregungen des Deutsche Corporate Governance Kodexes zur Aufsichtsratsvergütung.
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Voraussetzungen für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nach § 13 Abs. (1) der Satzung der Gesellschaft
nur die Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung angemeldet und ihre Berechtigung nachgewiesen haben. Als Nachweis
der Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung oder zur Ausübung des Stimmrechts reicht ein Nachweis des Anteilsbesitzes
in Textform durch den Letztintermediär gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus. Der Nachweis hat sich auf den Geschäftsschluss des 22.
Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 5. Juni 2025, 24.00 Uhr (MESZ), zu beziehen (sog. Nachweisstichtag).
Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung müssen der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 20. Juni 2025, 24.00
Uhr (MESZ), unter der folgenden Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zugehen:
ecotel communication ag
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 6906 33
E-Mail: anmeldung@linkmarketservices.eu
Nach fristgerechtem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden Eintrittskarten
für die Hauptversammlung sowie die für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025 erforderlichen Zugangsdaten (Zugangskennung und
Passwort) übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten und Zugangsdaten sicherzustellen, werden die Aktionäre
gebeten, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.
Die Eintrittskarten sind lediglich organisatorische Hilfsmittel und keine Voraussetzung für die Teilnahme an der Hauptversammlung
und die Ausübung des Stimmrechts.
Bedeutung des Nachweisstichtags
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts nur als Aktionär,
wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen
sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre
für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder partiellen Veräußerung des Anteilsbesitzes
nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung zur Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz
des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen
auf die Berechtigung zur Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag.
Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind für die von ihnen gehaltenen
Aktien nur teilnahme- und stimmberechtigt, soweit sie sich bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Der
Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung,
einen Stimmrechtsberater oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform.
Bei Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung, eines Stimmrechtsberaters oder diesen gemäß § 135 Abs.
8 AktG gleichgestellten Personen, Vereinigungen, Instituten bzw. Unternehmen ist die Vollmachterteilung vom Bevollmächtigten
nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachterteilung muss dabei vollständig sein und darf nur die mit der Stimmrechtsausübung
verbundenen Erklärungen enthalten. Aktionäre, die einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, einen Stimmrechtsberater oder
andere mit diesen gleichgestellten Personen, Vereinigungen, Instituten bzw. Unternehmen bevollmächtigen wollen, werden gebeten,
sich in diesem Fall mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen. Auf das besondere Verfahren nach
§ 135 Abs. 1 Satz 5 AktG wird hingewiesen.
Eine Vollmacht kann auch im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025 über den passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis spätestens zum Ablauf des 26. Juni 2025, 24.00 Uhr (MESZ), erteilt, geändert oder
widerrufen werden. Die für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices erforderlichen Zugangsdaten (Zugangskennung
und Passwort) werden zusammen mit den Eintrittskarten nach form- und fristgerechter Anmeldung zugesandt.
Die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices durch einen Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die
entsprechenden Zugangsdaten (Zugangskennung und Passwort) erhält.
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zur Ausübung
ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich
auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus und haben das Recht, Untervollmacht zu erteilen. Die Vollmacht
an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen der Textform. Soweit
keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, werden sich die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten oder nicht an der Abstimmung teilnehmen. Die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter können weder im Vorfeld noch während der Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen.
Ein Formular zur Erteilung von Vollmachten sowie das Vollmachts- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre zusammen mit der Eintrittskarte. Es steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft
unter https://www.ecotel.de/hv2025 zum Download zur Verfügung.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung
die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Ferner können der Nachweis über die Bestellung eines Bevollmächtigten und
das Vollmacht- und Weisungsformular für die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf einem der folgenden Wege
übermittelt werden:
ecotel communication ag
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
Telefax: +49 (0) 89 889 6906 55
E-Mail: ecotel@linkmarketservices.eu
Vollmachten zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sollen
der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen, sofern sie nicht während der Hauptversammlung erteilt werden, bis spätestens
zum Ablauf des 26. Juni 2025, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen. Darüber hinaus bieten wir form- und fristgerecht angemeldeten und
in der Hauptversammlung erschienenen Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch in der Hauptversammlung
mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen.
Eine Vollmacht zur Ausübung des Stimmrechts nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann
auch im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025 über den passwortgeschützten Internetservice gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis spätestens zum Ablauf des 26. Juni 2025, 24.00 Uhr (MESZ), erteilt, geändert oder
widerrufen werden.
Auch im Fall einer Bevollmächtigung sind Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes fristgerecht nach den vorstehenden Bestimmungen
erforderlich (siehe oben unter „Voraussetzung für die Teilnahme und die Ausübung des Stimmrechts“). Dies schließt - vorbehaltlich
der genannten befristeten Möglichkeit der Erteilung einer Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
- eine Erteilung von Vollmachten nach Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes nicht aus.
Rechte der Aktionäre nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, §§ 127, 131 Abs. 1 AktG
Ergänzung der Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals (das entspricht 175.891 Stückaktien) oder den anteiligen
Betrag am Grundkapital von EUR 500.000 erreichen (das entspricht 500.000 Stückaktien), können gemäß § 122 Abs. 2 AktG verlangen,
dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder
eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist an den Vorstand schriftlich oder in der elektronischen Form des § 126a
BGB (d. h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) zu richten und muss der Gesellschaft spätestens am 27. Mai 2025, 24.00
Uhr (MESZ), zugehen.
Etwaige Ergänzungsverlangen bitten wir an den Vorstand an die folgende Anschrift oder mit qualifizierter elektronischer Signatur
an folgende E-Mail-Adresse zu übermitteln:
ecotel communication ag
- Der Vorstand -
Prinzenallee 11
40549 Düsseldorf
Deutschland
E-Mail (mit qualifizierter elektronischer Signatur): investorrelations@ecotel.de
Die Antragsteller haben nach § 122 Abs. 2 Satz 1 in Verbindung mit § 122 Abs. 1 Satz 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens
90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands
über den Antrag halten.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu
einem bestimmten Punkt der Tagesordnung stellen sowie Vorschläge zur Wahl des Abschlussprüfers oder Aufsichtsratsmitgliedern
unterbreiten.
Vorbehaltlich § 126 Abs. 2 und 3 AktG werden zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge, die mindestens 14 Tage
vor der Versammlung, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind, also spätestens am
12. Juni 2025, 24.00 Uhr (MESZ), bei der Gesellschaft eingehen, den anderen Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs
sowie ggfs. der Begründung unverzüglich im Internet auf der Internetseite der Gesellschaft https://www.ecotel.de/hv2025 zugänglich
gemacht. Etwaige Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls dort veröffentlicht.
Zusätzlich zu den in § 126 Abs. 2 und 3 AktG genannten Gründen braucht der Vorstand einen Wahlvorschlag unter anderem auch
dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort des Kandidaten enthält.
Etwaig zugänglich zu machende Gegenanträge (nebst einer etwaigen Begründung) und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die
folgende Anschrift, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse zu übermitteln:
ecotel communication ag
Frau Annette Drescher
Prinzenallee 11
40549 Düsseldorf
Deutschland
| oder per Telefax: |
+49 (0) 211 55 007 977 |
| oder per E-Mail: |
investorrelations@ecotel.de |
Anderweitig adressierte Anträge und Wahlvorschläge werden im Hinblick auf die Veröffentlichung nicht berücksichtigt.
Gegenanträge und Wahlvorschläge sind nur dann gestellt, wenn sie während der Hauptversammlung gestellt werden. Das Recht eines
jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge und Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch
ohne vorherige und fristgerechte Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt.
Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 Abs. 1 AktG
Nach § 131 Abs. 1 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft zu geben über Angelegenheiten
der Gesellschaft einschließlich der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage
des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands
der Tagesordnung erforderlich ist. Auskunftsverlangen sind in der Hauptversammlung grundsätzlich mündlich im Rahmen der Aussprache
zu stellen.
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 Abs. 1 AktG stehen im Internet
auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025 zur Verfügung.
Unterlagen zur Hauptversammlung und Informationen nach § 124a AktG
Die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen sowie weitere Informationen nach § 124a AktG sind alsbald nach
der Einberufung der Hauptversammlung und auch während der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter https://www.ecotel.de/hv2025
zugänglich.
Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung ebenfalls unter dieser Internetadresse bekannt gegeben.
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Das Grundkapital der Gesellschaft ist eingeteilt in Stück 3.517.820 nennwertlose Stückaktien mit ebenso vielen Stimmrechten.
Es bestehen also 3.517.820 Stimmrechte. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien.
Hinweise zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
Die ecotel communication ag verarbeitet als "Verantwortlicher" im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
zur Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter
(insbesondere Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte;
gegebenenfalls Name, Vorname, Anschrift und E-Mail-Adresse des vom jeweiligen Aktionär ggf. benannten Aktionärsvertreters;
Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice) und Informationen für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservices
(z. B. Zugriffsdaten und Geräteinformationen) auf Grundlage der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, um den Aktionären
und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen und einen rechtmäßigen und
satzungsgemäßen Ablauf der Verhandlungen und Beschlüsse der Hauptversammlung sicherzustellen. Soweit die ecotel communication
ag diese Daten nicht von den Aktionären und/oder etwaigen Aktionärsvertretern erhält, übermittelt die ihr Depot führende Bank
diese personenbezogenen Daten an die ecotel communication ag.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter ist für deren Teilnahme an der
Hauptversammlung zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 lit c) DS-GVO in
Verbindung mit §§ 123, 129, 135 AktG.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die ecotel communication ag verschiedene Dienstleister und Berater.
Diese erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Dienstleister
und Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der ecotel communication ag. Im Übrigen werden personenbezogene
Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt (z. B.
Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis, vgl. § 129 Abs. 4 AktG).
Die ecotel communication ag verarbeitet die erforderlichen personenbezogenen Daten auch, um den passwortgeschützten Internetservice
technisch bereitstellen zu können sowie zur Missbrauchserkennung, Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung eines reibungslosen
Ablaufs der Hauptversammlung. Insofern hat die ecotel communication ag ein berechtigtes Interesse, den passwortgeschützten
Internetservice als Service für Aktionäre und deren Bevollmächtigten bereitzustellen, um die Aktionärsrechte auf nutzerfreundliche
Art und Weise ausüben zu können. Für den passwortgeschützten Internetservice werden technisch unbedingt erforderliche Cookies
verwendet. Cookies sind kleine Dateien, die bei einem Besuch einer Webseite auf dem Desktop-, Notebook- oder Mobilgerät abgelegt
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1 lit. f) DS-GVO.
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes
Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung.
Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen sind, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter
das Recht, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen
Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen
und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im
Einzelfall zu prüfen ist, haben Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.
Diese Rechte können Aktionäre und etwaige Aktionärsvertreter unter den folgenden Kontaktdaten der ecotel communication ag
geltend machen:
ecotel communication ag
Frau Annette Drescher
Prinzenallee 11
40549 Düsseldorf
Deutschland
| oder per Telefax: |
+49 (0) 211 55 007 977 |
| oder per E-Mail: |
investorrelations@ecotel.de |
Zudem steht Aktionären und etwaigen Aktionärsvertretern ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art.
77 DS-GVO zu.
Der betriebliche Datenschutzbeauftragte der ecotel communication ag ist wie folgt erreichbar:
Herr Detlef Kreder
Datenschutzbeauftragter der ecotel communication ag
Prinzenallee 11
40549 Düsseldorf
datenschutz@ecotel.de
Düsseldorf, im Mai 2025
ecotel communication ag
Der Vorstand
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