HAMBORNER REIT AG
Duisburg
EINBERUFUNG DER ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG
am 26. Juni 2025
Hiermit laden wir die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der
am Donnerstag, den 26. Juni 2025, 10:00 Uhr (MESZ)
(entspricht 8:00 Uhr UTC),
in der Stadthalle in 45479 Mülheim an der Ruhr,
Theodor-Heuss-Platz 1,
stattfindenden
ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG
unserer Gesellschaft ein.
Tagesordnung
mit Vorschlägen zur Beschlussfassung
| 1) |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten IFRS-Einzelabschlusses zum 31. Dezember 2024, des zusammengefassten
Lageberichts nach Handelsrecht und IFRS für das Geschäftsjahr 2024 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr
2024
Der Aufsichtsrat hat am 10. April 2025 den Jahresabschluss und den IFRS-Einzelabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist
damit nach § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu Tagesordnungspunkt 1) ist daher entsprechend
den gesetzlichen Bestimmungen nicht vorgesehen. Der Lagebericht enthält auch den erläuternden Bericht des Vorstands zu den
Angaben nach § 289a HGB.
|
| 2) |
Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der HAMBORNER REIT AG für das Geschäftsjahr 2024 in Höhe von 39.044.807,04
€ wie folgt zu verwenden:
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Ausschüttung einer Dividende in Höhe von 0,48 € je Aktie auf das dividendenberechtigte Grundkapital ergibt bei 81.343.348
dividendenberechtigten Aktien eine Verteilung an die Aktionäre von 39.044.807,04 €.
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Die Dividende ist am Dienstag, den 1. Juli 2025 zur Auszahlung fällig.
Die Zahl der dividendenberechtigten Aktien kann sich ggf. bis zum Zeitpunkt der Hauptversammlung vermindern, falls die Gesellschaft
eigene Aktien erwirbt. In dem Fall wird der Hauptversammlung bei gleichbleibendem Dividendenbetrag je dividendenberechtigter
Stückaktie ein angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden.
Da die Dividende teilweise, und zwar in Höhe von rd. 0,24 € je Aktie, aus dem steuerlichen Einlagekonto im Sinne des § 27
Körperschaftsteuergesetzes (nicht in das Nennkapital geleistete Einlagen) geleistet wird, erfolgt die Auszahlung teilweise
ohne Abzug von Kapitalertragsteuer und Solidaritätszuschlag. Die Auszahlung der übrigen Dividende in Höhe von rd. 0,24 € je
Aktie erfolgt nach Abzug von 25% Kapitalertragsteuer und 5,5% Solidaritätszuschlag auf die Kapitalertragsteuer (insgesamt
26,375%) sowie gegebenenfalls Kirchensteuer durch die depotführenden Banken.
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| 3) |
Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Die im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitglieder des Vorstands werden für diesen Zeitraum entlastet.
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| 4) |
Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen:
Die im Geschäftsjahr 2024 amtierenden Mitglieder des Aufsichtsrats werden für diesen Zeitraum entlastet.
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| 5) |
Wahl des Abschlussprüfers und des Prüfers für die prüferische Durchsicht für das Geschäftsjahr 2025
Auf Empfehlung des Prüfungsausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft,
Düsseldorf, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2025 sowie zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresberichts
sowie der quartalsweisen Zwischenberichte für das Geschäftsjahr 2025 zu wählen.
Der Prüfungsausschuss hat gemäß Artikel 16 Abs. 2 Unterabs. 3 der EU-Abschlussprüferverordnung (Verordnung (EU) Nr. 537/2014
des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme
durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers (Artikel 16 Abs.
6 der EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt wurde.
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| 6) |
Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 96 Abs. 1 AktG, §§ 1 Abs. 1 und 4 Abs. 1 Drittelbeteiligungsgesetz in Verbindung mit §
9 Abs. 1 der Satzung aus sechs von der Hauptversammlung und drei von den Arbeitnehmern zu wählenden Mitgliedern zusammen.
Die Amtszeit sämtlicher von der Hauptversammlung bestellter Aufsichtsratsmitglieder endet mit Ablauf dieser Hauptversammlung.
Dr. Andreas Mattner, Herr Claus-Matthias Böge, Frau Maria Teresa Dreo-Tempsch, Herr Rolf Glessing und Herr Ulrich Graebner
sollen der Hauptversammlung zur Wiederwahl vorgeschlagen werden. Frau Christel Kaufmann-Hocker hat der Gesellschaft mitgeteilt,
dass sie nicht zur Wiederwahl zur Verfügung steht. Für sie soll Frau Martina Williams-Arnoldi der Hauptversammlung zur Wahl
vorgeschlagen werden.
Die Amtszeit von Herrn Claus-Matthias Böge soll aufgrund seiner dauerhaften Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat seit dem Jahr 2015
in Einklang mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex auf eine Dauer von maximal zwei Jahren begrenzt werden. Hintergrund
ist, dass Herr Claus-Matthias Böge nach Ablauf der kommenden Amtszeit dem Aufsichtsrat seit zwölf Jahren angehören wird. Gemäß
Ziffer C.7 des Deutschen Corporate Governance Kodex würde er bei einer längeren Zugehörigkeit nicht mehr als unabhängig von
der Gesellschaft gelten. Zudem hat sich der Aufsichtsrat in seiner Geschäftsordnung eine Regelgrenze für die Zugehörigkeit
im Aufsichtsrat von zwölf Jahren gegeben.
Die Wahlvorschläge des Aufsichtsrats beruhen jeweils auf Empfehlungen seines Präsidial- und Nominierungsausschusses. Sie stehen
im Einklang mit dem Kompetenzprofil des Aufsichtsrats und den Zielen, die er sich für seine Zusammensetzung gegeben hat, sowie
den Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex. Die Hauptversammlung ist an die Wahlvorschläge nicht gebunden.
Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.
| a. |
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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Herrn Dr. Andreas Mattner
Hamburg
Selbständiger Unternehmensberater
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als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das dritte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
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| b. |
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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Herrn Claus-Matthias Böge
Hamburg
Geschäftsführer der CMB Böge Vermögensverwaltung GmbH
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als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das erste Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit beginnt,
nicht mitgerechnet.
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| c. |
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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Frau Maria Teresa Dreo-Tempsch
Wien, Österreich
Mitglied des Vorstands der Berlin Hyp AG
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als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das dritte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
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| d. |
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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Herrn Rolf Glessing
Illerkirchberg
Mitglied des Vorstands der Varta AG und geschäftsführender Gesellschafter der Glessing Management Beratung GmbH
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als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das dritte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
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| e. |
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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Herrn Ulrich Graebner
Bad Homburg v.d.H.
Senior Advisor der Houlihan Lokey GmbH und Partner der Cara Investment GmbH
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als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das dritte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
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| f. |
Der Aufsichtsrat schlägt vor,
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Frau Martina Williams-Arnoldi
Bad Soden am Taunus
Head of Work Dynamics Northern Europe und geschäftsführende Direktorin der Jones Lang LaSalle SE
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als Vertreter der Anteilseigner in den Aufsichtsrat zu wählen.
Die Wahl erfolgt mit Wirkung ab Beendigung dieser Hauptversammlung bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung
für das dritte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr, in dem die Amtszeit
beginnt, nicht mitgerechnet.
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Die Lebensläufe der vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidatinnen und Kandidaten sowie das Kompetenzprofil und die Qualifikationsmatrix
für den Aufsichtsrat sind von der Einberufung der Hauptversammlung an über unsere Website unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zugänglich. Die Lebensläufe geben Auskunft über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen der Kandidaten.
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| 7) |
Billigung der Änderung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder
Nach § 120a Abs. 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft bei jeder wesentlichen Änderung, mindestens
jedoch alle vier Jahre, über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands
zu beschließen. Zuletzt wurde das Vergütungssystem der Mitglieder des Vorstands durch die Hauptversammlung der Gesellschaft
am 29. April 2021 gebilligt.
Unter Berücksichtigung der Vorgaben von § 87a Abs. 1 AktG hat der Aufsichtsrat das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder
im Hinblick auf die Strategie der HAMBORNER REIT AG, die Marktpraxis und die Erwartungen der Investoren mit Wirkung ab dem
1. Januar 2025 adjustiert und beschlossen. Das System berücksichtigt in seiner Weiterentwicklung die Prioritäten der Strategie
der HAMBORNER REIT AG und rückt Nachhaltigkeit stärker in den Fokus der Vergütung. Grundlegende Anpassungen des Vergütungssystems
waren nicht erforderlich, da sich das System in den vergangenen Jahren auch in herausfordernden Zeiten bewährt hat.
Der Aufsichtsrat schlägt daher, gestützt auf die Empfehlung des Präsidial- und Nominierungsausschusses, vor, das vom Aufsichtsrat
mit Wirkung ab dem 1. Januar 2025 beschlossene Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands zu billigen.
Dieses Vergütungssystem ist von der Einberufung der Hauptversammlung an über unsere Website unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zugänglich. Das Vergütungssystem wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.
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| 8) |
Beschlussfassung über den Vergütungsbericht
Gemäß § 162 AktG ist ein Vergütungsbericht von Vorstand und Aufsichtsrat zu erstellen und der Hauptversammlung gemäß § 120a
Abs. 4 AktG zur Billigung vorzulegen.
Der Vergütungsbericht der Gesellschaft wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich
geforderten Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem
Vergütungsbericht beigefügt.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr
2024 zu billigen.
Der Vergütungsbericht ist von der Einberufung der Hauptversammlung an über unsere Website unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zugänglich. Er wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.
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| 9) |
Änderung des § 15 Abs. 3 der Satzung (Ermächtigung zur Durchführung virtueller Hauptversammlungen)
Mit Beschluss der Hauptversammlung am 27. April 2023 wurde der Vorstand ermächtigt, vorzusehen, dass die Hauptversammlung
ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten werden kann (virtuelle
Hauptversammlung). Diese Ermächtigung läuft mit Ablauf dieser Hauptversammlung ab.
Vorstand und Aufsichtsrat haben die Hauptversammlungen außer während der COVID19-Pandemie stets in Präsenz durchgeführt. Gleichwohl
sind Vorstand und Aufsichtsrat der Auffassung, dass sich das Format der virtuellen Hauptversammlung, wie es seit der gesetzlichen
Neuregelung 2022 besteht, in den letzten beiden Jahren bei einer Vielzahl von Gesellschaften als erfolgreich erwiesen hat.
Daher soll die Möglichkeit, Hauptversammlungen virtuell abzuhalten, auch künftig erhalten bleiben und die bisherige Möglichkeit,
virtuelle Hauptversammlungen abzuhalten, erneuert werden. So wird es dem Vorstand weiterhin möglich sein, flexibel über das
Format der Hauptversammlung sachgerecht entscheiden zu können. Dabei soll weiterhin nicht von der im Gesetz vorgesehenen maximal
möglichen Laufzeit von fünf Jahren Gebrauch gemacht werden. Stattdessen soll eine Ermächtigung für die Abhaltung virtueller
Hauptversammlungen in einem Zeitraum von zwei Jahren nach Eintragung der Satzungsänderung beschlossen werden.
Für zukünftige Hauptversammlungen in diesem Zeitraum soll der Vorstand - mit Zustimmung des Aufsichtsrats - jeweils gesondert
nach pflichtgemäßem Ermessen und unter Berücksichtigung der jeweils relevanten sachlichen Kriterien für jede Hauptversammlung
die Entscheidung treffen, ob diese in Präsenz oder virtuell stattfinden soll.
Macht der Vorstand von der Ermächtigung Gebrauch und entscheidet er sich für die Durchführung einer virtuellen Hauptversammlung,
wird die Wahrung der Aktionärsrechte eine zentrale Rolle für deren Ausgestaltung und Durchführung spielen. Sofern die gesetzlichen
Regelungen Beschränkungsmöglichkeiten vorsehen, sollen diese, sofern überhaupt erforderlich und angemessen, unter Berücksichtigung
der Interessen der Aktionäre angewandt werden, um allen Aktionären die Wahrnehmung ihrer Rechte in geeigneter Weise zu ermöglichen.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgenden Beschluss zu fassen:
§ 15 Absatz 3 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
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"(3) |
Der Vorstand ist bis zum Ablauf der Hauptversammlung, die über eine Entlastung für das Geschäftsjahr 2026 beschließt, ermächtigt
mit Zustimmung des Aufsichtsrats vorzusehen, dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten
am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung)."
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INFORMATIONEN ZUR DURCHFÜHRUNG DER HAUPTVERSAMMLUNG
Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die im Aktienregister
als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und sich bis zum Donnerstag, 19. Juni 2025 (24:00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft
angemeldet haben.
Die Anmeldung kann über die Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse
www.hamborner.de/hauptversammlung
erfolgen. Aktionäre, die die Anmeldung über den Online-Service vornehmen möchten, benötigen hierfür ihre Aktionärsnummer und
das zugehörige Zugangspasswort. Diejenigen Aktionäre, die für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert
sind, erhalten mit der Einladungs-E-Mail zur Hauptversammlung die notwendigen Informationen. Alle übrigen im Aktienregister
eingetragenen Aktionäre erhalten ihre Aktionärsnummer und ihr Zugangspasswort mit dem Einladungsschreiben per Post.
Die Formulare für die Bevollmächtigung Dritter und die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters
werden den Aktionären zusammen mit dem Einladungsschreiben per Post zur Hauptversammlung zugesandt.
Die Aktionäre erhalten mit der Einladungs-E-Mail oder dem Einladungsschreiben per Post zur Hauptversammlung ihre Aktionärsnummer.
Die bereits registrierten Aktionäre müssen zur Anmeldung im Aktionärsportal ihre Aktionärsnummer und das bei der Registrierung
zum E-Mail-Versand individuell gewählte Zugangspasswort verwenden. Bei noch nicht für das Aktionärsportal registrierten Aktionären
steht das erste Passwort zum Aktionärsportal auf dem Anmeldeformular, das mit dem Einladungsschreiben per Post zur Hauptversammlung
übersandt wird.
Weitere Hinweise zum Anmeldeverfahren finden sich auf den zusammen mit der Einladungs-E-Mail oder dem Einladungsschreiben
per Post übersandten Unterlagen sowie online im Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.hamborner.de/hauptversammlung
Wird nicht das Aktionärsportal unter der Internetadresse
www.hamborner.de/hauptversammlung
verwendet, muss die Anmeldung anderweitig in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erfolgen und der Gesellschaft
spätestens bis zum Ende der Anmeldefrist unter der folgenden Anschrift zugehen:
HAMBORNER REIT AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
E-Mail: hv-service.hamborner@adeus.de
Maßgeblich für den Umfang des Stimmrechts ist der Stand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung. Aufträge zur Umschreibung
des Aktienregisters, die der Gesellschaft nach dem Ablauf der Anmeldefrist bis zum Tag der Hauptversammlung (das heißt vom
20. bis zum 26. Juni 2025) zugehen, werden erst mit Wirkung nach der Hauptversammlung verarbeitet (sogenannter Umschreibungsstopp).
Der Eintragungsstand am Tag der Hauptversammlung entspricht deshalb dem Eintragungsstand mit Ablauf des 19. Juni 2025 (sogenanntes
Technical Record Date). Mit der Anmeldung zur Hauptversammlung und dem Umschreibungsstopp ist keine Sperre der Veräußerbarkeit
der Aktien verbunden. Ist ein Intermediär (insbesondere ein Kreditinstitut) im Aktienregister eingetragen, so kann dieser
das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben. Personen, die zum
Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind daher nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
Sie können sich aber nach den nachfolgenden Bestimmungen bevollmächtigen lassen. Üblicherweise übernehmen die depotführenden
Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Wir bitten
die Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen oder ihr Stimmrecht ausüben wollen, möglichst frühzeitig bei ihrem depotführenden
Institut die erforderliche Anmeldung sowie den Nachweis des Anteilsbesitzes zu veranlassen.
Verfahren der Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimmen alternativ zur Stimmabgabe in der Hauptversammlung auch im Wege einer sog. Briefwahl über elektronische
Kommunikation (über das zugangsgeschützte Aktionärsportal) abgeben und ändern. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen
Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre - persönlich oder durch Bevollmächtigte - berechtigt, die sich wie vorstehend unter
dem Abschnitt "Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung" beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben. Nach erfolgter
ordnungsgemäßer Anmeldung steht die Möglichkeit zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl über das zugangsgeschützte Aktionärsportal
unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zur Verfügung. Die für das Aktionärsportal erforderliche Aktionärsnummer wird zusammen mit der Einladungs-E-Mail oder dem
Einladungsschreiben per Post übersandt (siehe Abschnitt "Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung"). Die Möglichkeit
zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl über das Aktionärsportal besteht bis zum Mittwoch, 25. Juni 2025 (18:00 Uhr MESZ).
Bis zu diesem Zeitpunkt können Briefwahlstimmen über das Aktionärsportal auch noch geändert werden.
Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per elektronischer Briefwahl werden zusammen mit der Einladungs-E-Mail oder dem Einladungsschreiben
per Post zur Hauptversammlung übersandt. Entsprechende Informationen sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
einsehbar.
Verfahren der Stimmabgabe durch Briefwahl in Papierform
Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können ihre Stimmen vor der Hauptversammlung auch im Wege der Briefwahl abgeben. Die Stimmabgabe
erfolgt mit dem Anmeldeformular, das der Einladungs-E-Mail oder dem Einladungsschreiben per Post beigefügt ist und an die
oben für die Anmeldung genannte Anschrift zurückzusenden ist.
Die Stimmabgabe durch ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte mittels Anmeldeformular, das dem Einladungsschreiben
per Post beigefügt ist und an die oben für die Anmeldung genannte Anschrift zurückzusenden ist, muss der Gesellschaft unter
der oben für die Anmeldung genannten Anschrift spätestens am Mittwoch, 25. Juni 2025 (18:00 Uhr MESZ), vorliegen. Bis zu diesem
Zeitpunkt können Briefwahlstimmen über das Aktionärsportal auch noch geändert werden. Das Anmeldeformular zur Stimmabgabe
durch ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte steht auch im Internet unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zum Download bereit.
Nähere Einzelheiten zur Stimmabgabe per Briefwahl werden zusammen mit der Einladungs-E-Mail oder dem Einladungsschreiben per
Post zur Hauptversammlung übersandt. Entsprechende Informationen sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
einsehbar.
Elektronische Bestätigung der Stimmabgabe bei elektronischer Briefwahl
Aktionäre oder deren Bevollmächtigte, die Stimmen im Wege der elektronischen Briefwahl abgeben, erhalten von der Gesellschaft
eine elektronische Bestätigung über die elektronische Ausübung der Stimmrechte entsprechend den Anforderungen des § 118 Abs.
1 Sätze 3 bis 5 AktG in Verbindung mit Artikel 7 Abs. 1, Artikel 9 Abs. 5 Unterabs. 1 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212.
Diese Bestätigung wird nach Abgabe der elektronischen Briefwahl im Aktionärsportal dem Aktionär oder im Falle der Bevollmächtigung
dem Bevollmächtigten unmittelbar bereitgestellt.
Wird die Stimme nicht durch den Aktionär selbst, sondern durch einen Intermediär im Sinne des § 67 Abs. 4 AktG mittels elektronischer
Briefwahl abgegeben, so hat der Intermediär die elektronische Bestätigung über die elektronische Ausübung des Stimmrechts
gemäß § 118 Abs. 1 Satz 4 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.
Die Gesellschaft behält sich vor, sich eines Dritten zur Übermittlung der elektronischen Bestätigung der Stimmabgabe zu bedienen.
Nachweis der Stimmzählung
Aktionäre oder deren Bevollmächtigte können gemäß § 129 Abs. 5 Satz 1 AktG von der Gesellschaft innerhalb eines Monats nach
der Hauptversammlung, das heißt bis zum Montag, 28. Juli 2025, 24:00 Uhr MESZ, eine Bestätigung verlangen, ob und wie die
abgegebenen Stimmen gezählt wurden. Dieser Nachweis der Stimmzählung kann im Aktionärsportal unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
nach Ende der Hauptversammlung bis zum Montag, 28. Juli 2025, 24:00 Uhr MESZ, heruntergeladen werden.
Alternativ kann der Nachweis der Stimmzählung bis zum Montag, 28. Juli 2025, 24:00 Uhr MESZ, an die oben für die Anmeldung
genannte Anschrift oder an die E-Mail-Adresse hv-service.hamborner@adeus.de angefordert werden. Maßgeblich ist jeweils der
Zugang bei der Gesellschaft.
Die Gesellschaft oder ein von ihr zur Übermittlung der Bestätigung beauftragter Dritter wird dem Aktionär oder dessen Bevollmächtigten
in diesem Fall eine Bestätigung entsprechend den Anforderungen des § 129 Abs. 5 Satz 2 AktG in Verbindung mit Artikel 7 Abs.
2 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212 innerhalb der fünfzehntägigen Frist gemäß Artikel 9 Abs. 5 Unterabs. 2 der Durchführungsverordnung
(EU) 2018/1212 übermitteln.
Werden die Stimmen nicht durch den Aktionär selbst, sondern durch einen Intermediär im Sinne des § 67 Abs. 4 AktG abgegeben
und verlangt dieser die Übermittlung der vorgenannten Bestätigung, so hat der Intermediär diese Bestätigung über die Zählung
der abgegebenen Stimmen gemäß § 129 Abs. 5 Satz 3 AktG unverzüglich dem Aktionär zu übermitteln.
Weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung
Sollten Stimmrechte vor der Hauptversammlung fristgemäß auf mehreren Wegen (Brief, E-Mail oder gemäß § 67c Abs. 1 und Abs.
2 Satz 3 AktG in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212)
durch Briefwahl (elektronisch oder per Post) ausgeübt bzw. Vollmacht und ggf. Weisungen erteilt werden, werden diese nach
ihrem Zeitpunkt des Zugangs berücksichtigt. Sollte eine zeitliche Reihenfolge nicht nachweisbar sein, werden die Stimmrechte
unabhängig vom Zeitpunkt des Zugangs in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. gemäß § 67c Abs. 1 und Abs. 2 Satz 3 AktG
in Verbindung mit Artikel 2 Absatz 1 und 3 und Artikel 9 Absatz 4 der Durchführungsverordnung ((EU) 2018/1212), 2. per E-Mail
und 3. per Brief. Eine Stimmabgabe während der Hauptversammlung wird gegenüber einer vor der Hauptversammlung erfolgten Stimmrechtsausübung
in jedem Fall vorrangig berücksichtigt.
Sollten auf dem gleichen Weg zeitgleich mehrere Erklärungen mit mehr als einer Form der Stimmrechtsausübung eingehen, gilt:
Briefwahlstimmen haben Vorrang gegenüber der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft.
Sollte ein Intermediär, eine Aktionärsvereinigung, ein Stimmrechtsberater gemäß § 134a AktG sowie eine diesen gemäß § 135
Abs. 8 AktG gleichgestellte Person zur Vertretung nicht bereit sein, werden die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft zur
Vertretung entsprechend der Weisungen bevollmächtigt.
Der zuletzt zugegangene, fristgerechte Widerruf einer Erklärung ist maßgeblich.
Die Stimmabgaben per Briefwahlstimmen (elektronisch oder per Post) bzw. Vollmachten und ggf. Weisungen zu Tagesordnungspunkt
2) (Verwendung des Bilanzgewinns) behalten ihre Gültigkeit auch im Falle der Anpassung des Gewinnverwendungsvorschlags infolge
einer Änderung der Anzahl dividendenberechtigter Aktien.
Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt
abgegebene Briefwahlstimme (elektronisch oder per Post) bzw. Weisung entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre können ihr Stimmrecht unter entsprechender Vollmachtserteilung durch Bevollmächtigte, z. B. durch die depotführende
Bank, ein anderes Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Erteilung
der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Bei der
Bevollmächtigung von Kreditinstituten, Aktionärsvereinigungen oder sonstigen Intermediären im Sinne von § 135 AktG sind in
der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils Bevollmächtigten zu erfragen sind.
Wir bieten unseren Aktionären an, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Mitarbeiter als Bevollmächtigten in der
Hauptversammlung vertreten zu lassen. In diesem Fall hat der Aktionär Weisungen zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung
zu erteilen. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Unterlagen, die den Aktionären zusammen mit der Einladungs-E-Mail oder
dem Einladungsschreiben per Post zur Hauptversammlung übersandt werden.
Ein Formular zur Vollmachtserteilung an Dritte oder von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird den Aktionären
zusammen mit dem Einladungsschreiben per Post zur Hauptversammlung übermittelt und steht auch im Internet unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zum Download bereit. Aus organisatorischen Gründen müssen Vollmachten an Dritte oder von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
der Gesellschaft bis spätestens zum 25. Juni 2025, 18:00 Uhr, unter der folgenden Adresse zugehen:
HAMBORNER REIT AG
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Postfach 57 03 64
22772 Hamburg
E-Mail: hv-service.hamborner@adeus.de
Die Erteilung und der Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedürfen
der Textform (§ 126b BGB) und können wie folgt erfolgen:
| • |
Im Vorfeld der Hauptversammlung können Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
in Textform (§ 126b BGB) per Post oder per E-Mail bis zum Ablauf des 25. Juni 2025 (18:00 Uhr (MESZ)) an die vorstehend genannte
Adresse erteilt, geändert oder widerrufen werden. Maßgeblich ist jeweils der Zugang bei der Gesellschaft; die Erteilung oder
der Widerruf von Vollmachten oder Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die auf den vorgenannten
Übermittlungswegen später eingehen, können nicht berücksichtigt werden.
|
| • |
In der Hauptversammlung können bis zum Ende der Generaldebatte Vollmachten und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten
Stimmrechtsvertreter erteilt oder widerrufen werden.
|
Formulare zur Vollmachts- und Weisungserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden sowohl mit
dem Anmeldeformular als auch zusätzlich noch einmal mit der Eintrittskarte überlassen; sie können zudem unter der oben genannten
Bevollmächtigungsadresse postalisch angefordert oder auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
heruntergeladen werden.
Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von
500.000 € erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen
ist schriftlich an den Vorstand der HAMBORNER REIT AG unter folgender Adresse zu richten:
Vorstand der HAMBORNER REIT AG
Goethestraße 45
47166 Duisburg
Telefax: +49 (0) 203/54405-49
und muss der Gesellschaft bis spätestens Montag, 26. Mai 2025 (24:00 Uhr MESZ), zugehen. Jedem neuen Punkt der Tagesordnung
muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen.
Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien
sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Dieser Nachweis kann mittels des Aktienregisters
erbracht werden. Bei der Berechnung der Mindestbesitzdauer sind §§ 121 Abs. 7, 70 AktG zu beachten. Der Antrag ist von allen
Aktionären, die zusammen das erforderliche Quorum erreichen, oder ihren ordnungsgemäß bestellten Vertretern zu unterzeichnen.
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Aktionäre können der Gesellschaft gemäß §§ 126, 127 AktG Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung und Wahlvorschläge zur Wahl
des Abschlussprüfers übersenden. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Anders als Gegenanträge brauchen
Wahlvorschläge nicht begründet zu werden. Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft
unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Voraussetzungen absehen. Dies gilt sinngemäß ebenso für Wahlvorschläge. Der Vorstand
braucht einen Wahlvorschlag auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn der Vorschlag nicht den Namen, den ausgeübten Beruf
und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthält. Aktionäre werden gebeten, ihre Aktionärseigenschaft im Zeitpunkt der Übersendung
des Gegenantrags bzw. Wahlvorschlags nachzuweisen.
Nach §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden einschließlich des Namens des Aktionärs,
der Begründung (soweit erforderlich) und einer etwaigen Stellungnahme von Vorstand und/oder Aufsichtsrat unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
unverzüglich zugänglich gemacht, falls sie der Gesellschaft spätestens bis zum Mittwoch, 11. Juni 2025 (24:00 Uhr MESZ), unter
folgender Adresse zugehen:
HAMBORNER REIT AG, Vorstandssekretariat
Goethestraße 45
47166 Duisburg
Telefax: +49 (0) 203/54405-49
Auskunftsrecht des Aktionärs gemäß § 131 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft einschließlich
der rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen zu verbundenen Unternehmen zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung
des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist.
Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen, zum Beispiel
wenn die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen
Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen. Der Versammlungsleiter ist berechtigt, neben dem Rederecht auch
das Fragerecht der Aktionäre und Aktionärsvertreter zeitlich angemessen zu beschränken, insbesondere zu Beginn oder während
der Hauptversammlung einen zeitlich angemessenen Rahmen für den Verlauf der Versammlung, für die Aussprache zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten sowie die Rede- und Fragezeit generell oder für den einzelnen Redner festzusetzen (vgl. § 16 Abs. 3 der
Satzung).
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beläuft sich das Grundkapital der Gesellschaft auf 81.343.348 Stückaktien;
jede Stückaktie gewährt eine Stimme, sodass zum Zeitpunkt der Einberufung auf Grundlage der Satzung 81.343.348 Stimmrechte
bestehen. Die Gesellschaft hält keine eigenen Aktien.
Weitergehende Erläuterungen
Weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127, 131 AktG finden sich auf der
Internetseite der Gesellschaft unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
Veröffentlichungen auf der Internetseite und auszulegende Unterlagen
Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugänglich zu machenden Unterlagen, Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären
sowie weitere Informationen stehen auch auf der Website der Gesellschaft unter
www.hamborner.de/hauptversammlung
zur Verfügung. Sie werden auch während der Hauptversammlung am 26. Juni 2025 online zugänglich sein.
Abschriften der folgenden Unterlagen werden den Aktionären auf Anfrage auch zugesandt:
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die Einladung,
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der festgestellte handelsrechtliche Jahresabschluss zum 31. Dezember 2024,
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| • |
der gebilligte IFRS-Einzelabschluss zum 31. Dezember 2024,
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| • |
der zusammengefasste Lagebericht nach Handelsrecht und IFRS für das Geschäftsjahr 2024 und der Bericht des Aufsichtsrats für
das Geschäftsjahr 2024,
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die Lebensläufe der vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Kandidatinnen und Kandidaten sowie das Kompetenzprofil und die Qualifikationsmatrix
für den Aufsichtsrat,
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das Vergütungssystem für den Vorstand (zu Tagesordnungspunkt 7), und
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| • |
der Vergütungsbericht (zu Tagesordnungspunkt 8).
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Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung auch unter der Internetadresse
www.hamborner.de/hauptversammlung
bekannt gegeben.
Genderneutrale Sprache
Ausschließlich zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wird in dieser Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2025 auf eine
geschlechterspezifische Sprache verzichtet. Alle personenbezogenen Bezeichnungen und Begriffe sind im Sinne der Gleichbehandlung
als geschlechtsneutral zu verstehen.
Hinweise zum Datenschutz
| 1. |
Allgemeine Informationen
| a) |
Einleitung
Die HAMBORNER REIT AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre und informiert die Aktionäre und Aktionärsvertreter
mit den folgenden Datenschutzhinweisen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte
gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung - DSGVO),
im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung.
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| b) |
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO
HAMBORNER REIT AG
Goethestraße 45
47166 Duisburg
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| c) |
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
HAMBORNER REIT AG
Datenschutzbeauftragter
Goethestraße 45
47166 Duisburg
E-Mail: Datenschutz@hamborner.de
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| 2. |
Informationen bezüglich der Verarbeitung
| a) |
Datenkategorien
Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
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Vor- und Nachname,
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| • |
Anschrift,
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| • |
Geburtsdatum,
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| • |
E-Mail-Adresse,
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| • |
Telefonnummer,
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| • |
Aktiengattung,
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| • |
Aktienanzahl,
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Besitzart der Aktien und
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Nummer der Eintrittskarte.
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Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere
dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten ("Anfrage"), verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa
die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten
wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären in der Hauptversammlung.
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| b) |
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verwenden personenbezogene Daten für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung
sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für
die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme
der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der
personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen
wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit.
c) DSGVO.
Soweit Aktionäre uns personenbezogene Daten in Zusammenhang mit einer Anfrage übermitteln, liegt die Rechtsgrundlage für deren
Verarbeitung zum Zwecke der Beantwortung in einer Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a) in Verbindung mit Art. 7
DSGVO.
Bei der Beantwortung von Fragen im Rahmen der Hauptversammlung kann es dazu kommen, dass der Name des Fragenstellers genannt
wird. Die Rechtsgrundlage hierzu liegt in einer Einwilligung, einer gesetzlichen Verpflichtung und/oder im berechtigten Interesse
der HAMBORNER REIT AG, Art. 6 Abs. 1 lit. a), c) bzw. f) DSGVO.
Sämtliche Aktien der HAMBORNER REIT AG sind Namensaktien. Bei Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des
Namens, Geburtsdatums und der Adresse (einschließlich E-Mail-Adresse) des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister
der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen.
In der Regel leiten die beim Erwerb, der Veräußerung oder der Verwahrung der Namensaktien mitwirkenden Kreditinstitute/Depotbanken
für Sie die für die Führung des Aktienregisters relevanten Pflichtangaben und weiteren Angaben (z. B. neben den zuvor genannten
Daten auch Staatsangehörigkeit, Geschlecht und Einreicherbank) an uns weiter. In einigen Fällen kann die HAMBORNER REIT AG
personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten.
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Diese sind insbesondere die Führung
des Aktienregisters, die rechtlich notwendige Kommunikation mit Ihnen als Aktionär der HAMBORNER REIT AG und die Vorbereitung
und ordnungsgemäße Durchführung von Hauptversammlungen der Gesellschaft, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Teilnahme
an der Hauptversammlung sowie die Ausübung ihrer Rechte vor und während der Hauptversammlung zu ermöglichen.
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| c) |
Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten
Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere
bei Druck und Versand der Einladung zur Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur Hauptversammlung und der Durchführung).
Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten
von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und
verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der HAMBORNER REIT AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von
externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten
vertraulich zu behandeln.
Teilnehmer der Hauptversammlung können zudem die im gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG in der Hauptversammlung zugänglich zu machenden
Teilnehmerverzeichnis zu allen Teilnehmern der Hauptversammlung erfassten Daten einsehen.
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| d) |
Datenquellen
Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über unsere
Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken).
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| e) |
Speicherdauer
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich
anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften
zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich
ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträgen von Aktionären in der kommenden Hauptversammlung werden grundsätzlich nach
Ablauf der Anfechtungsfrist anonymisiert oder gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen
erforderlich ist.
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| 3. |
Rechte von Betroffenen
Als Betroffene können sich Aktionäre und Aktionärsvertreter jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben unter
1.c) genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall
zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:
| • |
das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art.
15 DSGVO),
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| • |
das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung,
Art. 16 DSGVO),
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| • |
das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden,
die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
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| • |
das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
|
| • |
das Recht, die personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese
Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO),
|
| • |
das Recht, eine Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der
bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird (Widerrufsrecht, Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
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| 4. |
Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO
Insbesondere steht den Betroffenen das Recht zu, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten einzulegen, die aufgrund
von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigen Interessen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO
(Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) erfolgt, wenn dafür Gründe vorliegen, die sich aus der besonderen Situation
der Betroffenen ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Im Falle eines Widerspruchs wird die HAMBORNER REIT AG die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es
sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, welche den Interessen, Rechten
und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
dient.
Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Recht auf Beschwerde
bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO).
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Duisburg, im Mai 2025
HAMBORNER REIT AG
Der Vorstand
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