PTA-HV: Frequentis AG: Einberufung zu der außerordentlichen Hauptversammlung

Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG

Wien (pta028/27.08.2019/11:40) –
E I N B E R U F U N G

zu der am Freitag, den 20. September 2019, um 10:00 Uhr MESZ,

in 1120 Wien, Am Euro-Platz 2, EURO-PLAZA, Gebäude G, stattfindenden

außerordentlichen Hauptversammlung der FREQUENTIS AG.

Die Aktionäre bzw. ihre Vertreter werden darauf hingewiesen, dass zur Überprüfung der Identität am Eingang zur Hauptversammlung ein amtlicher Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis) vorzulegen ist. Die Aktionäre bzw. ihre Vertreter werden gebeten, sich rechtzeitig vor Beginn der Hauptversammlung einzufinden. Einlass zur Begebung der Stimmkarten ist ab 09:00 Uhr MESZ.

Erreichbarkeit: Der Ort der Hauptversammlung ist öffentlich über die U6-Station „Bahnhof Meidling“ und dann zu Fuß oder mit dem Bus 7A oder 15A bis zur Station „Am Europlatz“ erreichbar. Kostenpflichtige Parkmöglichkeiten gibt es in der Wagenseilgasse 8, 1120 Wien (Ermäßigungstickets dafür sind bei der Registrierung für die Hauptversammlung erhältlich). Die Kosten für die Anreise können leider nicht übernommen werden.

Die Hauptversammlung ist das wesentlichste Organ einer Aktiengesellschaft, weil es das Forum für die Eigentümer der Gesellschaft – die Aktionäre – ist. Wir bitten daher um Verständnis, dass wir aus einer Hauptversammlung keine Veranstaltung für Gäste machen können, so sehr wir auch ein solches Interesse schätzen, und dass eine Teilnahme als Gast nur auf persönliche Einladung und nach Absprache im Vorfeld unter Tel. +43 (0)1 811 50 1074 möglich ist.

TAGESORDNUNG

1. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns.

2. Beschlussfassung über die Änderung der Satzung in § 5.2.1 betreffend die innere Ordnung des Aufsichtsrats.

3. Wahl in den Aufsichtsrat.

4. Beschlussfassung über den Long Term Incentive Plan 2019.

5. Beschlussfassung über die Ermächtigung (i) des Vorstands zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 65 Absatz 1 Ziffer 4 und 8 AktG sowohl über die Börse als auch außerbörslich im Ausmaß von bis zu 10 % des Grundkapitals, auch unter Ausschluss der allgemeinen Veräußerungsmöglichkeit der Aktionäre, die mit einem solchen Erwerb einhergehen kann, (ii) des Vorstands, das Grundkapital durch Einziehung eigener Aktien ohne weiteren Hauptversammlungsbeschluss herabzusetzen, sowie (iii) des Aufsichtsrats zu Änderungen der Satzung, die sich durch die Einziehung von Aktien ergeben.

6. Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Absatz 1b AktG zur Veräußerung und Verwendung eigener Aktien auch auf eine andere Art und Weise als durch Veräußerung über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot zu jedem gesetzlich zulässigen Zweck auch unter Ausschluss der allgemeinen Kaufmöglichkeit der Aktionäre.

MÖGLICHKEIT DER AKTIONÄRE ZUR EINSICHTNAHME IN UNTERLAGEN

Zur Vorbereitung auf die Hauptversammlung stehen unseren Aktionären spätestens ab
30. August 2019 folgende Unterlagen zur Verfügung:

– Vorschlag für die Gewinnverwendung,

– Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 1. bis 6.,

– zu Tagesordnungspunkt 2.: Gegenüberstellung der vorgeschlagenen Satzungsänderung,

– Zu Tagesordnungspunkt 3.: Erklärung gemäß § 87 Absatz 2 AktG samt Lebenslauf für die Wahl in den Aufsichtsrat,

– Zu den Tagesordnungspunkten 5. und 6.: Bericht des Vorstands gemäß § 65 Absatz 1b iVm §§ 170 Absatz 2 und 153 Absatz 4 AktG.

Jeder Aktionär ist berechtigt, in den Geschäftsräumen am Sitz der Gesellschaft in der Innovationsstraße 1, 1100 Wien, Österreich, während der Geschäftszeiten Einsicht in diese Unterlagen zu nehmen. Diese Unterlagen werden auch in der Hauptversammlung aufliegen. Auf Verlangen erhält jeder Aktionär unverzüglich und kostenlos eine Abschrift dieser Unterlagen zugesandt.

Die angeführten Unterlagen, der vollständige Text dieser Einberufung sowie Formulare für die Erteilung und den Widerruf einer Vollmacht und alle weiteren Veröffentlichungen der Gesellschaft im Zusammenhang mit dieser Hauptversammlung sind spätestens ab
30. August 2019außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.frequentis.com/ir (Rubrik > Hauptversammlung > Außerordentliche Hauptversammlung 2019) frei verfügbar und deren Veröffentlichungen erfolgen, soweit gesetzlich erforderlich, elektronisch gemäß § 119 Absatz 9 BörseG 2018.

Zur Information der Aktionäre sind außerdem der Geschäftsbericht 2018 sowie der Jahresabschluss mit Lagebericht für das Geschäftsjahr 2018 auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.frequentis.com/ir (Rubrik > Publikationen > Finanzpublikationen) ab 30. August 2019 frei verfügbar.

NACHWEISSTICHTAG, TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND DEPOTBESTÄTIGUNG

Gemäß § 111 Absatz 1 AktG richtet sich die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, bei Inhaberaktien nach dem Anteilsbesitz, bei Namensaktien nach der Eintragung im Aktienbuch jeweils am Ende des zehnten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), sohin nach dem Anteilsbesitz/der Eintragung im Aktienbuch am
Dienstag, den 10. September 2019, 24:00 Uhr (MESZ).

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär ist und – bei Inhaberaktien – dies gegenüber der Gesellschaft nachweist.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag erfolgt bei depotverwahrten Inhaberaktien durch eine Bestätigung des Kreditinstituts, bei dem der Aktionär sein Depot unterhält (Depotbestätigung), vorausgesetzt es handelt sich dabei um ein Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des EWR oder der OECD. Aktionäre, deren Depotführer diese Voraussetzung nicht erfüllt, werden gebeten, sich mit der Gesellschaft in Verbindung zu setzen.

Die Depotbestätigung muss nach den gesetzlichen Bestimmungen (§ 10a AktG) in deutscher oder englischer Sprache ausgestellt sein und folgende Angaben enthalten:

1. Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-CODE),

2. Angaben über den Aktionär: Name/Firma und Anschrift, bei natürlichen Personen zusätzlich das Geburtsdatum, bei juristischen Personen gegebenenfalls das Register und Registernummer, unter der die juristische Person in ihrem Herkunftsstaat geführt wird,

3. Depotnummer, andernfalls eine sonstige Bezeichnung,

4. Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien und ihre Bezeichnung oder ISIN (ATFREQUENT09),

5. ausdrückliche Angabe, dass sich die Bestätigung auf den Depotbestand am
10. September 2019 um 24:00 Uhr (MESZ) bezieht.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag durch Depotbestätigung muss spätestens am
17. September 2019 um 24:00 Uhr (MESZ), ausschließlich auf einem der folgenden Wege der Gesellschaft zugegangen sein:

– per E-Mail: anmeldung.frequentis@hauptversammlung.at, wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist,

– per Telefax: +43 (0)1 8900 500 69,

– per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, bitte unbedingt ISIN ATFREQUENT09 im Text angeben),

– per Post, Kurierdienst oder persönlich an: c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH (als Zustellbevollmächtigter der FREQUENTIS AG) Köppel Nr. 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel, Österreich; Betreff „Ao HV FREQUENTIS AG 2019“.

Die Übermittlung der Depotbestätigung an die Gesellschaft dient zugleich als Anmeldung des Aktionärs zur Teilnahme an der Hauptversammlung. Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.

Die Kreditinstitute werden ersucht, Depotbestätigungen nach Möglichkeit gesammelt (in Listenform) zu übermitteln. Die Aktionäre werden durch eine Anmeldung zur Hauptversammlung bzw. durch Übermittlung einer Depotbestätigung nicht blockiert; Aktionäre können über ihre Aktien auch nach erfolgter Anmeldung bzw. Übermittlung einer Depotbestätigung weiterhin frei verfügen.

MÖGLICHKEIT ZUR BESTELLUNG EINES VERTRETERS

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum Vertreter zu bestellen. Der Vertreter nimmt im Namen des Aktionärs an der Hauptversammlung teil und verfügt über dieselben Rechte wie der Aktionär, den er vertritt. Jede Vollmacht muss den/die Vertreter namentlich bezeichnen. Der Aktionär ist in der Anzahl der Personen, die er zu Vertretern bestellt, und in deren Auswahl nicht beschränkt, jedoch darf die Gesellschaft selbst oder ein Mitglied des Vorstands oder des Aufsichtsrats das Stimmrecht als Bevollmächtigter nur ausüben, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung über die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat.

Hat der Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) nach Absprache mit diesem Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung auf einem dafür zugelassenen Wege gegenüber der Gesellschaft die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde; die Vollmacht selbst muss in diesem Fall nicht an die Gesellschaft übermittelt werden.

Wir empfehlen, für die Erteilung (oder den Widerruf) einer Vollmacht die Formulare zu verwenden, die im Internet unter
https://www.frequentis.com/ir (Rubrik > Hauptversammlung > Außerordentliche Hauptversammlung 2019) zur Verfügung stehen.

Als besonderer Service steht den Aktionären ein Vertreter vom Interessenverband für Anleger, IVA, Feldmühlgasse 22, 1130 Wien, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die weisungsgebundene Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Seitens des IVA ist derzeit vorgesehen, dass Herr Dr. Wilhelm Rasinger bei der Hauptversammlung diese Aktionäre vertreten wird. Es ist nicht zwingend, dass Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen wollen, Herrn Dr. Wilhelm Rasinger zum Vertreter bestellen. Für die Bevollmächtigung von Dr. Wilhelm Rasinger ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.frequentis.com/ir (Rubrik > Hauptversammlung > Außerordentliche Hauptversammlung 2019) ein spezielles Vollmachtsformular abrufbar.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Herrn Dr. Wilhelm Rasinger vom IVA unter Tel. +43 (0)1 8763343 30, Fax +43 (0)1 8763343 39 oder E-Mail wilhelm.rasinger@iva.or.at.

Die Kosten für die Stimmrechtsvertretung durch Herrn Dr. Wilhelm Rasinger werden von der FREQUENTIS AG getragen. Sämtliche übrige Kosten, insbesondere die eigenen Bankspesen für die Depotbestätigung oder Portokosten, hat der Aktionär zu tragen.

Der Aktionär hat Herrn Dr. Wilhelm Rasinger Weisungen zu erteilen, wie dieser (oder allenfalls ein von Herrn Dr. Wilhelm Rasinger bevollmächtigter Subvertreter) das Stimmrecht auszuüben hat. Herr Dr. Wilhelm Rasinger übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Ohne ausdrückliche Weisung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt hat sich der Stimmrechtsvertreter in Bezug auf diesen Tagesordnungspunkt der Stimme zu enthalten. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hiezu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt. Bitte beachten Sie, dass der Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Erhebung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennimmt.

Erklärungen über die Erteilung von Vollmachten (einschließlich zur Bevollmächtigung von Herrn Dr. Wilhelm Rasinger) können der Gesellschaft ausschließlich auf einem der folgenden Wege bis spätestens
19. September 2019 um 13:00 Uhr (MESZ) in Textform übermittelt werden:

– per E-Mail: anmeldung.frequentis@hauptversammlung.at, wobei die Depotbestätigung in Textform, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist,

– per Telefax: +43 (0)1 8900 500 69,

– per SWIFT: GIBAATWGGMS (Message Type MT598 oder MT599, bitte unbedingt ISIN ATFREQUENT09 im Text angeben),

– per Post, Kurierdienst oder persönlich an: c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH (als Zustellbevollmächtigter der FREQUENTIS AG) Köppel Nr. 60, 8242 St. Lorenzen am Wechsel, Österreich; Betreff „Ao HV FREQUENTIS AG 2019“.

Am Tag der Hauptversammlung kann eine Vollmacht lediglich persönlich durch Vorlage bei der Registrierung zur Hauptversammlung am Versammlungsort übergeben werden.

Eine erteilte Vollmacht kann vom Aktionär widerrufen werden. Die vorstehenden Vorschriften (einschließlich Fristen) über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht. Der Widerruf wird erst wirksam, wenn er der Gesellschaft (rechtzeitig) zugegangen ist.

HINWEIS AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE IM ZUSAMMENHANG MIT DER HAUPTVERSAMMLUNG

Beantragung von Tagesordnungspunkten

Gemäß § 109 AktG können Aktionäre, deren Anteile (einzeln oder) zusammen mindestens fünf Prozent des Grundkapitals erreichen, verlangen, dass Punkte auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen (alles jedenfalls in einer deutschen Sprachfassung). Die Antragsteller müssen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung durchgehend Inhaber der Aktien sein. Das schriftliche Aktionärsverlangen (von jedem Antragsteller eigenhändig unterfertigt oder firmenmäßig gezeichnet oder mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen) muss der Gesellschaft (FREQUENTIS AG, z. H. Herrn Stefan Marin, Innovationsstraße 1, 1100 Wien, Österreich, E-Mail: investor-relations@frequentis.com) spätestens am 19. Tag vor der Hauptversammlung, sohin spätestens am
1. September 2019, zugehen.

Bei depotverwahrten Inhaberaktien ist mit dem Antrag eine Depotbestätigung einzureichen, aus der hervorgeht, dass der/die Antragsteller seine/ihre Aktien im Zeitpunkt der Antragstellung seit mindestens drei Monaten ununterbrochen hält/halten, und die im Zeitpunkt des Einlangens bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage ist. Bei mehreren Aktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von fünf Prozent des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Im Übrigen gelten für die Ausstellung, den Inhalt und die Übermittlung von Depotbestätigungen dieselben Regelungen, wie zuvor unter dem Punkt „NACHWEISSTICHTAG, TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND DEPOTBESTÄTIGUNG“ ausgeführt.

Wenn der Antrag und eine oder mehrere Depotbestätigungen auf getrennten Wegen an die Gesellschaft übermittelt werden, müssen alle Dokumente spätestens am
1. September 2019 bei der Gesellschaft eingelangt sein.

Beschlussvorschläge von Aktionären

Gemäß § 110 AktG können Aktionäre, deren Anteile (einzeln oder) zusammen mindestens ein Prozent des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden. Ein Beschlussvorschlag muss jedenfalls in einer deutschen Sprachfassung vorgelegt werden.

Beschlussvorschläge sind an FREQUENTIS AG, z. H. Herrn Stefan Marin, Innovationsstraße 1, 1100 Wien, Österreich, Telefax +43 (0)1 811 50 77 1074, E-Mail: investor-relations@frequentis.com, zu richten und müssen spätestens am
11. September 2019 einlangen. Zulässige Beschlussvorschläge werden binnen zwei Werktagen nach Einlangen auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.frequentis.com/ir (Rubrik > Hauptversammlung > Außerordentliche Hauptversammlung 2019) zugänglich gemacht.

Bei depotverwahrten Inhaberaktien ist mit dem Antrag eine Depotbestätigung einzureichen, aus der hervorgeht, dass der/die Antragsteller im Zeitpunkt der Ausstellung Aktionär/e ist/sind, und die im Zeitpunkt des Einlangens bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage ist. Bei mehreren Aktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von ein Prozent des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Im Übrigen gelten für die Ausstellung, den Inhalt und die Übermittlung von Depotbestätigungen dieselben Regelungen, wie zuvor unter dem Punkt „NACHWEISSTICHTAG, TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG UND DEPOTBESTÄTIGUNG“ ausgeführt.

Wenn der Antrag und eine oder mehrere Depotbestätigungen auf getrennten Wegen an die Gesellschaft übermittelt werden, müssen alle Dokumente spätestens am
11. September 2019 bei der Gesellschaft eingelangt sein.

Über einen Beschlussvorschlag, der gemäß § 110 AktG auf der Internetseite der Gesellschaft bekannt gemacht wurde, ist gemäß § 119 Absatz 2 AktG nur dann abzustimmen, wenn er in der Versammlung als Antrag wiederholt wird.

Für Wahlen in den Aufsichtsrat ist zusätzlich Folgendes zu beachten: Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Absatz 2 AktG. Bei der Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern hat die Hauptversammlung die Kriterien des § 87 Absatz 2a AktG zu beachten; insbesondere die fachliche und persönliche Qualifikation der Mitglieder, die fachlich ausgewogene Zusammensetzung des Aufsichtsrats, Aspekte der Diversität und der Internationalität sowie die berufliche Zuverlässigkeit. Für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern wird weiters bekannt gemacht, dass § 86 Absatz 7 AktG betreffend die quotenmäßige Gleichstellung von Frauen und Männern im Aufsichtsrat und das Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Absatz 7 AktG (= 30%) jedenfalls solange auf die Gesellschaft nicht anwendbar ist, als sich der Aufsichtsrat der Gesellschaft aus weniger als sechs Kapitalvertretern zusammensetzt. Derzeit setzt sich der Aufsichtsrat aus vier Kapitalvertretern (vier Männer) und zwei Arbeitnehmervertretern (einer Frau und einem Mann) zusammen. Aufgrund der Nichtanwendbarkeit des § 86 Absatz 7 AktG wurde kein Widerspruch gemäß § 86 Absatz 9 AktG erhoben. Eine Erhöhung der Anzahl der Kapitalvertreter auf sechs oder mehr ist seitens des Aufsichtsrats der Gesellschaft in dieser Hauptversammlung nicht beabsichtigt.

Gemäß § 87 Absatz 6 AktG müssen bei der FREQUENTIS AG als börsenotierte Gesellschaft Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern samt den Erklärungen gemäß § 87 Absatz 2 AktG für jede vorgeschlagene Person spätestens am fünften Werktag vor der Hauptversammlung, somit am
13. September 2019, auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, widrigenfalls die betreffende Person nicht in die Abstimmung einbezogen werden darf. Die Stellung eines entsprechenden Antrags in der Hauptversammlung ist demnach nicht möglich.

Auskunftsrecht

Gemäß § 118 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen, die Lage des Konzerns sowie die in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre. Die Auskunft darf auch verweigert werden, soweit sie auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft in Form von Frage und Antwort über mindestens sieben Tage vor Beginn der Hauptversammlung durchgehend zugänglich war.

Wir bitten die Aktionäre, Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitungszeit bedarf, zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform, beispielsweise als PDF, an die Gesellschaft ausschließlich an die E-Mail investor-relations@frequentis.com zu richten.

Antragsrecht

Gemäß § 119 AktG sind jeder Aktionär, der Vorstand und der Aufsichtsrat berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung. Über einen Gegenstand der Verhandlung, der nicht ordnungsgemäß als Tagesordnungspunkt bekannt gemacht wurde, darf kein Beschluss gefasst werden.

Ein Beschlussvorschlag eines Aktionärs gemäß § 110 AktG wird erst dadurch zu einem Antrag, dass er in der Hauptversammlung wiederholt wird.

Es wird nochmals darauf hingewiesen, dass ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds zwingend die Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG samt einer Erklärung gemäß § 87 Absatz 2 AktG (siehe oben) voraussetzt.

GESAMTANZAHL DER AKTIEN UND DER STIMMRECHTE

Gemäß § 120 Absatz 2 Ziffer 1 BörseG 2018 wird bekannt gegeben, dass das Grundkapital der FREQUENTIS AG zum Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung EUR 13.200.000,00 beträgt und in 13.199.999 auf Inhaber lautende Stückaktien und eine vinkulierte Namensaktie (Aktie Nr. 1) eingeteilt ist. Jede Aktie gewährt eine Stimme, zusätzlich ist der Inhaber der Aktie Nr. 1 gemäß der Satzung berechtigt, ein Drittel der Kapitalvertreter des Aufsichtsrats zu entsenden.

Die FREQUENTIS AG hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien. Die Gesamtzahl der im Zeitpunkt der Einberufung teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt daher 13.200.000.

Eine von der Hauptversammlung beschlossene Dividende wird gemäß § 7.3.3 der Satzung der FREQUENTIS AG 30 Tage nach Beschlussfassung durch die Hauptversammlung fällig, falls diese nichts anderes beschließt.

INFORMATIONEN FÜR AKTIONÄRE ZUR DATENVERARBEITUNG

Welche personenbezogenen Daten von Aktionären werden verarbeitet und zu welchen Zwecken werden diese verarbeitet?

Die FREQUENTIS AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre und deren Vertreter (insbesondere jene gemäß § 10a Absatz 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Dabei werden personenbezogene Daten von Aktionären und deren Vertreter für folgende Zwecke verarbeitet:

– Organisation und Abhaltung der Hauptversammlungen, einschließlich Überprüfung der Teilnahmeberechtigung/Vollmachten sowie Feststellung des Abstimmungsverhältnisses

– Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung und Ausübung der Aktionärsrechte

– Erstellung der Anmelde-, Vollmachts- und Teilnahmeverzeichnisse

– Erstellung des Hauptversammlungsprotokolls

– Erfüllung von Compliance-Pflichten, einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären und deren Vertreter ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertreter an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung) sowie Artikel 6 Absatz 1 lit f DSGVO zur Wahrung des berechtigten Interesses der FREQUENTIS AG an einer ordnungsgemäßen Durchführung der Hauptversammlung. Für die Verarbeitung ist die FREQUENTIS AG Verantwortlicher iSd Artikel 4 Ziffer 7 DSGVO.

An wen werden personenbezogene Daten von Aktionären übermittelt?

Die FREQUENTIS AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der FREQUENTIS AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten, sofern es sich um Auftragsverarbeiter iSd Artikel 4 Ziffer 8 DSGVO handelt, ausschließlich nach Weisung der FREQUENTIS AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die FREQUENTIS AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein Aktionär bzw. ein Vertreter an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. FREQUENTIS AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärs- und Vertreterdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) dem notariellen Protokoll der Hauptversammlung anzuschließen und als Teil des notariellen Protokolls zum öffentlichen Firmenbuch beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen (§ 120 AktG).

Darüber hinaus können personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Vertretern im Anlassfall auch an die zuständigen Behörden oder Stellen übermittelt werden.

Wie lange werden personenbezogene Daten von Aktionären gespeichert?

Die Daten der Aktionäre bzw. deren Vertreter werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen FREQUENTIS AG oder umgekehrt von der FREQUENTIS AG gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

Welche Rechte haben Aktionäre im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten?

Jeder Aktionär bzw. Vertreter hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre bzw. Vertreter gegenüber der FREQUENTIS AG unentgeltlich über die E-Mail dataprotection.officer@frequentis.com oder über folgende Kontaktdaten geltend machen: FREQUENTIS AG, z. H. Datenschutzbeauftragter, Innovationsstraße 1, 1100 Wien, Österreich.

Zudem steht den Aktionären bzw- Vertretern ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde (Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO) zu.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung der FREQUENTIS AG,
https://www.frequentis.com/de/privacy_policy zu finden.

Wien, im August 2019

Der Vorstand

(Ende)

Aussender: Frequentis AG

Adresse: Innovationsstraße 1, 1100 Wien

Land: Österreich

Ansprechpartner: Stefan Marin

Tel.: +431811501074

E-Mail: stefan.marin@frequentis.com

Website: www.frequentis.com

ISIN(s): ATFREQUENT09 (Aktie)

Börsen: Amtlicher Handel in Wien

Weitere Handelsplätze: Regulierter Markt in Frankfurt

[ Quelle: http://www.pressetext.com/news/20190827028 ]