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PTA-HV: S IMMO AG: Einladung zur 32. ordentlichen Hauptversammlung
16
Sep
Sep
Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG
Wien (pta011/16.09.2021/09:00) – S IMMO AG
Wien
FN 58358 x, ISIN AT0000652250
(„Gesellschaft“)
Einberufung der 32. ordentlichen Hauptversammlung der
S IMMO AG
für Donnerstag, den 14. Oktober 2021 um 10:00 Uhr, Wiener Zeit
Ort der Hauptversammlung im Sinne von § 106 Z 1 AktG
ist im Vienna Marriott Hotel in 1010 Wien, Parkring 12a.
I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG
1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Der Vorstand hat zum Schutz der Aktionäre und der sonstigen Teilnehmer beschlossen, von der gesetzlichen Regelung einer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.
Die Hauptversammlung der S IMMO AG am 14. Oktober 2021 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG, BGBl. I Nr. 16/2020 idF BGBl. I Nr. 156/2020 und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020 idF BGBl. II Nr. 616/2020) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt.
Dies bedeutet, dass nach dem Beschluss des Vorstands bei der Hauptversammlung der S IMMO AG am 14. Oktober 2021 Aktionäre und ihre Vertreter (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.
Die virtuelle Hauptversammlung findet ausschließlich unter physischer Anwesenheit der Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands und der weiteren Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden öffentlichen Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter im Vienna Marriott Hotel in 1010 Wien, Parkring 12a, statt.
Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionäre.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das Recht Widerspruch zu erheben, erfolgen ausschließlich durch einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV.
Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar durch Übermittlung von Fragen in Textform ausschließlich per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.simmoag@hauptversammlung.at der Gesellschaft, sofern die Aktionäre rechtzeitig eine Depotbestätigung im Sinne von § 10a AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und einen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. bevollmächtigt haben.
2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet
Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet übertragen.
Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage von § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV.
Alle Aktionäre der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 14. Oktober 2021 ab 10:00 Uhr, Wiener Zeit, unter Verwendung von geeigneten technischen Hilfsmitteln unter www.simmoag.at/hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung teilnehmen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.
Die technischen Voraussetzungen auf Seiten der Aktionäre sind ein entsprechend leistungsfähiger Internetzugang bzw. eine leistungsfähige Internetverbindung sowie ein internetfähiges Gerät, welches über einen HTML5-tauglichen Internetbrowser mit aktiviertem Javascript verfügt und zur Ton- und Videowiedergabe der Übertragung in der Lage ist (z. B. PC mit Monitor und Lautsprecher, Notebook, Tablet, Smartphone u.Ä.).
Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im Internet haben alle Aktionäre die Möglichkeit, durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung und insbesondere die Präsentation des Vorstands, die Beantwortung der Fragen der Aktionäre und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.
Es wird darauf hingewiesen, dass diese Echtzeitübertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der einzelne Aktionär kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen. Aktionäre können daher über diese Verbindung keine Wortmeldungen abgeben; zum Fragerecht siehe unten Punkt VI.
Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV).
Im Übrigen wird auf die in dieser Einberufung enthaltenen organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung gemäß § 2 Abs 4 COVID-19-GesV hingewiesen.
Wir bitten die Aktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung der folgenden Punkte dieser Einberufung, und zwar Punkt V. zur Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters, Punkt VI., Unterpunkt 4. zur Ausübung des Auskunftsrechts von Aktionären und Punkt VI., Unterpunkt 5. zur Ausübung des Antragsrechts von Aktionären.
II. TAGESORDNUNG
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 31.12.2020 samt Lagebericht und Corporate-Governance-Bericht, des Konzernabschlusses zum 31.12.2020 samt Konzernlagebericht, des Vorschlags für die Gewinnverwendung, des vom Aufsichtsrat erstatteten Berichts für das Geschäftsjahr 2020
2. Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
5. Wahl des Abschlussprüfers und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2021
6. Wahl von bis zu vier Personen in den Aufsichtsrat
7. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht
III. UNTERLAGEN ZUR HAUPTVERSAMMLUNG; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE
Insbesondere die folgenden Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG spätestens ab 23. September 2021 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.simmoag.at/hauptversammlung zugänglich:
* Jahresabschluss mit Lagebericht,
* Corporate-Governance-Bericht,
* Konzernabschluss mit Konzernlagebericht,
* Vorschlag für die Gewinnverwendung,
* gesonderter nichtfinanzieller Bericht,
* Bericht des Aufsichtsrats
jeweils für das Geschäftsjahr 2020;
* Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 7,
* Vergütungsbericht,
* Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat zu TOP 6 gemäß § 87 Abs 2 AktG samt Lebenslauf,
* Vollmachtsformular für die besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 COVID-19-GesV,
* Formular für den Widerruf einer Vollmacht,
* Frageformular,
* vollständiger Text dieser Einberufung.
IV. NACHWEISSTICHTAG UND VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 4. Oktober 2021 (24:00 Uhr Wiener Zeit) (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte in dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 11. Oktober 2021 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und an folgende Adressen zugehen muss:
(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gem § 11 Abs 9 genügen lässt
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 – 85
Per E-Mail: anmeldung.simmoag@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)
(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten: S IMMO AG
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen am Wechsel, Köppel 60
Per SWIFT: GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000652250 im Text angeben)
Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und damit die Ausübung der Aktionärsrechte nicht wirksam erfolgen.
Die Aktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):
* Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder ein im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlicher Code (SWIFT-Code)
* Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen
* Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
* Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000652250 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer)
* Zeitpunkt oder Zeitraum auf den sich die Depotbestätigung bezieht
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtags 4. Oktober 2021 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) beziehen.
Die Depotbestätigung wird in deutscher oder englischer Sprache entgegengenommen.
V. BESTELLUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN
Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in Punkt IV. dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bestellen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der S IMMO AG am 14. Oktober 2021 kann gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen, dessen Kosten die Gesellschaft trägt.
Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:
(i) RA Dr. Marie-Agnes Arlt, LL.M.
c/o a2o.legal – Kooperation selbständiger Rechtsanwälte
Ebendorferstraße 6/10, 1010 Wien
Tel.: + 43 (0)1 308 25 80
E-Mail: arlt.simmoag@hauptversammlung.at
(ii) RA Dr. Mario Gall
c/o Pelzmann Gall Größ Rechtsanwälte GmbH
Wagramer Straße 19/33, 1220 Wien
Tel.: + 43 (0)1 26095 2155
E-Mail: gall.simmoag@hauptversammlung.at
(iii) RA Mag. Ewald Oberhammer, LL.M.
c/o Oberhammer Rechtsanwälte GmbH
Karlsplatz 3/1, 1010 Wien
Tel.: + 43 (0)1 503 30 00
E-Mail: oberhammer.simmoag@hauptversammlung.at
(iv) RA Mag. Gernot Wilfling
c/o Müller Partner Rechtsanwälte GmbH
Rockhgasse 6, 1010 Wien
Tel.: + 43 (0)1 535 80 08
E-Mail: wilfling.simmoag@hauptversammlung.at
Jeder Aktionär kann eine der vier oben genannten Personen als seinen besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Person eine Vollmacht erteilen.
Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person ist gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nicht zulässig.
Die Aktionäre werden zur Erleichterung der Durchführung der Hauptversammlung ersucht, die Kommunikation mit den von ihnen jeweils bevollmächtigten besonderen Stimmrechtsvertretern auf Aufträge zur Stellung von Beschlussanträgen, zum Abstimmungsverhalten und zur Erhebung eines Widerspruchs zu beschränken. Das Auskunftsrecht kann hingegen von Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar durch Übermittlung der Fragen per E-Mail direkt an den Vorstand gemäß Punkt VI., Unterpunkt 4.
Es wird eine rechtzeitige Kontaktaufnahme mit dem vom Aktionär bevollmächtigten, besonderen Stimmrechtsvertreter empfohlen, wenn dem vom Aktionär bevollmächtigten, besonderen Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Stellung von Beschlussanträgen, zum Abstimmungsverhalten und zur Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung zu einem oder mehreren Punkt/en der Tagesordnung erteilt werden. Während der Hauptversammlung ist eine Kommunikation mit den Stimmrechtsvertretern ausschließlich über E-Mail an die oben angegebene E-Mail-Adresse des jeweiligen besonderen Vertreters möglich.
Für die Prüfung der Identität des Aktionärs, insbesondere während der Hauptversammlung, muss in dem Vollmachtsformular im vorgesehenen Feld jene E-Mail-Adresse angegeben werden, die für den Versand von Fragen und die Erteilung von Aufträgen an den besonderen Stimmrechtsvertreter gegebenenfalls verwendet werden wird. Weiters wird mit der Unterschrift bestätigt, dass nur der jeweilige Aktionär Zugriff auf die dort angegebene E-Mail-Adresse hat.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist auf der Internetseite der Gesellschaft spätestens ab 23. September 2021 unter www.simmoag.at/hauptversammlung ein Vollmachtsformular abrufbar. Es wird gebeten, dieses Vollmachtsformular zu verwenden. Bitte lesen Sie dieses Vollmachtsformular genau durch.
Die Vollmachten sollten in Ihrem Interesse spätestens am 12. Oktober 2021, 16:00 Uhr, bei der entsprechenden unten genannten E-Mail-Adresse Ihres Stimmrechtsvertreters einlangen:
(i) arlt.simmoag@hauptversammlung.at
(ii) gall.simmoag@hauptversammlung.at
(iii) oberhammer.simmoag@hauptversammlung.at
(iv) wilfling.simmoag@hauptversammlung.at
Durch diese Art der Übermittlung hat der von Ihnen ausgewählte und bevollmächtigte besondere Stimmrechtsvertreter, nicht hingegen einer der übrigen Stimmrechtsvertreter, unmittelbar Zugriff auf die Vollmacht.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter am Versammlungsort ist jedoch zum Zweck der Wahrung der besonderen Maßnahmen aufgrund von COVID-19 ausdrücklich ausgeschlossen.
Neben der Übermittlung an die oben angeführten E-Mail-Adressen stehen ausschließlich folgende Kommunikationswege und Adressen für die Übermittlung der Vollmachten zur Verfügung:
Per Post oder Boten: S IMMO AG
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
8242 St. Lorenzen am Wechsel, Köppel 60
Per Telefax: +43 (0)1 8900 500 – 85
Per SWIFT: GIBAATWGGMS
(Message Type MT598 oder MT599,
unbedingt ISIN AT0000652250 im Text angeben)
Die Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters ist ausschließlich mittels des bereitgestellten, auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbaren Formulars wirksam. Einzelheiten zur Bevollmächtigung, insbesondere zur Textform und zum Inhalt der Vollmacht, ergeben sich aus dem den Aktionären zur Verfügung gestellten Vollmachtsformular.
Bei Bevollmächtigung einer anderen Person ist zu beachten, dass durch eine wirksame Vollmachtskette (Subvollmacht) sichergestellt werden muss, dass für die Ausübung des Stimmrechts, des Antragsrechts und des Widerspruchsrechts in der Hauptversammlung selbst einer der vier besonderen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt wird. Die Bevollmächtigung einer anderen Person als jene der vier besonderen Stimmrechtsvertreter für die Ausübung dieser Rechte in der Hauptversammlung ist im Sinne von § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nicht möglich. Zulässig ist jedoch die Bevollmächtigung anderer Personen zur Ausübung sonstiger Rechte, insbesondere des Auskunfts- und des Rederechts.
Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht, für den ebenfalls ein Formular auf der Internetseite der Gesellschaft zur Verfügung gestellt wird; auch dieses Formular ist für den Fall des Widerrufs der Vollmacht zwingend zu verwenden.
Die besonderen Stimmrechtsvertreter werden das Stimmrecht, das Antragsrecht und das Widerspruchsrecht nur über Weisung ausüben. Liegt zu einem Beschlussantrag keine Weisung vor, wird sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Auch bei Beschlussanträgen, zu welchen eine unklare Weisung (z. B. gleichzeitig FÜR und GEGEN bei demselben Beschlussantrag) erteilt wurde, wird sich der Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten.
Die Aktionäre werden gebeten, dem gewählten Stimmrechtsvertreter ihre Weisungen im hierfür vorgesehenen Abschnitt des Vollmachtsformulars, welches spätestens ab dem 23. September 2021 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.simmoag.at/hauptversammlung abrufbar ist, zu erteilen.
Die Weisungen können gemeinsam mit der Vollmachtserteilung oder auch zu einem späteren Zeitpunkt erteilt werden. Weisungen zur Ausübung des Stimmrechts, des Antragsrechts und des Widerspruchsrechts können vor oder während der Hauptversammlung bis zu dem von der Vorsitzenden jeweils bestimmten Zeitpunkt erteilt werden. Bis zu diesen Zeitpunkten haben die Aktionäre die Möglichkeit, schon erteilte Weisungen abzuändern oder neue Weisungen zu erteilen.
VI. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE NACH DEN §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG
1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG
Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 23. September 2021 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse AT-1010 Wien, Friedrichstraße 10, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Andreas Feuerstein, oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur an die E-Mail-Adresse andreas.feuerstein@simmoag.at oder per SWIFT an die Adresse GIBAATWGGMS zugeht. „Schriftlich“ bedeutet eigenhändige Unterfertigung oder firmenmäßige Zeichnung durch jeden Antragsteller oder, wenn per E-Mail, mit qualifizierter elektronischer Signatur oder bei Übermittlung per SWIFT mit Message Type MT598 oder Type MT599, wobei unbedingt ISIN AT0000652250 im Text anzugeben ist.
Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.
2. Beschlussvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 5. Oktober 2021 (24:00 Uhr, Wiener Zeit) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 (0)1 22795 91125; per Post, Boten oder persönlich an S IMMO AG, AT-1010 Wien, Friedrichstraße 10, Abteilung Investor Relations, z.H. Herrn Andreas Feuerstein, oder per E-Mail an andreas.feuerstein@simmoag.at, wobei das Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.
Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.
Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1 % vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.
3. Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG
Zum Tagesordnungspunkt 6. „Wahl von bis zu vier Personen in den Aufsichtsrat“ und der allfälligen Erstattung eines entsprechenden Wahlvorschlags durch Aktionäre gemäß § 110 AktG macht die Gesellschaft folgende Angaben:
Die Hauptversammlung vom 12. Oktober 2020 hat weder die Verlängerung von Mandaten beschlossen noch andere Personen in den Aufsichtsrat gewählt. Von den vier Kapitalvertretern sind zwei Männer und zwei Frauen.
Gemäß § 110 ArbVG wurden zwei Mitglieder vom Betriebsrat in den Aufsichtsrat entsandt, und zwar ein Mann und eine Frau.
Mitgeteilt wird, dass ein Widerspruch gemäß § 86 Abs 9 AktG weder von der Mehrheit der Kapitalvertreter noch von der Mehrheit der Arbeitnehmervertreter erhoben wurde und es daher nicht zur Getrennterfüllung, sondern zur Gesamterfüllung des Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG kommt.
§ 8 Abs 1 der Satzung der S IMMO AG bestimmt, dass der Aufsichtsrat aus bis zu zehn von der Hauptversammlung gewählten Mitgliedern besteht.
Bei der allfälligen Erstattung eines Wahlvorschlags durch Aktionäre gemäß § 110 AktG zum Tagesordnungspunkt 6. „Wahl von bis zu vier Personen in den Aufsichtsrat“ ist darauf Bedacht zu nehmen, dass bei einer Anzahl von acht durch die Hauptversammlung zu wählenden Aufsichtsratsmitgliedern im Falle der Annahme mindestens drei Frauen dem Aufsichtsrat angehören müssen.
Da dem Aufsichtsrat schon bisher drei Frauen angehören, wird das Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG jedenfalls auch nach der Wahl in der Hauptversammlung vom 14.10.2021 erfüllt.
4. Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 118 AktG
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunkts erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre ist der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung) und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter (Punkt V. der Einberufung).
Das Auskunftsrecht und das Rederecht können im Wege der elektronischen Post durch Übermittlung einer E-Mail an die eigens dazu eingerichtete E-Mail-Adresse fragen.simmoag@hauptversammlung.at ausgeübt werden. Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens ab dem 23. September 2021 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.simmoag.at/hauptversammlung abrufbar ist, und hängen Sie das ausgefüllte und unterfertigte Formular dem E-Mail als Anhang an.
Falls Sie Ihre Fragen oder Redebeiträge ohne Verwendung des Frageformulars senden, muss die Person des Aktionärs (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des Aktionärs) genannt werden und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders, z. B. durch Angabe des Namens/der Firma, erkennbar gemacht werden (§ 13 Abs 2 AktG). Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben.
Im Falle der Ausübung des Auskunfts- und/oder Rederechts durch einen Bevollmächtigten ist auch ein Vollmachtsnachweis in Textform zu erbringen.
Die Aktionäre werden gebeten, ihre Fragen bereits im Vorfeld der Hauptversammlung in Textform per E-Mail an die Adresse fragen.simmoag@hauptversammlung.at zu übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der Hauptversammlung, das ist der 11. Oktober 2021, bei der Gesellschaft einlangen. Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen.
Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.
Die Aktionäre haben auch während der Hauptversammlung die Möglichkeit, ihre Fragen und Redebeiträge elektronisch an die Gesellschaft zu übermitteln, und zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.simmoag@hauptversammlung.at der Gesellschaft. Bitte beachten sie, dass dafür von der Vorsitzenden während der Hauptversammlung zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können.
Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre ist jedenfalls der Nachweis der Teilnahmeberechtigung gemäß Punkt IV. dieser Einberufung.
5. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG
Jeder Aktionär ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt, in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen.
Anträge können jedoch nur an den vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter übermittelt und von diesem gestellt werden.
Der Zeitpunkt, bis zu dem Weisungen zur Antragsstellung an den besonderen Stimmrechtsvertreter möglich sind, wird im Laufe der virtuellen Hauptversammlung von der Vorsitzenden festgelegt.
Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung gemäß Punkt IV. dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung.
Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat (Punkt 6 der Tagesordnung) können nur von Aktionären, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 5. Oktober 2021 in der oben angeführten Weise (Punkt VI Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen.
Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden.
Hinsichtlich der Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG wird auf die Ausführungen zu Punkt VI Abs 3 verwiesen.
6. Information für Aktionäre zur Datenverarbeitung
Die S IMMO AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG), um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO.
Für die Verarbeitung ist die S IMMO AG die verantwortliche Stelle. Die S IMMO AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, besonderen Stimmrechtsvertretern, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von S IMMO AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der S IMMO AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die S IMMO AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.
Nimmt ein Aktionär an der virtuellen Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder und der Notar in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. S IMMO AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG).
Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die S IMMO AG oder umgekehrt von der S IMMO AG gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.
Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der S IMMO AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse media@simmoag.at oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
S IMMO AG
1010 Wien, Friedrichstraße 10
Telefon: +43 (0)1 22795-1112
Telefax: +43 (0)1 22795-91112
Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu.
Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der S IMMO AG www.simmoag.at zu finden.
VII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE
1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 267.457.923,62 und ist zerlegt in 73.608.896 auf Inhaber lautende Stückaktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme in der virtuellen Hauptversammlung.
Die Gesellschaft hält per 12.09.2021 2.737.372 eigene Aktien. Hieraus stehen ihr keine Rechte zu, auch nicht das Stimmrecht. Eine Veränderung im Bestand eigener Aktien bis zur Hauptversammlung und damit der Gesamtzahl der Stimmrechte wird in dieser bekannt gegeben werden.
Es bestehen nicht mehrere Aktiengattungen.
2. Keine physische Anwesenheit
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der kommenden virtuellen Hauptversammlung am Versammlungsort aufgrund der gesetzlichen Vorgaben weder Aktionäre noch Gäste persönlich zugelassen sind.
Wien, im September 2021
Der Vorstand
(Ende)
Aussender: S IMMO AG
Adresse: Friedrichstraße 10, 1010 Wien
Land: Österreich
Ansprechpartner: Elisabeth Wagerer
Tel.: +43 1 22795-1120
E-Mail: elisabeth.wagerer@simmoag.at
Website: www.simmoag.at
ISIN(s): AT0000652250 (Aktie)
Börsen: Amtlicher Handel in Wien
