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MeVis Medical Solutions AG
Bremen
ISIN DE000A0LBFE4
WKN A0LBFE
Einberufung zur ordentlichen Hauptversammlung 2026
Eindeutige Kennung des Ereignisses: DE000A0LBFE4-GMET-202603
Sehr geehrte Damen und Herren Aktionäre,
wir laden Sie ein zu der am Donnerstag, den 19. März 2026, um 10:00 Uhr MEZ im Atlantic Hotel Universum, Saal 1b, Wiener Straße 4, in 28359 Bremen, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der MeVis Medical Solutions AG („Gesellschaft“) mit dem Sitz in Bremen.
Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses zum 30. September 2025 sowie des Lageberichtes für die MeVis Medical Solutions AG für das Geschäftsjahr 2024/2025 mit dem erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben nach § 289a HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024/2025
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 des Aktiengesetzes (AktG) festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung entfällt daher.
Die Unterlagen zu Punkt 1 der Tagesordnung können ab dem Tag der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
eingesehen werden. Darüber hinaus werden die Unterlagen den Aktionären während der Hauptversammlung zugänglich gemacht und erläutert.
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| 2. |
Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2024/2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem im Geschäftsjahr 2024/2025 (1. Oktober 2024 bis 30. September 2025) amtierenden Mitglied des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2024/2025
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024/2025 (1. Oktober 2024 bis 30. September 2025) amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2025/2026
Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2025/2026 (1. Oktober 2025 bis 30. September 2026) zu wählen.
Der Prüfungsausschuss hat gemäß Art. 16 Absatz 2 Unterabsatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) erklärt, dass seine Empfehlung frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Klausel der in Artikel 16 Absatz 6 der EU-Abschlussprüferverordnung genannten Art auferlegt wurde.
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| 5. |
Neuwahl von Aufsichtsratsmitgliedern
Die Amtszeit der von der Hauptversammlung gewählten Aufsichtsratsmitglieder Frau Kimberley Honeysett, Herr Shubham Maheshwari und Herr Sunny Sanyal endet mit Ablauf der Hauptversammlung am 19. März 2026. Somit ist eine Neuwahl des Aufsichtsrats erforderlich.
Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 8 der Satzung der MeVis Medical Solutions AG in Verbindung mit §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG aus drei Mitgliedern zusammen, die als Vertreter der Aktionäre von der Hauptversammlung zu wählen sind.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die nachfolgend genannten Personen jeweils mit Wirkung ab der Beendigung der ordentlichen Hauptversammlung am 19. März 2026 für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2029/2030 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:
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Herrn Matthew A. Martinez, Lehi, Utah, USA
Leiter der Rechtsabteilung & Generalsekretär (General Counsel & Corporate Secretary) der Varex Imaging Corporation, Salt Lake City, Utah, USA
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| b) |
Herrn Shubham Maheshwari, Sandy, Utah, USA
Finanzvorstand (CFO) der Varex Imaging Corporation, Salt Lake City, Utah, USA
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| c) |
Herrn Sunny S. Sanyal, Sandy, Utah, USA
Vorstandsvorsitzender (CEO) der Varex Imaging Corporation, Salt Lake City, Utah, USA
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Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchzuführen.
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Ergänzende Angaben zu Tagesordnungspunkt 5
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| a) |
Herr Matthew A. Martinez
Wohnort: Lehi, Utah, USA
Ausbildung/Studium:
| • |
Juris Doctorate (Doktor der Rechtswissenschaften), Vanderbilt University School of Law, Nashville, Tennessee, USA
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| • |
Bachelor of Arts in Politikwissenschaft, Brigham Young University, Provo, Utah, USA
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Beruflicher Werdegang:
Über 20 Jahre internationale Erfahrung als Jurist sowohl in Anwaltskanzleien als auch in Wirtschaftsunternehmen mit umfangreichen Kenntnissen in den Bereichen Lizensierung und strategische Transaktionen, darunter Übernahmen, Veräußerungen, Joint Ventures sowie Anleihe- und Aktienemissionen, u.a.:
| • |
General Counsel bei Energy Exemplar, einem führenden Anbieter von Energieanalyse-Software und SaaS
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Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
| • |
Herrn Martinez wird voraussichtlich im Februar 2026 als Mitglied des Aufsichtsrats der Varex Imaging Deutschland AG, Willich bestellt.
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Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
| • |
Herrn Martinez wird voraussichtlich im Februar 2026 als Mitglied des Verwaltungsrats der Varex Imaging International AG, Steinhausen, Schweiz, bestellt.
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| b) |
Herr Shubham Maheshwari
Wohnort: Sandy, Utah, USA
Ausbildung/Studium:
| • |
Master of Business Administration (MBA) in Finanzen, Wharton Business School – University of Pennsylvania, Philadelphia, PA, USA
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| • |
Bachelor in Chemieingenieurwesen vom Indian Institute of Technology, Delhi, Indien
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Beruflicher Werdegang:
Über 20 Jahre Berufserfahrung in verschiedenen Führungspositionen in den Bereichen Finanzen, Treasury, M&A und Corporate Controlling in privaten und börsennotierten High-Tech-Unternehmen der Elektroindustrie und Medizintechnik, u.a.:
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CFO bei SiFive, Inc.
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| – |
CFO und COO bei Veeco Instruments, Inc.
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| – |
Senior Vice President, Finance bei Spansion, Inc.
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Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
| • |
Mitglied des Aufsichtsrats der Varex Imaging Deutschland AG, Willich
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Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
| • |
Mitglied des Verwaltungsrats der Varex Imaging International AG, Steinhausen, Schweiz; Herr Maheshwari wird voraussichtlich im Februar 2026 aus dem Verwaltungsrat der Varex Imaging International AG, Steinhausen, Schweiz, ausscheiden.
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| c) |
Herr Sunny S. Sanyal
Wohnort: Sandy, Utah, USA
Ausbildung/Studium:
| • |
Master of Business Administration, Harvard Business School, Boston, MA, USA
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| • |
Master of Science in Wirtschaftsingenieurwesen, Louisiana State University, LA, USA
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| • |
Bachelor of Engineering in Elektrotechnik, University of Bombay, Indien
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Beruflicher Werdegang:
Vor der Abspaltung von Varex von Varian Medical Systems: Senior Vice President und Präsident von Varians Geschäftsbereich Imaging Components, der die Röntgenprodukte und den Geschäftsbereich Sicherheits- und Inspektionsprodukte umfasste. Langjährige Berufserfahrung und seit dem Jahr 2000 in verschiedenen Führungspositionen in der Produktentwicklung und im Marketing von Software- und Medizintechnikunternehmen, u.a.:
| – |
Vice President/General Manager bei GE Medical Systems
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| – |
President von McKesson Provider Technologies
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| – |
President von Imaging Components bei Varian Medical Systems, Inc.
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Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten:
| • |
Mitglied des Aufsichtsrats der Varex Imaging Deutschland AG, Willich
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Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:
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Die Wahlvorschläge berücksichtigen die vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele und streben die Ausfüllung des vom Aufsichtsrat erarbeiteten Kompetenzprofils für das Gesamtgremium an. Es ist beabsichtigt, dass Herr Matthew Martinez für den Fall seiner Wahl in den Aufsichtsrat im Anschluss an die Hauptversammlung von den Mitgliedern des Aufsichtsrats zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats gewählt wird.
Herr Martinez, Herr Maheshwari und Herr Sanyal sind bei der Varex Imaging Corporation beschäftigt. Herr Maheshwari und Herr Sanyal sind Mitglieder des Aufsichtsrats der Varex Imaging Deutschland AG. Zudem wird voraussichtlich im Februar 2026 auch Herr Martinez als Mitglied des Aufsichtsrats der Varex Imaging Deutschland AG bestellt. Die Varex Imaging Corporation hält über die Varex Imaging Deutschland AG die Aktienmehrheit an der Gesellschaft. Zudem besteht zwischen der Varex Imaging Deutschland AG und der Gesellschaft ein Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag. Im Übrigen stehen Herr Martinez, Herr Maheshwari und Herr Sanyal nach Einschätzung des Aufsichtsrats in keinen nach der Empfehlung C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex (in der Fassung vom 28. April 2022) offenzulegenden persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zu der Gesellschaft oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionär. Weitere Informationen zu den vorgeschlagenen Kandidaten sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
veröffentlicht.
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| 6. |
Beschlussfassung über die Billigung des gemäß § 162 Aktiengesetz erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das Geschäftsjahr 2024/2025
Gemäß § 162 AktG haben Vorstand und Aufsichtsrat einer börsennotierten Aktiengesellschaft jährlich einen Vergütungsbericht über die Vergütung der Organmitglieder zu erstellen. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Absatz 3 AktG durch den Abschlussprüfer Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hamburg, darauf geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Absatz 1 und 2 AktG enthalten sind.
Gemäß § 120a Absatz 4 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsberichts für das vorausgegangene Geschäftsjahr zu beschließen.
Der Vergütungsbericht ist vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zugänglich. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024/2025 zu billigen.
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| 7. |
Beschlussfassung über die Billigung des Systems zur Vergütung der Vorstandsmitglieder
Der Aufsichtsrat der MeVis Medical Solutions AG hat am 22. Januar 2026 ein aktualisiertes System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder beschlossen, das der Hauptversammlung gemäß § 120a Absatz 1 AktG zur Billigung vorgelegt werden soll. Gemäß § 120a Absatz 1 Satz 1 AktG hat die Hauptversammlung einer börsennotierten Gesellschaft mindestens alle vier Jahre sowie bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder zu beschließen. Die letzte Beschlussfassung nach § 120a Absatz 1 AktG erfolgte in der ordentlichen Hauptversammlung am 25. März 2025.
Das am 22. Januar 2026 beschlossene aktualisierte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder ist vom Tag der Einberufung an auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zugänglich.
Der Aufsichtsrat schlägt vor, das vom Aufsichtsrat am 22. Januar 2026 beschlossene aktualisierte System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder zu billigen.
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Teilnahmebedingungen
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – zugelassen, die am Tage der Hauptversammlung im Aktienregister als Aktionäre der Gesellschaft eingetragen sind und die sich bei der Gesellschaft nicht später als am 12. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, angemeldet haben.
Die Anmeldung kann elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
oder in Textform erfolgen.
Nach frist- und ordnungsgemäßer Anmeldung werden Eintrittskarten für die Hauptversammlung als organisatorische Hilfsmittel übersandt bzw. am Versammlungsort hinterlegt.
Bitte melden Sie sich frühzeitig an, wenn Sie eine Teilnahme an der Hauptversammlung beabsichtigen, um die Organisation der Hauptversammlung zu erleichtern.
Maßgeblich für das Stimmrecht ist der im Aktienregister eingetragene Bestand am Tag der Hauptversammlung. Aus abwicklungstechnischen Gründen werden allerdings in der Zeit vom 13. März 2026, 00:00 Uhr MEZ, bis einschließlich zum Tag der Hauptversammlung am 19. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Der für Ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung maßgebliche Aktienbestand entspricht somit Ihrem am 12. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, im Aktienregister eingetragenen Aktienbestand. Mit dem Umschreibungsstopp geht keine Sperre der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes einher.
Anmeldung bei der Gesellschaft unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals
Aktionäre können sich bei der Gesellschaft bis 12. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, elektronisch unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren anmelden.
Für die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Aktionären, die spätestens am 26. Februar 2026, 00:00 Uhr MEZ, im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, werden die individuellen Zugangsdaten (Zugangskennung und Passwort) zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung zugesandt.
Anmeldung in Textform
Aktionäre können sich bei der Gesellschaft bis 12. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, in Textform unter der folgenden Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse anmelden:
MeVis Medical Solutions AG
c/o meet2vote AG
Marienplatz 1
84347 Pfarrkirchen
Deutschland
Telefax: +49 (0)8561 9069 707
E-Mail: mevis@meet2vote.de
Zur Erleichterung der Anmeldung in Textform wird den Aktionären, die spätestens am 26. Februar 2026, 00:00 Uhr MEZ, im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind, zusammen mit der Einladung zur Hauptversammlung ein Anmeldeformular übersandt. Dieses Anmeldeformular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zum Download bereit. Es kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter mevis@meet2vote.de angefordert werden.
Sofern für die Anmeldung nicht das von der Gesellschaft versandte Formular verwendet wird, ist durch eindeutige Angaben für eine zweifelsfreie Identifizierung des sich anmeldenden Aktionärs zu sorgen, zum Beispiel durch die Nennung des vollständigen Namens bzw. der vollständigen Firma des Aktionärs, der Anschrift und der Aktionärsnummer. Die individuellen Zugangsdaten für das passwortgeschützten HV-Portal werden diesen Aktionären nach Eingang der Anmeldung bei der Gesellschaft zugesandt.
Stimmrechtsvertretung
Aktionäre, die am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind und sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z.B. einen Intermediär, ein Kreditinstitut, einen Stimmrechtsberater, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft gemäß § 134 Absatz 3 Satz 2 AktG eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Davon unberührt bleibt die Möglichkeit, für Aktien der Gesellschaft, die ein Aktionär in unterschiedlichen Wertpapierdepots hält, jeweils einen eigenen Vertreter für die Hauptversammlung zu bestellen. Auch im Fall der Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung erforderlich. Ist ein Intermediär im Aktienregister eingetragen, so kann er das Stimmrecht für Aktien, die ihm nicht gehören, nur aufgrund einer Ermächtigung des Aktionärs ausüben.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen grundsätzlich der Textform; § 135 AktG bleibt hiervon unberührt. Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre sollten sich in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abstimmen.
Die Vollmacht kann gegenüber dem zu Bevollmächtigenden oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden. Erfolgt die Erteilung der Vollmacht, deren Änderung oder ihr Widerruf durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, so kann die Erklärung spätestens bis zum 18. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, an die folgende Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse gerichtet werden:
MeVis Medical Solutions AG
c/o meet2vote AG
Marienplatz 1
84347 Pfarrkirchen
Deutschland
Telefax: +49 (0)8561 9069 707
E-Mail: mevis@meet2vote.de
Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Der Widerruf der Vollmacht kann auch durch die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung oder durch die Erteilung einer Vollmacht an einen anderen Bevollmächtigten erfolgen.
Die Erteilung einer Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft, deren Änderung oder ihr Widerruf ist alternativ spätestens bis zum 18. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, auch auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren möglich.
Die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft erteilt, ist ein zusätzlicher Nachweis der Bevollmächtigung nicht erforderlich. Wird die Vollmacht durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, ist die Bevollmächtigung der Gesellschaft gegenüber nachzuweisen, soweit sich aus § 135 AktG nicht etwas anderes ergibt.
Die Übermittlung des Nachweises der Bevollmächtigung kann spätestens bis zum 18. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, an die oben für die Erteilung von Vollmachten angegebene Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft. Um den Nachweis der Bevollmächtigung eindeutig zuordnen zu können, bitten wir Sie, den vollständigen Namen bzw. die Firma, den Wohnort bzw. die Geschäftsanschrift und die Aktionärsnummer des Aktionärs anzugeben. Bitte geben Sie auch den Namen und die Anschrift des Bevollmächtigten an, damit diesem die Eintrittskarte übersandt werden kann.
Der Nachweis kann auch dadurch erbracht werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorzeigt.
Ein Formular zur Eintrittskartenbestellung für einen Bevollmächtigten und die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals werden den am 26. Februar 2026, 00:00 Uhr MEZ, mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt. Ein entsprechendes Formular zur Eintrittskartenbestellung für einen Bevollmächtigten sowie ein Formular zur Vollmachtserteilung stehen auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zum Download bereit. Diese Formulare können zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter mevis@meet2vote.de angefordert werden.
Formulare zur Bevollmächtigung stehen auch während der Hauptversammlung zur Verfügung. Die von der Gesellschaft ausgestellten Eintrittskarten enthalten ebenfalls ein Formular zur Vollmachtserteilung.
Stimmrechtsvertretung durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft
Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären oder deren Bevollmächtigten an, von der Gesellschaft benannte, an die Weisungen der jeweiligen Aktionäre gebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Auch in diesem Fall ist eine frist- und ordnungsgemäße Anmeldung zur Hauptversammlung erforderlich. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden die Stimmrechte der Aktionäre nur entsprechend den ihnen von den Aktionären erteilten Weisungen ausüben; sie sind auch bei erteilter Vollmacht nur zur Stimmrechtsausübung befugt, soweit eine ausdrückliche Weisung zu den einzelnen Beschlussvorschlägen vorliegt.
Die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter hat spätestens bis zum 18. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, in Textform (§ 126b BGB) an die oben für die Erteilung von Vollmachten gegenüber der Gesellschaft genannte Anschrift, Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zu erfolgen. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft.
Alternativ kann die Erteilung oder der Widerruf einer Vollmacht oder die Erteilung oder Änderung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auf elektronischem Weg unter Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
bis zum 18. März 2026, 24:00 Uhr (MEZ), gemäß dem von der Gesellschaft festgelegten Verfahren erfolgen. Ein zusätzlicher Nachweis einer Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter ist nicht erforderlich.
Die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals sowie ein Formular unter anderem zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und zur Weisungserteilung an diese werden den am 26. Februar 2026, 00:00 Uhr (MEZ), mit ihrer Anschrift im Aktienregister eingetragenen Aktionären zusammen mit der Hauptversammlungseinladung übersandt. Ein Formular zur Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und zur Weisungserteilung an diese steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zum Download bereit und kann zudem kostenfrei bei der Gesellschaft z. B. per E-Mail unter mevis@lmeet2vote.de angefordert werden. Die Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte die entsprechenden Zugangsdaten erhält.
Der Widerruf der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter kann auch durch die persönliche Teilnahme des Aktionärs an der Hauptversammlung oder durch die Erteilung einer Vollmacht an einen anderen Bevollmächtigten erfolgen.
Während der Hauptversammlung können vor Ort Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter anderem durch Nutzung des auf der Stimmkarte dafür vorgesehenen Formulars erteilt werden.
Übermittlung von Informationen durch Intermediäre über SWIFT
Neben den oben genannten Wegen der Anmeldung und Stimmabgabe kann die Anmeldung, Eintrittskartenbestellung sowie Vollmachts- und Weisungserteilung sowie deren Änderung gemäß § 67c Aktiengesetz auch über Intermediäre über SWIFT erfolgen. Autorisierte SWIFT-Teilnehmer nutzen dazu bitte
BIC: CPTGDE5WXXX
Instruktionen sind nur gemäß ISO 20022 über SWIFT möglich.
Anmeldungen über SWIFT müssen spätestens bis zum letzten Anmeldetag (SWIFT Enrolment Market Deadline), das heißt bis 12. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, bei der Gesellschaft eingegangen sein. Änderungen von Eintrittskartenbestellungen, Vollmachts- und Weisungserteilungen über SWIFT sind danach noch möglich und müssen bis 18. März 2026, 12:00 Uhr, (SWIFT Vote Market Deadline) bei der Gesellschaft eingegangen sein.
Rechte der Aktionäre: Ergänzung der Tagesordnung (§ 122 Absatz 2 AktG)
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Tagesordnungsergänzungsverlangen müssen schriftlich an den Vorstand gerichtet werden und der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung, also bis zum 16. Februar 2026, 24:00 Uhr MEZ, unter folgender Adresse zugehen:
MeVis Medical Solutions AG
Vorstand
Caroline-Herschel-Straße 1
28359 Bremen
Deutschland
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens hinsichtlich des Mindestaktienbesitzes Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten. Bei der Berechnung dieser 90 Tage bestehen nach § 70 AktG bestimmte Anrechnungsmöglichkeiten. Bekanntzumachende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekanntgemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekanntgemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
bekanntgemacht und den Aktionären mitgeteilt.
Rechte der Aktionäre: Gegenanträge bzw. Wahlvorschläge (§§ 126 Absatz 1, 127 AktG)
Darüber hinaus ist jeder Aktionär berechtigt, Gegenanträge zu Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge zu übersenden.
Die Gesellschaft wird zugänglich zu machende Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zugänglich machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung, also bis zum 4. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, der Gesellschaft einen zulässigen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat:
MeVis Medical Solutions AG
Vorstand
Caroline-Herschel-Straße 1
28359 Bremen
Deutschland
Telefax: +49 421 22495-999
E-Mail: HV@mevis.de
Diese Regelungen gelten gemäß § 127 AktG für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern sinngemäß.
Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung Gegenanträge oder Wahlvorschläge zu den verschiedenen Tagesordnungspunkten auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft zu stellen, bleibt unberührt. Wir weisen darauf hin, dass Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der Hauptversammlung nur Beachtung finden, wenn sie dort mündlich gestellt werden.
Rechte der Aktionäre: Auskunftsrecht (§ 131 Absatz 1 AktG)
Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen. Wir weisen darauf hin, dass der Vorstand unter den in § 131 Absatz 3 AktG genannten Voraussetzungen die Auskunft verweigern darf.
Um die sachgerechte Beantwortung zu erleichtern, werden Aktionäre und Aktionärsvertreter, die in der Hauptversammlung Fragen stellen möchten, höflich gebeten, diese Fragen möglichst frühzeitig an o.g. Adresse zu übersenden. Diese Übersendung ist keine förmliche Voraussetzung für die Beantwortung. Das Auskunftsrecht bleibt hiervon unberührt.
Anzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung
Das Grundkapital der Gesellschaft ist eingeteilt in 1.820.000 auf den Namen lautende nennwertlose Aktien (Stückaktien) mit ebenso vielen Stimmen.
Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft
Die Informationen und Unterlagen nach § 124a AktG sind alsbald nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft
https://www.mevis.de/investor-relations/hauptversammlung/hauptversammlung-2026
zugänglich.
Information zum Datenschutz für Aktionäre
Wir, die MeVis Medical Solutions AG, verarbeiten bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Erteilung einer Stimmrechtsvollmacht sowie im Rahmen der Nutzung des passwortgeschützten HV-Portals als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) Ihre personenbezogenen Daten sowie gegebenenfalls die personenbezogenen Daten Ihrer Vertreter (z.B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Nummer der Eintrittskarte und Zugangsdaten zum passwortgeschützten HV-Portal (Zugangskennung und Passwort)). Unsere Aktien sind Namensaktien. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung der Aktionäre sowie die Führung des Aktienregisters rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 67, 118 ff. AktG. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhalten wir diese in der Regel von der Depotbank des Aktionärs.
Die von uns für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter ausschließlich nach unserer Weisung und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der MeVis Medical Solutions AG und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Darüber hinaus sind personenbezogene Daten von Aktionären bzw. Aktionärsvertretern, die ihr Stimmrecht ausüben, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften für andere Aktionäre und Aktionärsvertreter einsehbar (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis, § 129 AktG).
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn Ihre personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr für etwaige Auseinandersetzungen über das Zustandekommen oder die Wirksamkeit von Beschlüssen der Hauptversammlung im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu. Diese Rechte können Sie gegenüber der MeVis Medical Solutions AG unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: MeVis Medical Solutions AG, Caroline-Herschel-Str. 1, 28359 Bremen.
Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.
Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Peter Suhren
FIRST PRIVACY GmbH
ein Unternehmen der datenschutz nord Gruppe
Konsul-Smidt-Str. 88
28217 Bremen
Deutschland
Web: www.first-privacy.com
E-Mail: office@first-privacy.com
Tel.: +49 (0)421-69 66 32 80
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Bremen, im Februar 2026
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