Hauptversammlung gemäß § 107 Abs. 3 AktG
Klagenfurt (pta003/16.05.2020/09:30) – BKS Bank AG
Klagenfurt am Wörthersee
FN 91810s
ISIN AT0000624739 (Vorzugsaktien)
Einberufung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre der
BKS Bank AG für Dienstag, den 9. Juni 2020 um 12:00 Uhr
in 6020 Innsbruck, Stadtforum 1
Die Einberufung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre erfolgt aufgrund eines schriftlichen Verlangens der Aktionärinnen UniCredit Bank Austria AG, FN 150714 p, und CABO Beteiligungsgesellschaft m.b.H., FN 230033 i, vom 8.5.2020.
I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE VERSAMMLUNG OHNE PHYSISCHE PRÄSENZ DER VORZUGSAKTIONÄRE
1. Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)
Der Vorstand hat zum Schutz der Vorzugsaktionäre und sonstigen Teilnehmer beschlossen, die neue gesetzliche Regelung auch für diese gesonderte Versammlung der Vorzugsaktionäre in Anspruch zu nehmen.
Die gesonderte Versammlung der Vorzugsaktionäre der BKS Bank AG am 9. Juni 2020 wird iSd der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020) als „virtuelle Versammlung“ durchgeführt.
Dies bedeutet, dass bei der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre der BKS Bank AG am 9. Juni 2020 Vorzugsaktionäre nicht physisch anwesend sein können.
Die Durchführung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre als virtuelle Versammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im Ablauf der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre sowie in der Ausübung der Rechte der Vorzugsaktionäre.
Die Stimmrechtsausübung, das Recht, Anträge zu stellen und das Recht, Widerspruch zu erheben, erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung und Weisung an einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen unabhängigen besonderen Stimmrechtsvertreter.
Diese vier besonderen Stimmrechtsvertreter werden in der spätestens am 19. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.bks.at/investor-relations/vorzughv-2020 zugänglichen Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gem § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV („Teilnahmeinformation“) genannt.
Das Auskunftsrecht kann während der virtuellen Versammlung selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar ausschließlich in Textform per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse fragen.vorzughv.bks@hauptversammlung.at der Gesellschaft.
Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass bei dieser gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre Stammaktionäre keine Rechte ausüben können, sohin weder das Stimmrecht, das Recht Anträge zu stellen, das Recht Widerspruch zu Protokoll zu erheben, noch das Auskunftsrecht.
2. Übertragung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre im Internet
Die gesonderte Versammlung der Vorzugsaktionäre wird gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4 AktG vollständig in Echtzeit im Internet übertragen.
Alle Vorzugsaktionäre der Gesellschaft können die gesonderte Versammlung der Vorzugsaktionäre am 9. Juni 2020 ab 12:00 Uhr im Internet unter www.bks.at/hauptversammlung-livestream verfolgen.
Durch die Übertragung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre im Internet haben alle Vorzugsaktionäre, die dies wünschen, die Möglichkeit, durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit dem Verlauf der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre zu folgen und die Ausführungen des Vorstands und die Beantwortung der Fragen der Vorzugsaktionäre zu verfolgen.
Die Liveübertragung ermöglicht keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG).
Im Übrigen wird auf die Teilnahmeinformation hingewiesen.
Wir bitten die Vorzugsaktionäre in diesem Jahr um besondere Beachtung dieser Information, in welcher auch der Ablauf der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre dargelegt wird.
II. TAGESORDNUNG
1. Beschlussfassung über die Zustimmung zur Änderung der Satzung in § 4 Abs 1, § 20 und § 25 Abs 4 dahingehend, dass sämtliche bestehenden Vorzugsaktien durch Aufhebung des Vorzugs gemäß § 129 AktG in Stammaktien umgewandelt werden.
III. UNTERLAGEN ZUR GESONDERTEN VERSAMMLUNG DER VORZUGSAKTIONÄRE; BEREITSTELLUNG VON INFORMATIONEN AUF DER INTERNETSEITE
Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab 19. Mai 2020 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.bks.at/investor-relations/vorzughv-2020 zugänglich:
* Einberufungsverlangen der Aktionäre UniCredit Bank Austria AG und CABO Beteiligungsgesellschaft m.b.H.,
* Beschlussvorschlag der Aktionäre UniCredit Bank Austria AG und CABO Beteiligungsgesellschaft m.b.H. zum einzigen Tagesordnungspunkt,
* Vollmachtsformulare für die besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 CO-VID-19-GesV,
* Formular für den Widerruf einer Vollmacht,
* Frageformular,
* vollständiger Text dieser Einberufung sowie
* Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gem § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV („Teilnahmeinformation“).
* Satzungsgegenüberstellung
IV. NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHMEBERECHTIGUNG
Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Versammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Vorzugsaktionärsrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Versammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 30. Mai 2020 (Nachweisstichtag).
Zur Teilnahme an dieser virtuellen Versammlung nach Maßgabe der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Stichtag Vorzugsaktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 4. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss:
(i) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Textform, die die Satzung gemäß § 19 Abs 3 genügen lässt
Per Telefax: +43 (0) 1 8900 500-84
Per E-Mail anmeldung.vorzughv.bks@hauptversammlung.at
(Depotbestätigungen bitte im Format PDF)
(ii) für die Übermittlung der Depotbestätigung in Schriftform
Per Post oder Boten BKS Bank AG
c/o HV-Veranstaltungsservice GmbH
Köppel 60
8242 St. Lorenzen am Wechsel
Per SWIFT BFKK AT 2 K
(Message Type MT598, unbedingt
bei Vorzugsaktien ISIN AT0000624739
im Text angeben)
Die Vorzugsaktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen.
Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Depotbestätigung gemäß § 10a AktG
Die Depotbestätigung ist vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten:
* Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (BIC),
* Angaben über den Vorzugsaktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum bei natürlichen Personen, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,
* Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Vorzugsaktionärs, ISIN AT0000624739,
* Depotnummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,
* Zeitpunkt, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.
Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages 30. Mai 2020 (24:00 Uhr, MESZ) beziehen.
Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder in englischer Sprache entgegen-genommen.
V. BEVOLLMÄCHTIGUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN
Jeder Vorzugsaktionär, der zur Teilnahme an der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in dieser Einberufung Punkt IV nachgewiesen hat, hat das Recht, einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Versammlung der BKS Bank AG am 9. Juni 2020 können gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen.
Die besonderen Stimmrechtsvertreter werden in der Teilnahmeinformation bekannt gegeben.
Jeder Vorzugsaktionär kann eine der vier von der Gesellschaft in der Teilnahmeinformation genannten Personen als seinen besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Vollmacht erteilen.
Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist spätestens am 19. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.bks.at/investor-relations/vorzughv-2020 ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.
Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Regelungen zu beachten.
Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen.
VI. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER VORZUGSAKTIONÄRE GEM §§ 109, 110, 118 UND 119 AKTG
1. Ergänzung der Tagesordnung durch Vorzugsaktionäre nach § 109 AktG
Vorzugsaktionäre, deren Anteile zusammen 5 % des Grundkapitals erreichen und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Schriftform per Post oder Boten spätestens am 21. Mai 2020 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an der Adresse 9020 Klagenfurt am Wörthersee, St. Veiter Ring 43, Vorstandsbüro / Investor Relations, zugeht. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen.
Die Vorzugsaktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Vorzugsaktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Vorzugsaktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 5% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Vorzugsaktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV) verwiesen.
2. Beschlussvorschläge von Vorzugsaktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG
Vorzugsaktionäre, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Vorzugsaktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform spätestens am 28. Mai 2020 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft entweder per Telefax an +43 463 5858 123 oder 9020 Klagenfurt am Wörthersee, St. Veiter Ring 43, Vorstandsbüro / Investor Relations, oder per E-Mail investor.relations@bks.at, wobei das Verlangen in Textform, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht.
Die Vorzugsaktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Vorzugsaktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von 1% des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Vorzugsaktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV) verwiesen.
3. Auskunftsrecht der Vorzugsaktionäre nach § 118 AktG
Jedem Vorzugsaktionär ist auf Verlangen in der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.
Die Vorzugsaktionäre werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-Mail an die Adresse fragen.vorzughv.bks@hauptversammlung.at zu übermitteln und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 4. Juni 2020 bei der Gesellschaft einlangen.
Damit ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches spätestens am 19. Mai 2020 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.bks.at/investor-relations/vorzughv-2020 abrufbar ist.
Ausdrücklich wird jedoch darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gem § 118 AktG während der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre von den Vorzugsaktionären selbst ausschließlich durch Übermittlung von Fragen per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E-Mail-Adresse fragen.vorzughv.bks@hauptversammlung.at ausgeübt werden kann.
Bitte beachten Sie, dass dafür während der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden können.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Vorzugsaktionäre gem § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
4. Anträge von Vorzugsaktionären in der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre nach § 119 AktG
Jeder Vorzugsaktionär ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt, in der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre durch seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Voraussetzung hiefür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung im Sinne dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung.
Genauere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Vorzugsaktionäre gem § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.
5. Information zum Datenschutz der Vorzugsaktionäre
Die BKS Bank AG verarbeitet personenbezogene Daten der Vorzugsaktionäre, insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Vorzugsaktionärs, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten, auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Vorzugsaktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Vorzugsaktionären ist für die Teilnahme von Vorzugsaktionären und deren Vertreter an der virtuellen Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Artikel 6 (1) c) DSGVO. Für die Verarbeitung ist die BKS Bank AG die verantwortliche Stelle. Die BKS Bank AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der BKS Bank AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der BKS Bank AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die BKS Bank AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.
Nimmt ein Vorzugsaktionär an der virtuellen Hauptversammlung teil, können die besonderen Stimmrechtsvertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsver-hältnis) einsehen. Die BKS Bank AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Vorzugsaktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Die Daten der Vorzugsaktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Vorzugsaktionären gegen die BKS Bank AG oder umgekehrt von der BKS Bank AG gegen Vorzugsaktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen. Vorzugsaktionäre haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können betroffene Vorzugsaktionäre gegenüber der BKS Bank AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse bks.datenschutz@bks.at oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: BKS Bank AG, Datenschutzbeauftragte, 9020 Klagenfurt am Wörthersee, St. Veiter Ring 43, Telefon: +43 463 5858 0.
Zudem steht den Vorzugsaktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO zu.
Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite der BKS Bank AG www.bks.at zu finden.
VII. WEITERE ANGABEN UND HINWEISE
Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 85.885.800,– und ist zerlegt in 41.142.900 Stamm-Stückaktien und 1.800.000 Vorzugs-Stückaktien. In der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre sind nur Vorzugsaktien stimmberechtigt, wobei jede Vorzugs-Stückaktie eine Stimme gewährt. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Versammlung 165.959 Vorzugs-Stückaktien als eigene Aktien (Stand 14.05.2020). Hieraus stehen ihr keine Rechte zu, auch nicht das Stimmrecht.
Die Gesamtzahl der stimmberechtigten Aktien (Vorzugsaktien) beträgt demzufolge im Zeitpunkt der Einberufung der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre 1.634.041 Stück.
Keine physische Anwesenheit
Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der kommenden gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre weder Vorzugsaktionäre noch Gäste zum Veranstaltungsort der gesonderten Versammlung der Vorzugsaktionäre kommen können.
Klagenfurt, im Mai 2020
Der Vorstand
(Ende)
Aussender: BKS Bank AG
Adresse: St. Veiter Ring 43, 9020 Klagenfurt
Land: Österreich
Ansprechpartner: Mag. Herbert Titze
Tel.: 0463-5858-120
E-Mail: herbert.titze@bks.at
Website: www.bks.at
ISIN(s): AT0000624705 (Aktie), AT0000624739 (Aktie)
Börsen: Amtlicher Handel in Wien