Unternehmenscenter: Nachrichten

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Donnerstag, den 26. März 2026, um 10:00 Uhr MEZ stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Die Hauptversammlung wird gemäß § 25a Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft als

virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG)

ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abgehalten.

Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten II – X. Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur physischen Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die virtuelle Hauptversammlung wird aus den Räumen des Dorint Hotel Esplanade, Carl-Zeiss-Platz 4, 07743 Jena (Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes) unter

https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv

für die fristgerecht angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten in Ton und Bild live im passwortgeschützten Internetservice übertragen.

Übersicht mit Angaben gemäß § 125 Aktiengesetz in Verbindung mit Tabelle 3 der Durchführungsverordnung (EU) 2018/1212

A. Inhalt der Mitteilung

B. Angaben zum Emittenten

C. Angaben zur Hauptversammlung

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv und damit auch während der virtuellen Hauptversammlung eingesehen werden. Sie werden zudem in der virtuellen Hauptversammlung näher erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit nach § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Eine Beschlussfassung der Hauptversammlung zu diesem Tagesordnungspunkt entfällt damit.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2024/2025 in Höhe von EUR 703.739.699,03 wie folgt zu verwenden:

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, somit am 31. März 2026, fällig.

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die 1.904.491 zum Zeitpunkt der Aufstellung des Jahresabschlusses durch den Vorstand von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,55 je dividendenberechtigter Stückaktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024/2025 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2024/2025 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass seine Vorschläge frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte sind und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt wurde.

Mit Ablauf der virtuellen Hauptversammlung vom 26. März 2026 enden die Amtszeiten der als Vertreter der Anteilseigner gewählten Aufsichtsratsmitglieder Torsten Reitze und Peter Kameritsch. Es sind deshalb Neuwahlen für zwei Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseiger erforderlich. Sowohl Herr Reitze als auch Herr Kameritsch stehen für eine Wiederwahl zur Verfügung.

Darüber hinaus endet die Amtszeit von Herrn Werner Stahl mit Ablauf der virtuellen Hauptversammlung vom 26. März 2026. Herr Werner Stahl ist zum 1. Januar 2026 auf Antrag des Vorstands mit Einverständnis des Aufsichtsratsvorsitzenden gerichtlich zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt worden. Zuvor hatte das Aufsichtsratsmitglied Herr Andreas Pecher sein Amt aufgrund seiner am 1. Januar 2026 beginnenden Tätigkeit als Vorstandsmitglied der Gesellschaft zum 31. Dezember 2025 niedergelegt. Daraufhin wurde Herr Werner Stahl gemäß § 104 Abs. 2 Satz 1 AktG gerichtlich bis zum Ablauf der virtuellen Hauptversammlung vom 26. März 2026 zum Mitglied des Aufsichtsrats bestellt. Herr Werner Stahl möchte seine Tätigkeit im Aufsichtsrat der Gesellschaft fortsetzen und steht für eine Wahl durch die Hauptversammlung zur Verfügung.

Vor diesem Hintergrund sind Neuwahlen für drei Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseiger erforderlich.

Der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG setzt sich gem. §§ 96 Abs. 1, 1. Alt., Abs. 2, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit §§ 1, 6 und 7 Mitbestimmungsgesetz und § 11 Abs. 1 der Satzung aus sechs von den Anteilseignern und sechs von den Arbeitnehmern zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Gemäß § 96 Abs. 2 Satz 1 AktG muss sich der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG zu mindestens 30 % aus Frauen und zu mindestens 30 % aus Männern zusammensetzen. Die Anteilseignerseite im Aufsichtsrat hat der Gesamterfüllung gemäß § 96 Abs. 2 Satz 3 AktG widersprochen, so dass der Mindestanteil von 30 % für Frauen und 30 % für Männer von der Seite der Anteilseigner und der Seite der Arbeitnehmer getrennt zu erfüllen ist. Diese Quote ist auf der Seite der Anteilseignerinnen und Anteilseigner sowie auf der Seite der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit jeweils zwei weiblichen und vier männlichen Mitgliedern von sechs derzeit erfüllt. Nach einer Wiederwahl der vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen wird diese Quote auch weiterhin erfüllt sein.

Der Aufsichtsrat schlägt – auf der Grundlage des Vorschlags des Nominierungsausschusses und unter Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat am 19. September 2023 für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele – vor, folgende Personen als Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner jeweils mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung vom 26. März 2026 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 1. Oktober 2029 bis 30. September 2030 beschließt, zu wählen.

Die Angaben gem. § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG unter lit. a) beziehen sich auf Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und die Angaben unter lit. b) jeweils auf Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

1. Herr Peter Kameritsch, wohnhaft in Eichenau

Senior Advisor bei Horváth, Stuttgart, Deutschland

a)

– Mitglied des Aufsichtsrats und Vorsitzender des Prüfungsausschusses der KION Group AG, Frankfurt am Main, Deutschland

b)

– keine

2. Herr Torsten Reitze, wohnhaft in Aalen

Mitglied der Geschäftsführung & CFO ZEISS Sparte Semiconductor Manufactoring Technology, Oberkochen

a)

– Mitglied des Aufsichtsrats der Carl Zeiss IMT GmbH, Oberkochen, Deutschland

b)

– Mitglied des Board of Directors der Carl Zeiss SMS Ltd., D.N. Misgav, Israel

– Vorsitzender des Board of Directors der Carl Zeiss SMT, Inc. Danvers, USA

– Mitglied des Internal Board of Directors der Carl Zeiss SBE, LLC, White Plains, USA

– Präsident des Verwaltungsrates der Carl Zeiss SMT Switzerland AG, Zürich, Schweiz

3. Herr Werner Stahl, wohnhaft in Rosenheim

Geschäftsführer der Carl Zeiss Jena GmbH, Jena, Deutschland

a)

– keine

b)

– keine

Gemäß Empfehlung C.15 Satz 1 Deutscher Corporate Governance Kodex werden die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchgeführt.

Die Lebensläufe der zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind nach Tagesordnungspunkt 8 unter Anlage zu Tagesordnungspunkt 6 – Angaben zu den zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten – abgedruckt und können auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen werden und werden dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein.

Nach Ansicht des Aufsichtsrats steht Herr Peter Kameritsch nicht in persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Carl Zeiss Meditec AG oder deren Konzernunternehmen, den Organen der Carl Zeiss Meditec AG oder einem wesentlich an der Carl Zeiss Meditec AG beteiligten Aktionär, die nach C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 28. April 2022 offenzulegen wären. Herr Torsten Reitze ist Mitglied der Geschäftsleitung & CFO der ZEISS Sparte Semiconductor Manufactoring Technology der ZEISS Gruppe, Oberkochen. Herr Werner Stahl ist Geschäftsführer der Carl Zeiss Jena GmbH, Jena.

Der Aufsichtsrat hat sich jeweils vergewissert, dass die Kandidaten den für die Aufsichtsratsmitgliedschaft zu erwartenden Zeitaufwand erbringen können.

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Bericht über die im Geschäftsjahr 2024/25 den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung erstellt, welcher auf den Seiten 58 bis 69 des Geschäftsberichts abgedruckt ist. Der Vergütungsbericht kann zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen werden und wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Absatz 3 AktG durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Abs.1 und 2 AktG gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2024/25 zu billigen.

Gemäß § 120a Abs. 1 Satz 1 AktG beschließt die Hauptversammlung der börsennotierten Gesellschaft über die Billigung des vom Aufsichtsrat nach den Vorgaben des § 87a AktG beschlossenen und der Hauptversammlung vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre.

Die Hauptversammlung der Carl Zeiss Meditec AG hat zuletzt am 22. März 2023 das vom Aufsichtsrat vorgelegte Vergütungssystem gebilligt. Der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG hat dieses Vergütungssystem, gestützt auf die Empfehlung des Personal- und Präsidialausschusses des Aufsichtsrats, fortentwickelt und angepasst. Die wesentlichen Änderungen gegenüber dem bislang geltenden Vergütungssystem betreffen insbesondere die Einführung und stärkere Berücksichtigung nichtfinanzieller Leistungsziele (ESG-Ziele) sowie die Anpassung der finanziellen Leistungskriterien in der variablen Vergütung. Darüber hinaus wurde das Vergütungssystem überprüft und fortentwickelt. Aufgrund dieser Änderungen wird das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt werden.

Der Aufsichtsrat hat das fortentwickelte Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder der Carl Zeiss Meditec AG, das ab Beginn des Geschäftsjahres 2025/26 auf alle neuen Vorstandsdienstverträge sowie auf alle Vertragsverlängerungen Anwendung finden soll, in seiner Sitzung vom 2. Februar 2026 beschlossen.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung, gestützt auf die Empfehlung des Personal- und Präsidialausschusses, vor, das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder, das auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen werden kann, zu billigen.

Anlage zu Tagesordnungspunkt 6 – Angaben zu den zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten

Peter Kameritsch

Peter Kameritsch war bis Juni 2025 MTU-Vorstand mit Verantwortung für die Ressorts Finanzen und Informationstechnologie. Peter Kameritsch, der Abschlüsse als Diplom-Physiker und Diplom-Kaufmann innehat, kam im Jahr 1999 zur MTU. Er bekleidete an verschiedenen MTU Standorten Leitungsfunktionen in den Bereichen Finanzen und Investor Relations sowie in der Strategie. Vor seiner Berufung in den Vorstand war er Leiter des Finanzbereichs. Peter Kameritsch wurde 1969 geboren.

Stationen seiner beruflichen Laufbahn

Torsten Reitze

Torsten Reitze ist seit 2018 Mitglied der Geschäftsführung und CFO der ZEISS Sparte Semiconductor Manufacturing Technology. Seit 2021 ist er Mitglied des Aufsichtsrats der im MDax und TecDax gelisteten Carl Zeiss Meditec AG. Torsten Reitze wurde am 31. Januar 1977 in Hamburg geboren. Er absolvierte eine Banklehre bei der Hypo-Vereinsbank AG in Hamburg und schloss sein Studium als Diplom-Kaufmann an der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Eichstätt-Ingolstadt ab.

Stationen seiner beruflichen Laufbahn

Werner Stahl

Werner Stahl ist seit 2025 Managing Director und COO der Carl Zeiss Jena GmbH. Seit 2026 ist er Mitglied im Aufsichtrsrat der im MDax und TechDax gelisteten Carl Zeiss Meditec AG

Werner Stahl wurde 1969 in Straubing geboren. Er schloss 1997 sein Studium der Elektrotechnik als Diplom-Ingenieur an der Fachhochschule Regensburg ab.

Stationen seiner beruflichen Laufbahn

Wir bitten die Aktionäre auch in diesem Jahr um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu den weiteren Aktionärsrechten.

Gemäß § 25a der Satzung der Gesellschaft ist der Vorstand ermächtigt, vorzusehen, dass eine Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Der Vorstand hat von dieser Ermächtigung Gebrauch gemacht und beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 26. März 2026 gemäß § 118a AktG i.V.m. § 25a der Satzung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abzuhalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten besteht die Möglichkeit, die virtuelle Hauptversammlung vollständig in Bild und Ton zu verfolgen. Die Liveübertragung erfolgt dabei ausschließlich – nach Eingabe ihrer individuellen Login-Daten – im passwortgeschützten Internetservice (Informationen zum Zugang nachstehend unter Abschnitt IV).

Bei Nutzung des passwortgeschützten Internetservices während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2026 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.

Weitere Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung sowie den weiteren Rechten der Aktionäre werden nachfolgend näher dargestellt.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Personen berechtigt, die sich gemäß § 22 der Satzung zur Hauptversammlung unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der unten angegebenen Adresse in Textform in deutscher oder englischer Sprache bis spätestens zum unten genannten Tag zugehen. Der Nachweis über den Anteilsbesitz muss sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. Mittwoch, den 4. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, (Nachweisstichtag) beziehen. Der Nachweis des Aktienbesitzes ist in Textform durch den Letztintermediär gemäß den rechtlichen Anforderungen zu erstellen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen spätestens bis zum Ablauf des Donnerstags, den 19. März 2026, (24:00 Uhr MEZ) bei der nachfolgend genannten Anmeldestelle zugehen:

Carl Zeiss Meditec AG
c/o AAA HV Management GmbH
Am Stadion 18-24
51465 Bergisch Gladbach
Deutschland
E-Mail: AFX-HV2026@aaa-hv.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet und den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht als Aktionäre teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Anmeldestelle werden den Aktionären mit der Zugangskarte die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice (siehe nachstehend unter Abschnitt IV.) übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Ab dem 5. März 2026, 0:00 Uhr MEZ, steht nach Eingabe Ihrer individuellen Login-Daten auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv der passwortgeschützte Internetservice zur Verfügung. Über diesen passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) u. a. gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben und elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, vor der Versammlung Stellungnahmen einreichen, am Tag der virtuellen Hauptversammlung diese live in Bild und Ton verfolgen, ihr Rede- und Auskunftsrecht ausüben und Widerspruch gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung zu Protokoll erklären (siehe im Einzelnen nachfolgende Abschnitte V. bis VII.).

Elektronische Briefwahl

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservices ausüben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Elektronische Briefwahlstimmen können bis zu dem durch den Versammlungsleiter für die jeweilige Abstimmung festgelegten Zeitpunkt in der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2026 über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) bei der Gesellschaft gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediäre sowie sonstige nach § 135 AktG Gleichgestellte, können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl soll der passwortgeschützte Internetservice unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv verwendet werden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene elektronische Briefwahlstimme entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Wird bei der elektronischen Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet.

Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Wir bieten unseren Aktionären zudem an, dass sie sich durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter, welche von der Gesellschaft benannt werden, vertreten lassen können. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Zur Ausübung anderer Aktionärsrechte, wie etwa dem Stellen von Fragen oder Anträgen oder der Abgabe von Erklärungen sowie dem Einlegen von Widersprüchen, stehen die Stimmrechtsvertreter nicht zur Verfügung.

Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen in Textform bis spätestens zum Ablauf des 25. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, per Post oder elektronisch (per E-Mail) unter Carl Zeiss Meditec AG, c/o AAA HV Management GmbH, Am Stadion 18-24, 51465 Bergisch Gladbach, Deutschland, E-Mail: AFX-HV2026@aaa-hv.de, zugehen. Alternativ können Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2026 bis zu einem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) erteilt werden.

Vorstehende Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung oder den Widerruf von Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv oder das ihnen gemeinsam mit den individuellen Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Vollmachtsformular zu verwenden. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv abrufbar.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn elektronische Briefwahlstimmen und Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen und unklar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden stets elektronische Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über den passwortgeschützten Internetservice, 2. per E-Mail und 3. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen sonstigen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Aktionärsvereinigung, vertreten lassen und ihr Stimmrecht durch den Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Bevollmächtigte (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von Untervollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

Grundsätzlich bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 Satz 3 AktG der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Aktionäre können für die Vollmachterteilung das Vollmachtsformular benutzen, das sie zusammen mit der Zugangskarte erhalten; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab.

Vollmachten können der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 25. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, per Post oder elektronisch (per E-Mail) übermittelt, geändert oder widerrufen werden: Carl Zeiss Meditec AG, c/o AAA HV Management GmbH, Am Stadion 18-24, 51465 Bergisch Gladbach, Deutschland, E-Mail: AFX-HV2026@aaa-hv.de.

Vollmachten können auch über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren vor und während der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2026 an die Gesellschaft übermittelt, geändert oder widerrufen werden.

Vorstehende Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung oder den Widerruf von Vollmachten.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Rechtsausübung durch einen Bevollmächtigten im Wege elektronischer Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Zugangskarte versendeten persönlichen Zugangsdaten erhält. Die Nutzung der persönlichen Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zusammen mit der Zugangskarte. Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen den Aktionären auch unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zur Verfügung.

Auf der Internetseite https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv können Aktionäre zudem Formulare für die Bevollmächtigung eines Dritten herunterladen. Ein entsprechendes Vollmachtsformular befindet sich außerdem auch auf der Zugangskarte, die die Aktionäre nach Anmeldung erhalten.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 118a, § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und 4, § 127, § 130a, § 131 Abs. 1, 1d und 4 AktG und zu Modalitäten der virtuellen Hauptversammlung und weitergehende Erläuterungen sind im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv abrufbar.

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a BGB (d. h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Carl Zeiss Meditec AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist, also spätestens bis zum Montag, den 23. Februar 2026, 24:00 Uhr MEZ. Entsprechende Verlangen sind an folgende Adresse zu richten:

Carl Zeiss Meditec AG
– Vorstand –
Göschwitzer Straße 51 – 52
07745 Jena
E-Mail: sebastian.frericks@zeiss.com (mit qualifizierter elektronischer Signatur)

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten und, soweit dem Antrag vom Vorstand nicht entsprochen wird, auch bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen halten. Die Regelung des § 121 Abs. 7 AktG findet entsprechende Anwendung (§§ 122 Abs. 2, 122 Abs. 1 Satz 3, § 122 Abs. 3 AktG sowie § 70 AktG).

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv bekannt gemacht und den Aktionären gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG (in der derzeit anwendbaren Fassung) mitgeteilt.

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Anträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/oder Abschlussprüfern übersenden.

Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung werden den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG (in der derzeit anwendbaren Fassung) genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich gemacht, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die unten stehende Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit der Mittwoch, der 11. März 2026, 24:00 Uhr MEZ. Ein Gegenantrag und/oder dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv einsehbar.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 S. 1 AktG i. V. m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend; insbesondere gilt auch hier der Mittwoch, der 11. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten Adresse eingegangen sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv einsehbar.

Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG sind ausschließlich zu richten:

per Post an:

Carl Zeiss Meditec AG
Investor Relations
Göschwitzer Straße 51 – 52
07745 Jena

per E-Mail an die Adresse: investors.med@zeiss.com

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge (einschließlich des Namens des Aktionärs und – im Fall von Anträgen – der Begründung) wird die Gesellschaft im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv nach den gesetzlichen Regeln zugänglich machen. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden nach diesem Datum ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach ordnungsgemäßer Anmeldung auf den oben unter V. beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Sofern der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist (vgl. dazu im Detail oben unter III.), muss der Antrag bzw. der Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge zu stellen bzw. zu machen (vgl. dazu im Detail unter VI.5.).

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Dafür steht ihnen mit den entsprechenden Zugangsdaten (dazu oben unter IV.) der passwortgeschützte Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zur Verfügung.

Stellungnahmen können im passwortgeschützten Internetservice abgegeben werden. Hierfür ist ein Texteingabefeld vorgesehen. Die Länge einer Stellungnahme darf im passwortgeschützten Internetservice 10.000 Zeichen (einschließlich Leerzeichen) nicht überschreiten. Stellungnahmen in Fremdsprachen (außer Deutsch) werden nicht berücksichtigt. Die Einreichung mehrerer Stellungnahmen ist möglich. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten Internetservice zugänglich gemacht wird.

Die Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens am 20. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, einzureichen. Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 21. März 2026, 24:00 Uhr MEZ, in dem nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte mit den entsprechenden Zugangsdaten (dazu oben unter IV.) zugänglichen passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zugänglich gemacht.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, die Stellungnahmen in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthalten, oder wenn der einreichende Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen (dazu unter VI.2.), die Ausübung des Auskunftsrechts (dazu unter VI.4.) sowie die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (dazu unter VII.) ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands sowie zu in der Hauptversammlung in Redebeiträgen (dazu unten unter VI.5.) gestellten Fragen sowie ein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 4 AktG.

Auf Anordnung des Versammlungsleiters gemäß § 131 Abs. 1f AktG können alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden (vgl. dazu im Detail unter VI.5.). Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation nach § 130a Abs. 5 und 6 AktG. Ab Beginn der Hauptversammlung wird über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv (zu den entsprechenden Zugangsdaten oben unter IV.) ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG zu stellen bzw. zu machen (vgl. dazu auch unter Ziff. VI.2.), sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 AktG (vgl. dazu auch unter VI.4.).

Gemäß § 24 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Vorsitzende der Versammlung das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen beschränken.

Die komplette virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Videokommunikation wird im passwortgeschützten Internetservice abgewickelt. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die ihren Redebeitrag über den virtuellen Wortmeldetisch anmelden wollen, benötigen für die Zuschaltung des Redebeitrags entweder ein nicht-mobiles Endgerät (PC, Notebook, Laptop) mit dem installierten Browser Chrome ab Version 89, Edge ab Version 88 oder Safari ab Version 13.1 oder ein mobiles Endgerät (Smartphone). Mobile ANDROID-Smartphones benötigen als installierten Browser Chrome ab Version 89; mobile iOS-Smartphones benötigen als installierten Browser Safari ab Version 13.1. Für Redebeiträge müssen auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann, zur Verfügung stehen. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Personen, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden im passwortgeschützten Internetservice für ihren Redebeitrag freigeschaltet. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Ordnungsgemäß angemeldete und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Ein solcher Widerspruch kann von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter über den passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv erklärt werden. Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme von Widersprüchen über den Internetservice ermächtigt und erhält die Widersprüche über den Internetservice.

Diese Einberufung der virtuellen Hauptversammlung, die nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung können im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen und heruntergeladen werden.

Dies gilt nach § 118a Abs. 6 AktG auch für die elektronisch zur Versammlung zugeschalteten Aktionäre während des Zeitraums der Versammlung. Weiterhin wird während der virtuellen Hauptversammlung das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung und eventuelle Änderungen allen ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionären und ihren Vertretern über den Internetservice unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zur Verfügung stehen.

Nach der virtuellen Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der gleichen Internetadresse zugänglich gemacht.

Im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 89.440.570,00 und ist eingeteilt in 89.440.570 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung daher 89.440.570. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung 1.904.491 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft nach § 71b AktG keine Stimmrechte zustehen.

1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung

Die Carl Zeiss Meditec AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung informieren.

b) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Carl Zeiss Meditec AG, Göschwitzer Straße 51 – 52, 07745 Jena

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Konzerndatenschutzbeauftragter, Carl-Zeiss-Straße 22, 73447 Oberkochen,
E-Mail: dataprivacy@zeiss.com

2. Informationen bezüglich der Verarbeitung

a) Datenkategorien

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung.

b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Mitwirkung an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung sowie für die Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Zudem können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).

Sämtliche Aktien der Carl Zeiss Meditec sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die Carl Zeiss Meditec AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.

c) Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei Druck und Versand der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und der Durchführung). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Carl Zeiss Meditec AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern, die im Wege elektronischer Zuschaltung die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, zur Verfügung gestellt, namentlich über das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG zugänglich zu machende Teilnehmerverzeichnis. Dies gilt auch im Rahmen von Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter in der Hauptversammlung stellen, und bei der Bekanntmachung von Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen sowie Wahlvorschlägen.

d) Datenquellen

Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken). In einigen Fällen können wir personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten.

e) Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträge von Aktionären in der kommenden virtuellen Hauptversammlung werden grundsätzlich nach einem Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen erforderlich ist.

3. Rechte von Betroffenen

Als Betroffener können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben unter 1.c) genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:

Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

A. Inhalt der Mitteilung

B. Angaben zum Emittenten

C. Angaben zur Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre zu der am Mittwoch, den 26. März 2025, um 10:00 Uhr MEZ stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.

Die Hauptversammlung wird gemäß § 25a der Satzung der Gesellschaft als

virtuelle Hauptversammlung gemäß § 118a Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz (AktG)

ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abgehalten.

Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Abschnitten II – X. Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die virtuelle Hauptversammlung wird aus den Räumen des Dorint Hotel Esplanade, Carl-Zeiss-Platz 4, 07743 Jena (Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes) unter

https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv

für die fristgerecht angemeldeten Aktionäre und ihre Bevollmächtigten in Ton und Bild live im passwortgeschützten Internetservice übertragen.

Die vorgenannten Unterlagen können im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv und damit auch während der virtuellen Hauptversammlung eingesehen werden. Sie werden zudem in der virtuellen Hauptversammlung näher erläutert.

Der Aufsichtsrat hat den Jahresabschluss und den Konzernabschluss gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Eine Beschlussfassung zu diesem Tagesordnungspunkt entfällt damit.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2023/2024 in Höhe von EUR 634.961.547,36 wie folgt zu verwenden:

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 AktG ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, somit am 31. März 2025, fällig.

Der Gewinnverwendungsvorschlag berücksichtigt die 1.904.491 zum Zeitpunkt der Aufstellung des Jahresabschlusses durch den Vorstand von der Gesellschaft gehaltenen eigenen Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind. Bis zur Hauptversammlung kann sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien verändern. In diesem Fall wird der Hauptversammlung bei unveränderter Ausschüttung von EUR 0,60 je dividendenberechtigter Stückaktie ein entsprechend angepasster Gewinnverwendungsvorschlag unterbreitet werden.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023/2024 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2023/2024 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

Der Aufsichtsrat schlägt – auf der Grundlage der Empfehlung des Prüfungsausschusses – vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Leipzig, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2024/2025 zu wählen.

Der Prüfungsausschuss hat erklärt, dass sein Vorschlag frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine die Auswahlmöglichkeiten beschränkende Klausel im Sinne von Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 (EU-Abschlussprüferverordnung) auferlegt wurde.

Mit Ablauf der virtuellen Hauptversammlung vom 26. März 2025 enden die Amtszeiten der als Vertreter der Anteilseigner gewählten Aufsichtsratsmitglieder Dr. Karl Lamprecht, Isabel De Paoli und Tania von der Goltz. Es sind deshalb Neuwahlen für drei Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseiger erforderlich.

Der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG setzt sich gem. §§ 96 Abs. 1, 1. Alt., Abs. 2, 101 Abs. 1 AktG in Verbindung mit §§ 1, 6 und 7 Mitbestimmungsgesetz 1976 und § 11 Abs. 1 der Satzung aus sechs von den Anteilseignern und sechs von den Arbeitnehmern zu wählenden Mitgliedern zusammen.

Gemäß § 96 Abs. 2 Satz 1 Aktiengesetz muss sich der Aufsichtsrat der Carl Zeiss Meditec AG zu mindestens 30 Prozent aus Frauen und zu mindestens 30 Prozent aus Männern zusammensetzen. Die Anteilseignerseite im Aufsichtsrat hat der Gesamterfüllung widersprochen, so dass der Mindestanteil von 30 % für Frauen und 30 % für Männer von der Seite der Anteilseigner und der Seite der Arbeitnehmer getrennt zu erfüllen ist. Diese Quote ist auf der Seite der Anteilseignerinnen und Anteilseigner sowie auf der Seite der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit jeweils zwei weiblichen und vier männlichen Mitgliedern von sechs derzeit erfüllt. Nach einer Wahl der vom Aufsichtsrat vorgeschlagenen Personen wird diese Quote auch weiterhin erfüllt sein.

Der Aufsichtsrat schlägt – auf der Grundlage des Vorschlags des Nominierungsausschusses und unter Berücksichtigung der vom Aufsichtsrat am 19. September 2023 für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele – vor, folgende Personen als Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner jeweils mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung vom 26. März 2025 bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 1. Oktober 2028 bis 30. September 2029 beschließt zu wählen.

Die Angaben gem. § 125 Absatz 1 Satz 5 AktG unter lit. a) beziehen sich auf Mitgliedschaften in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten und die Angaben unter lit. b) jeweils auf Mitgliedschaften in vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen.

1. Herr Andreas Pecher, wohnhaft in Aalen

Mitglied des Vorstands der Carl Zeiss AG, Oberkochen

a) b)

– keine

2. Frau Isabel De Paoli, wohnhaft in Kelkheim/Ts.

Partner Private Equity – Healthcare Sector, EQT Partners GmbH, München

a) b)

– keine

3. Frau Prof. Dr. habil. Angelika C. Bullinger-Hoffmann, wohnhaft in Chemnitz

Professorin für Arbeitswissenschaft und Innovationsmanagement, Fakultät Maschinenbau, TU Chemnitz

a)

– Aufsichtsrätin der Paul Hartmann AG, Heidenheim

b)

– Beirätin der Albert Handtmann GmbH & Co. KG, Biberach

Gemäß Empfehlung C.15 Satz 1 Deutscher Corporate Governance Kodex werden die Wahlen zum Aufsichtsrat als Einzelwahl durchgeführt. Aus dem Kreis der Mitglieder des Aufsichtsrats wird vorgeschlagen, Andreas Pecher zum Vorsitzenden des Aufsichtsrats zu wählen.

Die Lebensläufe der zur Wahl vorgeschlagenen Kandidaten sind nach Tagesordnungspunkt 6 unter Anlage zu Tagesordnungspunkt 6 – Angaben zu den zur Wahl vorgeschlagenen Aufsichtsratskandidaten abgedruckt und können auf der Internetseite der Gesellschaft https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen werden.

Nach Ansicht des Aufsichtsrats stehen Frau Isabel de Paoli und Frau Prof. Dr. Angelika C. Bullinger-Hoffmann nicht in persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Carl Zeiss Meditec AG, den Organen der Gesellschaft oder einem wesentlich an der Carl Zeiss Meditec AG beteiligten Aktionär, die nach C.13 des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 28. April 2022 offenzulegen wären. Herr Andreas Pecher ist Mitglied des Vorstands der Mehrheitsgesellschafterin der Gesellschaft, der Carl Zeiss AG.

Der Aufsichtsrat hat sich jeweils vergewissert, dass Andreas Pecher, Isabel De Paoli und Prof. Dr. habil. Angelika C. Bullinger-Hoffmann den für die Aufsichtsratsmitgliedschaft zu erwartenden Zeitaufwand erbringen können.

Vorstand und Aufsichtsrat haben gemäß § 162 AktG einen Bericht über die im Geschäftsjahr 2023/24 den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats gewährte und geschuldete Vergütung erstellt, welcher auf den Seiten 65 bis 77 des Geschäftsberichts abgedruckt ist. Der Vergütungsbericht kann zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen werden und wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Der Vergütungsbericht wurde gemäß § 162 Absatz 3 Aktiengesetz durch den Abschlussprüfer daraufhin geprüft, ob die gesetzlich geforderten Angaben nach § 162 Absätze 1 und 2 Aktiengesetz gemacht wurden. Der Vermerk über die Prüfung des Vergütungsberichts ist dem Vergütungsbericht beigefügt.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den nach § 162 AktG erstellten und geprüften Vergütungsbericht für das Geschäftsjahr 2023/24 zu billigen.

Nach § 113 Abs. 3 AktG ist mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen, wobei eine rein bestätigende Beschlussfassung der bestehenden Vergütung zulässig ist.

Die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft hat zuletzt am 27. Mai 2021 über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder beschlossen, sodass turnusgemäß eine erneute Beschlussfassung erforderlich ist. Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist in § 19 und im Hinblick auf die D&O Versicherung in § 20 der Satzung der Carl Zeiss Meditec AG geregelt. Der Wortlaut der Vergütungsregelung für den Aufsichtsrat gemäß §§ 19 und 20 der Satzung in der aktuellen Fassung vom 22. März 2023 kann auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen werden und wird dort auch während der Hauptversammlung zugänglich sein. Dort findet sich auch eine nähere Beschreibung des hinter dieser Satzungsregelung stehenden Vergütungssystems für die Aufsichtsratsmitglieder der Gesellschaft.

Aufsichtsrat und Vorstand sind weiterhin der Auffassung, dass die bestehenden Vergütungsregelungen für den Aufsichtsrat angemessen sind. Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, die bestehende Vergütungsregelung für den Aufsichtsrat in §§ 19 und 20 der Satzung einschließlich des ihr zugrundeliegenden Vergütungssystems zu bestätigen.

Die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ist in § 19 und hinsichtlich der D&O Versicherung in § 20 der Satzung der Gesellschaft geregelt, die wie folgt lauten und nicht geändert werden sollen:

§ 19: Vergütung des Aufsichtsrates

§ 20: D&O Versicherung

Zu Gunsten der Mitglieder des Aufsichtsrates kann die Gesellschaft eine D&O-Versicherung mit einem angemessenen Versicherungsschutz abschließen.

Gemäß § 25a der Satzung der Gesellschaft ist der Vorstand ermächtigt, vorzusehen, dass eine Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten am Ort der Hauptversammlung abgehalten wird (virtuelle Hauptversammlung). Der Vorstand hat von dieser Ermächtigung Gebrauch gemacht und beschlossen, die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft am 26. März 2025 gemäß § 118a AktG i.V.m. § 25a der Satzung der Gesellschaft als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) abzuhalten. Eine physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) am Ort der Hauptversammlung ist ausgeschlossen.

Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten besteht die Möglichkeit, die virtuelle Hauptversammlung vollständig in Bild und Ton zu verfolgen. Die Liveübertragung erfolgt dabei ausschließlich – nach Eingabe ihrer individuellen Login-Daten – im passwortgeschützten Internetservice (Informationen zum Zugang nachstehend unter Abschnitt IV).

Bei Nutzung des passwortgeschützten Internetservices während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2025 sind die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten elektronisch zur virtuellen Hauptversammlung zugeschaltet.

Weitere Einzelheiten zur Stimmrechtsausübung sowie den weiteren Rechten der Aktionäre werden nachfolgend näher dargestellt.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Personen berechtigt, die sich gemäß § 22 der Satzung zur Hauptversammlung unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der unten angegebenen Adresse in Textform in deutscher oder englischer Sprache bis spätestens zum unten genannten Tag zugehen. Der Nachweis über den Anteilsbesitz muss sich auf den Geschäftsschluss des 22. Tages, d. h. Dienstag, den 4. März 2025, 24:00 Uhr MEZ, (Nachweisstichtag) beziehen. Der Nachweis des Aktienbesitzes ist in Textform durch den Letztintermediär gemäß den rechtlichen Anforderungen zu erstellen

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen spätestens bis zum Ablauf des Mittwoch, den 19. März 2025 (24:00 Uhr MEZ), bei der nachfolgend genannten Anmeldestelle zugehen:

Carl Zeiss Meditec AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: anmeldung@linkmarketservices.eu

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer sich fristgerecht angemeldet und den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit der Aktien einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung der Aktien nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich, d. h., Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht als Aktionäre teilnahme- und stimmberechtigt. Der Nachweisstichtag ist kein relevantes Datum für die Dividendenberechtigung.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Anmeldestelle werden den Aktionären mit dem HV-Ticket die individuellen Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice (siehe nachstehend unter Abschnitt IV.) übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen.

Ab dem 4. März 2025, 24:00 Uhr MEZ steht nach Eingabe Ihrer individuellen Login-Daten auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv der passwortgeschützte Internetservice zur Verfügung. Über diesen passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) u. a. gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben und elektronisch Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen, vor der Versammlung Stellungnahmen einreichen, am Tag der virtuellen Hauptversammlung diese live in Bild und Ton verfolgen, ihr Rede- und Auskunftsrecht ausüben und Widerspruch gegen einen Beschluss der virtuellen Hauptversammlung zu Protokoll erklären (siehe im Einzelnen nachfolgende Abschnitte V. bis VII.).

Elektronische Briefwahl

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht im Wege der elektronischen Briefwahl unter Nutzung des passwortgeschützten Internetservices ausüben. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Elektronische Briefwahlstimmen können bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2025 über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) bei der Gesellschaft gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren abgegeben, geändert oder widerrufen werden.

Auch Bevollmächtigte, einschließlich Intermediäre sowie sonstige nach § 135 AktG Gleichgestellte, können sich der elektronischen Briefwahl bedienen.

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der elektronischen Briefwahl soll der passwortgeschützte Internetservice unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv verwendet werden.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt statt einer Sammel- eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, so gilt die zu diesem Tagesordnungspunkt abgegebene elektronische Briefwahlstimme entsprechend für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Wir bieten unseren Aktionären zudem an, dass sie sich durch weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter, welche von der Gesellschaft benannt werden, vertreten lassen können. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Soweit von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht ungültig. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen. Zur Ausübung anderer Aktionärsrechte, wie etwa dem Stellen von Fragen oder Anträgen oder der Abgabe von Erklärungen sowie dem Einlegen von Widersprüchen, stehen die Stimmrechtsvertreter nicht zur Verfügung.

Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen in Textform bis spätestens zum Ablauf des 25. März 2025, (24:00 Uhr MEZ) per Post oder elektronisch (per E-Mail) unter

Carl Zeiss Meditec AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: meditec.zeiss@linkmarketservices.eu

oder bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2025 über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) bei der Gesellschaft zugehen.

Vorstehende Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung oder den Widerruf von Vollmacht und Weisung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv oder das ihnen gemeinsam mit den individuellen Zugangsdaten für den passwortgeschützten Internetservice übersandte Vollmachtsformular zu verwenden. Das Vollmachtsformular wird den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv abrufbar.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn elektronische Briefwahlstimmen und Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen und unklar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden stets elektronische Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. über den passwortgeschützten Internetservice, 2. per E-Mail und 3. auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Bevollmächtigung eines Dritten

Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen sonstigen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder Intermediär, einen Stimmrechtsberater oder eine Aktionärsvereinigung, vertreten lassen und ihr Stimmrecht durch den Bevollmächtigten ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Bevollmächtigte (mit Ausnahme des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters) können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von Untervollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

Grundsätzlich bedürfen die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft gemäß § 134 Abs. 3 S. 3 AktG der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung das Vollmachtsformular benutzen, das sie zusammen mit dem HV-Ticket erhalten; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte formgerechte Vollmacht ausstellen.

Bei der Bevollmächtigung zur Stimmrechtsausübung nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) ist die Vollmachtserklärung von dem Bevollmächtigten nachprüfbar festzuhalten; die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Bitte stimmen Sie sich daher in diesen Fällen mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht ab.

Vollmachten können der Gesellschaft bis spätestens zum Ablauf des 25. März 2025, (24:00 Uhr MEZ) per Post oder elektronisch (per E-Mail) übermittelt, geändert oder widerrufen werden:

Carl Zeiss Meditec AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
Deutschland
E-Mail: meditec.zeiss@linkmarketservices.eu

Vollmachten können auch über den passwortgeschützten Internetservice (siehe vorstehend unter Abschnitt IV.) gemäß den dafür vorgesehenen Verfahren bis zum Zeitpunkt der Schließung der Abstimmung durch den Versammlungsleiter in der virtuellen Hauptversammlung am 26. März 2025 an die Gesellschaft übermittelt, geändert oder widerrufen werden.

Vorstehende Übermittlungswege und Zeitpunkte gelten jeweils auch für eine Änderung oder den Widerruf von Vollmachten.

Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Rechtsausübung durch einen Bevollmächtigten im Wege elektronischer Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit dem HV-Ticket versendeten persönlichen Zugangsdaten erhält. Die Nutzung der persönlichen Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erhalten die Aktionäre nach der oben beschriebenen form- und fristgerechten Anmeldung zusammen mit dem HV-Ticket. Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung stehen den Aktionären auch unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zur Verfügung. Persönliche Auskunft erhalten unsere Aktionäre montags bis freitags zwischen 9.00 Uhr und 17.00 Uhr unter der Telefon-Nummer +49 (0) 89 / 8896906 610.

Auf der Internetseite https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv können Aktionäre zudem Formulare für die Bevollmächtigung eines Dritten herunterladen. Ein entsprechendes Vollmachtsformular befindet sich außerdem auch auf dem HV-Ticket, dass die Aktionäre nach Anmeldung erhalten.

Angaben zu den Rechten der Aktionäre nach § 118a, § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und 4, § 127, § 130a, § 131 Abs. 1, 1d und 4 AktG und zu Modalitäten der virtuellen Hauptversammlung; weitergehende Erläuterungen sind im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv abrufbar.

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen (dies entspricht 500.000 Aktien), können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 AktG). Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich oder in elektronischer Form nach § 126a BGB (d. h. mit qualifizierter elektronischer Signatur) an den Vorstand der Carl Zeiss Meditec AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen ist, also spätestens bis zum Sonntag, den 23. Februar 2025, bis 24:00 Uhr MEZ. Entsprechende Verlangen sind an folgende Adresse zu richten:

Carl Zeiss Meditec AG
– Vorstand –
Göschwitzer Straße 51 – 52
07745 Jena
E-Mail: sebastian.frericks@zeiss.com (mit qualifizierter elektronischer Signatur)

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie Inhaber einer ausreichenden Anzahl von Aktien für die Dauer der gesetzlich angeordneten Mindestbesitzzeit von mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten und, soweit dem Antrag vom Vorstand nicht entsprochen wird, auch bis zur Entscheidung des Gerichts über das Ergänzungsverlangen, halten. Die Regelung des § 121 Abs. 7 AktG findet entsprechende Anwendung. (§§ 122 Abs. 2, 122 Abs. 1 Satz 3, § 122 Abs. 3 AktG sowie § 70 AktG).

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit sie nicht bereits mit der Einberufung bekannt gemacht wurden – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv bekannt gemacht und den Aktionären gemäß § 125 Abs. 1 Satz 3 AktG (in der derzeit anwendbaren Fassung) mitgeteilt.

Darüber hinaus können Aktionäre der Gesellschaft Anträge zu den einzelnen Tagesordnungspunkten stellen sowie Wahlvorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und/oder Abschlussprüfern übersenden.

Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung werden den in § 125 Abs. 1 bis 3 AktG (in der derzeit anwendbaren Fassung) genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich gemacht, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die unten stehende Adresse übersandt hat. Der Tag des Zugangs ist nicht mitzurechnen. Letztmöglicher Zugangstermin ist somit der Dienstag, der 11. März 2025, 24.00 Uhr MEZ. Ein Gegenantrag und/oder dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Abs. 2 AktG vorliegt. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv einsehbar.

Wahlvorschläge von Aktionären nach § 127 AktG brauchen nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge werden nur zugänglich gemacht, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person und im Fall einer Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthalten. Nach § 127 S. 1 AktG i. V. m. § 126 Abs. 2 AktG gibt es weitere Gründe, bei deren Vorliegen Wahlvorschläge nicht zugänglich gemacht werden müssen. Im Übrigen gelten die Voraussetzungen und Regelungen für das Zugänglichmachen von Anträgen entsprechend; insbesondere gilt auch hier der Dienstag, der 11. März 2025, 24.00 Uhr MEZ, als letztmöglicher Termin, bis zu dem Wahlvorschläge bei der nachfolgend genannten Adresse eingegangen sein müssen, um noch zugänglich gemacht zu werden. Weitere Einzelheiten zu den Voraussetzungen der Ausübung des Rechts und seinen Grenzen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv einsehbar.

Etwaige Anträge (nebst Begründung) oder Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 126 Abs. 1 und § 127 AktG sind ausschließlich zu richten:

Zugänglich zu machende Anträge und Wahlvorschläge (einschließlich des Namens des Aktionärs und – im Falle von Anträgen – der Begründung) werden wir im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv nach den gesetzlichen Regeln zugänglich machen. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden nach diesem Datum ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge oder Wahlvorschläge gelten gemäß § 126 Abs. 4 AktG als im Zeitpunkt der Zugänglichmachung gestellt. Zu ihnen kann das Stimmrecht nach ordnungsgemäßer Anmeldung auf den oben unter V. beschriebenen Wegen ausgeübt werden. Sofern der den Antrag stellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär nicht ordnungsgemäß legitimiert und zur Hauptversammlung angemeldet ist (vgl. dazu im Detail oben unter III.), muss der Antrag bzw. der Wahlvorschlag in der Hauptversammlung nicht behandelt werden.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben darüber hinaus gemäß § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG das Recht, in der Versammlung im Wege der Videokommunikation Anträge und Wahlvorschläge zu stellen bzw. zu machen (vgl. dazu im Detail unter VI.5.).

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten haben das Recht, nach § 130a Abs. 1 bis 4 AktG Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung in Textform oder im Videoformat im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen. Dafür steht ihnen mit den entsprechenden Zugangsdaten (dazu oben unter IV.) der passwortgeschützte Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zur Verfügung.

Stellungnahmen in Textform sind gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren als Datei im Dateiformat PDF einzureichen. Stellungnahmen im Videoformat sind gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren in den Dateiformaten MPEG-4 oder MOV einzureichen; sie dürfen eine Dateigröße von 1 GB nicht überschreiten. Wir bitten den Umfang von Stellungnahmen auf ein angemessenes Maß zu begrenzen, um eine ordnungsgemäße Sichtung der Stellungnahmen zu ermöglichen. Die Einreichung mehrerer Stellungnahmen ist möglich. Es sind nur solche Stellungnahmen im Videoformat zulässig, in denen der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter selbst in Erscheinung tritt. Mit dem Einreichen erklärt sich der Aktionär bzw. sein Bevollmächtigter damit einverstanden, dass die Stellungnahme unter Nennung seines Namens im passwortgeschützten Internetservice zugänglich gemacht wird.

Die Stellungnahmen sind bis spätestens fünf Tage vor der Versammlung, also spätestens am 20. März 2025, 24.00 Uhr MEZ, einzureichen. Eingereichte Stellungnahmen zu den Gegenständen der Tagesordnung werden, soweit nicht ausnahmsweise von einer Zugänglichmachung nach § 130a Abs. 3 Satz 4 AktG abgesehen werden darf, bis spätestens vier Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens am 21. März 2025, 24.00 Uhr MEZ, in dem nur für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte mit den entsprechenden Zugangsdaten (dazu oben unter IV.) zugänglichen passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zugänglich gemacht.

Stellungnahmen werden nicht zugänglich gemacht, soweit sich der Vorstand durch das Zugänglichmachen strafbar machen würde, die Stellungnahmen in wesentlichen Punkten offensichtlich falsche oder irreführende Angaben oder Beleidigungen enthalten, oder wenn der einreichende Aktionär zu erkennen gibt, dass er an der Hauptversammlung nicht teilnehmen und sich nicht vertreten lassen wird.

Anträge und Wahlvorschläge, Fragen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung im Rahmen der in Textform oder im Videoformat eingereichten Stellungnahmen werden in der Hauptversammlung nicht berücksichtigt; das Stellen von Anträgen bzw. Unterbreiten von Wahlvorschlägen (dazu unter VI.2.), die Ausübung des Auskunftsrechts (dazu unter VI.4.) sowie
die Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung (dazu unter VII.) ist ausschließlich auf den in dieser Einladung jeweils gesondert beschriebenen Wegen möglich.

Jedem Aktionär ist gemäß § 131 Abs. 1 AktG auf Verlangen in der Hauptversammlung vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit die Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist und kein Auskunftsverweigerungsrecht besteht. Die Auskunftspflicht des Vorstands erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu den mit ihr verbundenen Unternehmen. Außerdem besteht in der Hauptversammlung gemäß § 131 Abs. 1d AktG ein Nachfragerecht zu allen in der Hauptversammlung gegebenen Antworten des Vorstands sowie zu in der Hauptversammlung in Redebeiträgen (dazu unten unter VI.5.) gestellten Fragen sowie ein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 4 AktG.

Auf Anordnung des Versammlungsleiters gemäß § 131 Abs. 1f AktG können alle Arten des Auskunftsrechts nach § 131 AktG in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der Videokommunikation ausgeübt werden (vgl. dazu im Detail unter VI.5.). Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist weder vor noch während der Hauptversammlung vorgesehen.

Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltet sind, haben ein Rederecht in der Versammlung im Wege der Videokommunikation nach § 130a Abs. 5 und 6 AktG. Ab Beginn der Hauptversammlung wird über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv (zu den entsprechenden Zugangsdaten oben unter IV.) ein virtueller Wortmeldetisch geführt, über den die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten ihren Redebeitrag anmelden können. Das Rederecht umfasst insbesondere auch das Recht, Anträge und Wahlvorschläge nach § 118a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 AktG zu stellen bzw. zu machen (vgl. dazu auch unter Ziff. VI.2.), sowie das Auskunftsverlangen nach § 131 AktG (vgl. dazu auch unter VI.4.).

Gemäß § 24 Abs. 3 der Satzung der Gesellschaft kann der Vorsitzende der Versammlung das Frage- und Rederecht des Aktionärs zeitlich angemessen beschränken.

Die komplette virtuelle Hauptversammlung einschließlich der Videokommunikation wird im passwortgeschützten Internetservice abgewickelt. Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten, die ihren Redebeitrag über den virtuellen Wortmeldetisch anmelden wollen, benötigen für die Zuschaltung des Redebeitrags entweder ein nicht-mobiles Endgerät (PC, Notebook, Laptop) mit dem installierten Browser Chrome ab Version 89, Edge ab Version 88 oder Safari ab Version 13.1 oder ein mobiles Endgerät (Smartphone). Mobile ANDROID-Smartphones benötigen als installierten Browser Chrome ab Version 89; mobile iOS-Smartphones benötigen als installierten Browser Safari ab Version 13.1. Für Redebeiträge müssen auf den Endgeräten eine Kamera und ein Mikrofon, auf die vom Browser aus zugegriffen werden kann, zur Verfügung stehen. Eine weitere Installation von Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. Personen, die sich über den virtuellen Wortmeldetisch für einen Redebeitrag angemeldet haben, werden im passwortgeschützten Internetservice für ihren Redebeitrag freigeschaltet. Die Gesellschaft behält sich vor, die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation zwischen Aktionär bzw. Bevollmächtigtem und Gesellschaft in der Versammlung und vor dem Redebeitrag zu überprüfen und diesen zurückzuweisen, sofern die Funktionsfähigkeit nicht sichergestellt ist.

Ordnungsgemäß angemeldete und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschaltete Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte haben das Recht, im Wege elektronischer Kommunikation Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Ein solcher Widerspruch kann von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter über den passwortgeschützten Internetservice unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv erklärt werden. Der Notar hat die Gesellschaft zur Entgegennahme von Widersprüchen über den Internetservice ermächtigt und erhält die Widersprüche über den Internetservice.

Diese Einberufung der virtuellen Hauptversammlung, die nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung können im Internet unter https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv eingesehen und heruntergeladen werden.

Dies gilt nach § 118a Abs. 6 AktG auch für die elektronisch zur Versammlung zugeschalteten Aktionäre während des Zeitraums der Versammlung. Weiterhin wird während der virtuellen Hauptversammlung das Teilnehmerverzeichnis vor der ersten Abstimmung und eventuelle Änderungen allen ordnungsgemäß angemeldeten und elektronisch zu der Hauptversammlung zugeschalteten Aktionären und ihren Vertretern über den Internetservice unter der Internetadresse https://www.zeiss.de/meditec-ag/hv zur Verfügung stehen.

Nach der virtuellen Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter der gleichen Internetadresse zugänglich gemacht.

Im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung beträgt das Grundkapital der Gesellschaft EUR 89.440.570,00 und ist eingeteilt in 89.440.570 Stückaktien. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte beträgt im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung daher 89.440.570. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung 1.904.491 eigene Aktien, aus denen der Gesellschaft nach § 71b AktG keine Stimmrechte zustehen.

1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung

Die Carl Zeiss Meditec AG legt großen Wert auf Datenschutz und die Wahrung der Privatsphäre. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir unsere Aktionäre über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und ihre diesbezüglichen Rechte gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO), im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung informieren.

b) Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Carl Zeiss Meditec AG, Göschwitzer Straße 51 – 52, 07745 Jena

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Konzerndatenschutzbeauftragter, Carl-Zeiss-Straße 22, 73447 Oberkochen, E-Mail: dataprivacy@zeiss.com

2. Informationen bezüglich der Verarbeitung

a) Datenkategorien

Wir verarbeiten insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Darüber hinaus können wir auch die personenbezogenen Daten eines von einem Aktionär benannten Stimmrechtsvertreters (insbesondere dessen Name sowie dessen Wohnort) verarbeiten. Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie zum Beispiel E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

b) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verwenden personenbezogene Daten, um Aktionären die Mitwirkung an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung sowie für die Teilnahme im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.

Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung sind die jeweiligen gesetzlichen Regelungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO. Zudem können Datenverarbeitungen, die für die Organisation der virtuellen Hauptversammlung erforderlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).

Sämtliche Aktien der Carl Zeiss Meditec sind Inhaberaktien. Anders als bei Namensaktien führt die Carl Zeiss Meditec AG kein Aktienregister im Sinne von § 67 AktG, in das Name, Geburtsdatum und Adresse des Aktionärs sowie die Stückzahl der Aktien einzutragen sind.

c) Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Wir bedienen uns zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung zum Teil externer Dienstleister (insbesondere bei Druck und Versand der Einladung zur virtuellen Hauptversammlung sowie bei der Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung und der Durchführung). Dienstleister, die zum Zwecke der Vorbereitung, Abwicklung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten von uns nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der Carl Zeiss Meditec AG. Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern, die im Wege elektronischer Zuschaltung die virtuelle Hauptversammlung verfolgen, zur Verfügung gestellt, namentlich über das gemäß § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG zugänglich zu machende Teilnehmerverzeichnis. Dies gilt auch im Rahmen von Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter in der Hauptversammlung stellen, und bei der Bekanntmachung von Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen sowie Wahlvorschlägen.

d) Datenquellen

Wir bzw. unsere damit beauftragten Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre in der Regel über unsere Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung unserer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken). In einigen Fällen können wir personenbezogene Daten auch unmittelbar von den Aktionären erhalten.

e) Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der virtuellen Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, soweit uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist. Informationen zu Frage- und Redebeiträge von Aktionären in der kommenden virtuellen Hauptversammlung werden grundsätzlich nach einem Monat anonymisiert, soweit eine längere Speicherung nicht aus den oben genannten Gründen erforderlich ist.

3. Rechte von Betroffenen

Als Betroffener können sich Aktionäre jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den oben unter 1.c) genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:

Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.